Anticorruptiebeleid en -procedures
E-REPAIR's inzet om corruptie te bestrijden
E-REPAIR verbiedt zijn Personeel, zijn Partners – voor het deel dat hem aangaat – en, in het algemeen, iedereen die namens het Bedrijf activiteiten uitvoert, om geschenken, giften of voordelen te vragen, te beloven, aan te bieden of te ontvangen, of het nu gaat om potentiële of feitelijk, door of aan personen die niet voor het bedrijf werken, ongeacht of dit overheidsfunctionarissen of overheidsfunctionarissen, overheidsvertegenwoordigers, overheidspersoneel of particulieren zijn, zowel uit Italië als uit andere landen, die onwettig gedrag kunnen vaststellen, of, in ieder geval door een onpartijdige waarnemer worden geïnterpreteerd als gericht op het verkrijgen van een voordeel, zelfs niet-economisch, dat volgens de algemene opvatting relevant wordt geacht, mede gericht op het vergemakkelijken of garanderen van de dienstverlening die in ieder geval als onderdeel van het bedrijf verschuldigd is activiteiten.
Elke werknemer en bestuurder zal de inhoud van dit beleid lezen en begrijpen en zich gedragen in overeenstemming met de regels ervan, evenals met de geldende wet- en regelgeving.
Elke werknemer en bestuurder zal de inhoud van dit beleid lezen en begrijpen en zich gedragen in overeenstemming met de regels ervan, evenals met de geldende wet- en regelgeving.
1. TOEPASSINGSGEBIED
1.1 Inleiding
E-REPAIR heeft dit anti-corruptiemodel geïmplementeerd in overeenstemming met ethische normen en met internationale en nationale regelgeving ter voorkoming van corruptie in al zijn vormen, zowel direct als indirect, evenals integriteit, transparantie en correctheid bij het uitvoeren van zijn bedrijfsactiviteiten.
Het model werd goedgekeurd bij besluit van de raad van bestuur van E-REPAIR en tegelijkertijd werden de personen geïdentificeerd die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van het model.
E-REPAIR bevordert zoveel mogelijk de acceptatie en naleving van de normen die door dit model zijn gedefinieerd door de bedrijven of entiteiten die met het bedrijf zijn verbonden (consortia, tijdelijke verenigingen, joint ventures, enz.).
Vanaf de datum van implementatie van dit model zullen alle overeenkomsten met derden in het algemeen die E-REPAIR tegenover derden zouden moeten vertegenwoordigen, specifieke clausules bevatten over de naleving van de gedragsregels van dit model.
1.2 Doelstellingen en inhoud
E-REPAIR, in overeenstemming met de bepalingen van de Ethische Code, verbindt zich ertoe haar activiteiten uit te voeren in overeenstemming met de ethische principes en de toepasselijke wetgeving.
Beschikken over een tool die de principes en het beleid definieert dat moet worden aangenomen voor het uitvoeren van zakelijke activiteiten in overeenstemming met de bepalingen van de belangrijkste internationale anticorruptieregelgeving ('FCPA' Foreign Corrupt Practices Act en 'UKBA' UK Bribery Act) en met de geldende bepalingen in de landen waar E-REPAIR actief is, en zoals gedefinieerd door het management van het bedrijf, is uiterst belangrijk voor E-REPAIR.
Dit anticorruptiemodel is geïmplementeerd om een systematisch anticorruptieregelgevend kader te bieden waarnaar E-REPAIR zal verwijzen om actieve en passieve corruptie te voorkomen, en in het bijzonder het aanbieden en ontvangen van geld, voordelen en/of andere voordelen, of betalingen, gedaan of ontvangen, door iemand die handelt in naam of namens het bedrijf met betrekking tot zakelijke activiteiten, om naleving van de anticorruptieregelgeving te waarborgen.
Het model zal daarom een leidraad zijn die de risico's van corruptie aanpakt die zich kunnen voordoen bij de uitvoering van bedrijfsactiviteiten. Er moet ook worden opgemerkt dat, indien de bepalingen van de lokale wetgeving restrictiever zijn dan dit model, E-REPAIR zich ertoe verbindt deze na te leven. Geen enkel model is echter in staat om alle potentiële situaties die zich daadwerkelijk zouden kunnen voordoen te reguleren. Werknemers worden daarom aangemoedigd om hun leidinggevenden om informatie te vragen over specifieke feiten en omstandigheden die van belang kunnen zijn voor deze kwesties.
E-REPAIR heeft dit anti-corruptiemodel geïmplementeerd in overeenstemming met ethische normen en met internationale en nationale regelgeving ter voorkoming van corruptie in al zijn vormen, zowel direct als indirect, evenals integriteit, transparantie en correctheid bij het uitvoeren van zijn bedrijfsactiviteiten.
Het model werd goedgekeurd bij besluit van de raad van bestuur van E-REPAIR en tegelijkertijd werden de personen geïdentificeerd die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van het model.
E-REPAIR bevordert zoveel mogelijk de acceptatie en naleving van de normen die door dit model zijn gedefinieerd door de bedrijven of entiteiten die met het bedrijf zijn verbonden (consortia, tijdelijke verenigingen, joint ventures, enz.).
Vanaf de datum van implementatie van dit model zullen alle overeenkomsten met derden in het algemeen die E-REPAIR tegenover derden zouden moeten vertegenwoordigen, specifieke clausules bevatten over de naleving van de gedragsregels van dit model.
1.2 Doelstellingen en inhoud
E-REPAIR, in overeenstemming met de bepalingen van de Ethische Code, verbindt zich ertoe haar activiteiten uit te voeren in overeenstemming met de ethische principes en de toepasselijke wetgeving.
Beschikken over een tool die de principes en het beleid definieert dat moet worden aangenomen voor het uitvoeren van zakelijke activiteiten in overeenstemming met de bepalingen van de belangrijkste internationale anticorruptieregelgeving ('FCPA' Foreign Corrupt Practices Act en 'UKBA' UK Bribery Act) en met de geldende bepalingen in de landen waar E-REPAIR actief is, en zoals gedefinieerd door het management van het bedrijf, is uiterst belangrijk voor E-REPAIR.
Dit anticorruptiemodel is geïmplementeerd om een systematisch anticorruptieregelgevend kader te bieden waarnaar E-REPAIR zal verwijzen om actieve en passieve corruptie te voorkomen, en in het bijzonder het aanbieden en ontvangen van geld, voordelen en/of andere voordelen, of betalingen, gedaan of ontvangen, door iemand die handelt in naam of namens het bedrijf met betrekking tot zakelijke activiteiten, om naleving van de anticorruptieregelgeving te waarborgen.
Het model zal daarom een leidraad zijn die de risico's van corruptie aanpakt die zich kunnen voordoen bij de uitvoering van bedrijfsactiviteiten. Er moet ook worden opgemerkt dat, indien de bepalingen van de lokale wetgeving restrictiever zijn dan dit model, E-REPAIR zich ertoe verbindt deze na te leven. Geen enkel model is echter in staat om alle potentiële situaties die zich daadwerkelijk zouden kunnen voordoen te reguleren. Werknemers worden daarom aangemoedigd om hun leidinggevenden om informatie te vragen over specifieke feiten en omstandigheden die van belang kunnen zijn voor deze kwesties.
2. REFERENTIES
2.1 De anticorruptiewetten
Er zijn verschillende anticorruptiewetten over de hele wereld. Omkoping van overheidsfunctionarissen wordt in bijna alle landen als een misdaad beschouwd; in sommige landen wordt omkoping van overheidsfunctionarissen uit andere landen ook als een misdrijf beschouwd. Bovendien is omkoping tussen particulieren in veel landen ook verboden. Italië, met de recente wet nr. 190 van 6/11/2012, bedoeld om de bepalingen van het Verdrag van Straatsburg van 27/01/1999 uit te voeren.
De anticorruptiewetten in een notendop:
Er moet ook worden opgemerkt dat, om de doeltreffendheid van de sancties te maximaliseren, het bedrijf en zijn personeel worden beschouwd als gezamenlijk aansprakelijk voor eventuele inbreuken op de anticorruptiewetten.
2.2 Rollen en verantwoordelijkheden
TAlle ontvangers moeten dit anticorruptiemodel lezen, begrijpen en implementeren. Dit Model wordt periodiek herzien indien de (inter)nationale anti-corruptieregelgeving, de zogenaamde Best Practices, onderhevig is aan wijzigingen of jurisprudentiële interpretaties. De bijgewerkte versie van dit model is beschikbaar op de E-REPAIR-webpagina op https://www.e-repair.com. Als er verduidelijkingen nodig zijn over de inhoud van het Model – inclusief de toepassing van de daarin opgenomen maatregelen – over de Italiaanse anticorruptiewetten, of over de wetten die van kracht zijn in het land waar de Groep actief is, of over de toepassing van de bepalingen in het Model in dit Model met betrekking tot de anti-corruptiebepalingen van het land waar men actief is, of voor enige andere informatie, worden alle ontvangers uitgenodigd om het management van het bedrijf te raadplegen.
Functie: Anti-Corruptie Unit Contacten en meldingen: vul het anonieme formulier in op de E-Repair website,
Afdeling anti-corruptie
2.3 Het sanctieregime
Het beleid en de procedures in het anticorruptiemodel vormen een integraal onderdeel van het nalevingsprogramma van E-REPAIR. Elke werknemer of freelancer die de bepalingen van dit model niet naleeft of geen bekend of vermoed ongeoorloofd gedrag meldt, zal worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen op basis van het soort overtreding (inclusief de sancties vermeld in de toepasselijke arbeidsovereenkomst, ontslag en schorsing van het werk en rechtszaken).
Managers zullen hun personeel actief aanmoedigen om het beleid en de procedures in dit model na te leven, zonder het bewijs van eventuele inbreuken te negeren. Ze zullen worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen als ze erachter komen of redenen hebben om aan te nemen - op redelijke gronden - dat een gedrag dat verboden is door deze beleidslijnen en procedures wordt gepleegd door werknemers onder hun toezicht, zonder enige afschrikkende actie of de nodige corrigerende maatregelen te nemen.
Er zijn verschillende anticorruptiewetten over de hele wereld. Omkoping van overheidsfunctionarissen wordt in bijna alle landen als een misdaad beschouwd; in sommige landen wordt omkoping van overheidsfunctionarissen uit andere landen ook als een misdrijf beschouwd. Bovendien is omkoping tussen particulieren in veel landen ook verboden. Italië, met de recente wet nr. 190 van 6/11/2012, bedoeld om de bepalingen van het Verdrag van Straatsburg van 27/01/1999 uit te voeren.
De anticorruptiewetten in een notendop:
- in het algemeen verbieden anticorruptiewetten betalingen die direct of indirect worden gedaan – inclusief betalingen aan iemand die weet dat die betaling zal worden gedeeld met een overheidsfunctionaris of met een privépersoon – evenals aanbiedingen of beloften van een betaling of andere voordeel ten behoeve van corruptie aan overheidsfunctionarissen of particulieren;
- anticorruptiewetten vereisen dat bedrijven zich uitrusten en een boekhouding, administratie en boekhouding bijhouden die, met redelijke details, nauwkeurig en correct de operaties, uitgaven (zelfs als ze niet "significant" zijn vanuit boekhoudkundig oogpunt), acquisities en verkopen van activa.
Er moet ook worden opgemerkt dat, om de doeltreffendheid van de sancties te maximaliseren, het bedrijf en zijn personeel worden beschouwd als gezamenlijk aansprakelijk voor eventuele inbreuken op de anticorruptiewetten.
2.2 Rollen en verantwoordelijkheden
TAlle ontvangers moeten dit anticorruptiemodel lezen, begrijpen en implementeren. Dit Model wordt periodiek herzien indien de (inter)nationale anti-corruptieregelgeving, de zogenaamde Best Practices, onderhevig is aan wijzigingen of jurisprudentiële interpretaties. De bijgewerkte versie van dit model is beschikbaar op de E-REPAIR-webpagina op https://www.e-repair.com. Als er verduidelijkingen nodig zijn over de inhoud van het Model – inclusief de toepassing van de daarin opgenomen maatregelen – over de Italiaanse anticorruptiewetten, of over de wetten die van kracht zijn in het land waar de Groep actief is, of over de toepassing van de bepalingen in het Model in dit Model met betrekking tot de anti-corruptiebepalingen van het land waar men actief is, of voor enige andere informatie, worden alle ontvangers uitgenodigd om het management van het bedrijf te raadplegen.
- Anti-corruptie-eenheid
Functie: Anti-Corruptie Unit Contacten en meldingen: vul het anonieme formulier in op de E-Repair website,
Afdeling anti-corruptie
2.3 Het sanctieregime
Het beleid en de procedures in het anticorruptiemodel vormen een integraal onderdeel van het nalevingsprogramma van E-REPAIR. Elke werknemer of freelancer die de bepalingen van dit model niet naleeft of geen bekend of vermoed ongeoorloofd gedrag meldt, zal worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen op basis van het soort overtreding (inclusief de sancties vermeld in de toepasselijke arbeidsovereenkomst, ontslag en schorsing van het werk en rechtszaken).
Managers zullen hun personeel actief aanmoedigen om het beleid en de procedures in dit model na te leven, zonder het bewijs van eventuele inbreuken te negeren. Ze zullen worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen als ze erachter komen of redenen hebben om aan te nemen - op redelijke gronden - dat een gedrag dat verboden is door deze beleidslijnen en procedures wordt gepleegd door werknemers onder hun toezicht, zonder enige afschrikkende actie of de nodige corrigerende maatregelen te nemen.
3. ALGEMEEN ANTI-CORRUPTIEBELEID
E-REPAIR verbiedt:
Naleving van het anticorruptiemodel is verplicht voor al het personeel van E-REPAIR en, wat dat betreft, voor partners, relevante derden en derden in het algemeen die voor E-REPAIR werken; en vooral:
3.1 Openbaar bestuur
De vele transacties tussen het bedrijf en overheidsdiensten (hierna ook de "PA" genoemd) kunnen potentiële risicosituaties creëren, aangezien E-REPAIR aansprakelijk kan worden gesteld voor daadwerkelijke of pogingen tot corruptie gepleegd of geprobeerd met overheidsfunctionarissen die mogelijk ongerechtvaardigde voordelen vragen om te handelen in strijd met hun plichten of in strijd met hun officiële verplichtingen.
De omgang met het openbaar bestuur betreft met name de volgende categorieën:
E-REPAIR verbiedt elke vorm van onverschuldigde betaling, voordeel of ander voordeel aan een overheidsfunctionaris die in strijd is met het anticorruptiemodel en de toepasselijke anticorruptiewetten, zelfs als hier uitdrukkelijk om wordt verzocht of als het gebruikelijk is in bepaalde omgevingen, en dit elk soort nadeel veroorzaakt voor E-REPAIR of zijn personeel. E-REPAIR vereist ook van zijn Personeel dat het onmiddellijk alle onwettige verzoeken van overheidsfunctionarissen of twijfels over de omgang met hen meldt.
3.2 Derden
E-REPAIR vereist dat alle relaties met derden (aannemers, adviseurs, leveranciers en andere natuurlijke personen, rechtspersonen en andere entiteiten) die worden onderhouden als onderdeel van zakelijke activiteiten, worden gekenmerkt door eerlijkheid en transparantie en gebaseerd zijn op traceerbare informatiebronnen, en dat ze voldoen aan anticorruptiewetten en alle andere toepasselijke wetten.
3.2.1 Leveranciers en klanten
Corruptieactiviteiten die worden uitgevoerd door of ten gunste van E-REPAIR-leveranciers (inclusief onderaannemers) of klanten zijn onderworpen aan de anticorruptiewetten en kunnen aansprakelijkheid voor E-REPAIR zelf inhouden, aangezien zij geacht worden het risico van corruptie te lopen. Een klant kan bijvoorbeeld eisen dat het bedrijf samenwerkt met een specifieke leverancier met wie de klant een relatie heeft, om persoonlijke voordelen te verkrijgen. E-REPAIR verbiedt elk gedrag dat in strijd is met de principes van het anticorruptiemodel, waarvoor E-REPAIR niet aansprakelijk kan worden gesteld.
Om dergelijk gedrag – mogelijk schadelijk voor de belangen en rechten van het bedrijf – te voorkomen, eist E-REPAIR van al zijn leveranciers en klanten dat ze zich houden aan de ethische normen die door het bedrijf zijn vastgesteld en aan de toepasselijke wetten, inclusief de anticorruptiewetten, bij het uitvoeren van zakelijke activiteiten uit met E-REPAIR.
Indien de wederpartij een eigen organisatie-, beheers- en controlemodel heeft ingevolge Wetsbesluit 231/2001 (hierna ook het organisatiemodel genoemd), anticorruptiemodel of een ethische code, zal E-REPAIR controleren of de principes die erin staan, komen overeen met die van E-REPAIR.
E-REPAIR zal het contract beëindigen in geval van schending van de anticorruptiewetten of van de anticorruptieverplichtingen voorzien in het contract.
Met betrekking tot contracten voor advies en professionele dienstverlening vereist E-REPAIR dat gedragspraktijken worden toegepast die gebaseerd zijn op de fundamentele principes van eerlijkheid, transparantie en traceerbaarheid van de informatiebronnen, ook in overeenstemming met de anticorruptiewetten en alle andere toepasselijke wetten.
Met name de volgende beginselen worden aangenomen:
Het inkoopproces en aanverwante activiteiten worden in detail geregeld in E-REPAIR bedrijfsprocedures. Deze procedures en richtlijnen identificeren de rollen en verantwoordelijkheden van de belangrijkste spelers in dat proces en zetten de voorwaarden uiteen voor een eerlijke, transparante selectie en beheer van leveranciers, evenals procedures voor hun rapportage en controle, en het beheer van belangrijke documentatie en monitoring betalingen.
3.3 Belangrijke derden
Relevante derde partij betekent elke rechtspersoon of natuurlijke persoon, die geen werknemer is, die handelt in naam van en/of namens E-REPAIR en die contact zou kunnen hebben met een overheidsfunctionaris of een particuliere entiteit bij het uitvoeren van zijn /haar functie in naam van en/of namens E-REPAIR. De Belangrijke Derden vallen onder de volgende categorieën:
E-REPAIR kan samenwerken met rechtspersonen om opdrachten binnen te halen of te ontwikkelen of te beheren, ook op basis van eventuele oplegging van de lokale wetgeving van de landen waarin zij actief is. Een partner is een rechtspersoon die de risico's verbonden aan een investering, of de winst of eigendom van een transactie deelt. Dit soort samenwerking kan de vorm aannemen van speciale bedrijven die zijn toegestaan volgens de lokale wetgeving, of joint ventures en andere samenwerkingsovereenkomsten.
Het is belangrijk voor E-REPAIR om zijn potentiële partners te kennen en om eventuele bestaande of potentiële risico's te kunnen beoordelen die voortvloeien uit een tegenpartij die niet werkt in overeenstemming met de ethische principes die door E-REPAIR zijn vastgelegd. In die zin verlangt de Vennootschap van al haar medewerkers, managers en bestuurders dat zij bijzondere aandacht besteden aan de selectie en evaluatie van haar partners.
Dit anti-corruptiemodel, dat er een integraal onderdeel van zal uitmaken, stelt de eisen vast voor de selectie, onderhandeling en monitoring van de activiteiten die door deze partners worden uitgevoerd. Deze gedragsprincipes zijn van toepassing op alle relaties tussen het bedrijf en zijn partners.
3.3.2 Consultants, professionele dienstverleners en freelancers
E-REPAIR kan bij de uitvoering van haar werkzaamheden gebruik maken van adviseurs, professionele dienstverleners en freelancers. Wanneer deze entiteiten handelen in naam van en/of namens E-REPAIR en contacten hebben met een overheidsfunctionaris of private entiteit, vallen ze bij de uitvoering van hun taken onder de categorie Belangrijke Derden, waardoor het daarom noodzakelijk is om verdere controles en controles.
Het is belangrijk om adviseurs, professionele dienstverleners en freelancers te beoordelen, en er moet informatie worden verkregen over of een van hen activiteiten heeft ondernomen die verboden zijn door het anticorruptiemodel, of dat er redelijke mogelijkheden zijn dat dit zou kunnen.
De due diligence-procedures definiëren de criteria en controleprocedures die gericht zijn op het beoordelen van de risico's die verbonden zijn aan het aangaan van relaties met consultants, professionele dienstverleners en freelancers.
3.3.4 Derden betrokken bij buitengewone transacties
Voor buitengewone transacties, zoals een fusie, overname of verkoop, kan E-REPAIR een due diligence uitvoeren bij de bij de transactie betrokken onderneming.
Concreet omvat deze activiteit, die ook wordt uitgevoerd door externe adviseurs, het volgende:
3.4 Bijzondere betalingen
E-REPAIR verbiedt de betaling of directe of indirecte belofte van betalingen, voordelen of andere voordelen aan overheidsfunctionarissen om routinematige en niet-discretionaire diensten te bespoedigen, te begunstigen of te beveiligen, die anders een normaal onderdeel van hun taken zouden zijn, zoals:
3.5 Sponsoring
Sponsoractiviteiten zijn onderworpen aan anticorruptieregels. E-REPAIR besteedt aandacht aan elk mogelijk persoonlijk en/of zakelijk belangenconflict in verband met elke sponsoractiviteit, die het bedrijf zou kunnen blootstellen aan het risico van corruptie.
Sponsoring kan alleen worden gegeven als het een van de projecten is die als enig doel hebben het merk te promoten, zichtbaarheid te creëren en een positieve reputatie voor E-REPAIR te creëren.
Om ervoor te zorgen dat sponsoring een voordeel voor een derde partij niet kan verhullen om een onrechtmatig voordeel voor het bedrijf te behalen, moeten alle sponsorovereenkomsten schriftelijk worden opgesteld.
E-REPAIR heeft methoden vastgesteld voor het autoriseren, bedingen en beheren van sponsorcontracten, die aan de volgende principes moeten voldoen:
Indien van toepassing kan de begunstigde worden gevraagd om verklaringen en garanties te verstrekken met betrekking tot het gebruik van de donaties, of moet hij, waar nodig, worden verplicht om andere rapportagetools te verstrekken zodat de gedoneerde fondsen kunnen worden gecontroleerd.
3.8 Entertainment- en gastvrijheidsuitgaven, geschenken en andere voordelen
3.8.1 Entertainment-, reis- en gastvrijheidskosten
Bezoeken aan het hoofdkantoor, vergaderingen buiten kantoor en andere zakelijke transacties die de betaling of vergoeding van reiskosten en gerelateerde uitgaven door het bedrijf kunnen inhouden (bijvoorbeeld vervoer, accommodatie, maaltijden en andere kosten) gemaakt door overheidsfunctionarissen of werknemers of bestuurders van een klant of een zakenpartner en/of een leverancier kunnen een risico op corruptie opleveren.
Entertainment- en gastvrijheidskosten zijn kosten die door E-REPAIR worden gemaakt bij het kopen van goederen of diensten voor particulieren, bedrijven of derden, die worden gerechtvaardigd door marketingactiviteiten of die gericht zijn op het promoten van het merk van het bedrijf. Hun belangrijkste kenmerk is dat er geen overweging mag zijn.
Alle amusementsuitgaven moeten nauwkeurig en transparant worden geregistreerd in de boekhouding van het Bedrijf, met voldoende details. Ze moeten worden ondersteund door adequate documentatie waarin de naam van de begunstigden en het doel van de betaling worden vermeld.
De entertainmentkosten moeten redelijk zijn en te goeder trouw worden gemaakt, en de volgende kenmerken hebben:
3.8.2 Geschenken en geschenken
Geschenken of andere voordelen mogen worden gegeven of ontvangen binnen de context van gebruikelijke zakelijke beleefdheid, voor zover ze de integriteit en/of reputatie van geen van de partijen in gevaar brengen en waar ze door een onpartijdige waarnemer niet kunnen worden geïnterpreteerd als bedoeld om een verplichting van dankbaarheid te creëren of om een onrechtmatig voordeel te verwerven. E-REPAIR heeft een verbod opgelegd op het maken of ontvangen, direct of indirect, van welke vorm dan ook om een onrechtmatig voordeel te verkrijgen, hetzij persoonlijk of zakelijk, of welke gift dan ook die als zodanig kan worden geïnterpreteerd.
De enige toegestane geschenken, die uit beleefdheid worden gegeven, zijn:
Bovendien zullen alle aangeboden of ontvangen geschenken en geschenken worden getraceerd, de waarde ervan en de betrokken personen/bedrijven (of begunstigden en schenkers) worden gespecificeerd.
3.9 Boekhouding en boekhouding
De belangrijkste anticorruptiewetten stellen specifieke eisen aan de boekhouding, onder meer om betalingen of ontvangsten met het oog op corruptie te ontmoedigen en aan het licht te brengen.
E-REPAIR past procedures toe om ervoor te zorgen dat de boekhouding voldoet aan de toepasselijke boekhoudprincipes door de onderliggende feiten van elke transactie volledig en transparant weer te geven. Alle kosten, lasten, ontvangsten, inkomsten, betalingen en uitgavenverplichtingen moeten onmiddellijk op een volledige en nauwkeurige manier worden geregistreerd en er moet voldoende ondersteunende documentatie worden verstrekt in overeenstemming met alle toepasselijke wetten en vereisten van het internecontrolesysteem.
Het personeel van E-REPAIR stemt er nooit mee in om een factuur op te maken voor diensten die niet zijn geleverd of die afwijken van het doel van het contract, of om ongebruikelijke, buitensporige, slecht beschreven of slecht geregistreerde kosten te betalen.
Boekhoudkundige gegevens of andere documenten met betrekking tot een transactie mogen niet worden gewijzigd of gewijzigd op een manier die de ware aard van de transactie onduidelijk of onjuist zou kunnen maken.
Er wordt geen betaling goedgekeurd en/of gedaan in naam van E-REPAIR voor werk of diensten als er een expliciete of impliciete overeenkomst is dat een deel van de betaling zal worden gebruikt voor een ander doel dan beschreven in de documentatie die de betaling ondersteunt . Verborgen of niet-geregistreerde fondsen en rekeningen zijn verboden. Deze vereisten zijn van toepassing op alle transacties, ongeacht het bedrag.
Daarnaast dienen alle medewerkers te voldoen aan alle eisen die van toepassing zijn op het opstellen en indienen van onkostendeclaraties.
- om een overheidsfunctionaris, een overheidsfunctionaris of een privépersoon ertoe te brengen een functie van openbare aard of een activiteit die verband houdt met een zakelijke activiteit van een groepsmaatschappij ongepast uit te voeren, of hem te belonen voor het uitvoeren ervan;
- om een officiële handeling (of omissie) van een overheidsfunctionaris of een overheidsfunctionaris of een beslissing in strijd met een officiële plicht te beïnvloeden;
- om een zakelijk of oneerlijk voordeel te verkrijgen, veilig te stellen of te behouden met betrekking tot zakelijke activiteiten;
- om een zakelijk of oneerlijk voordeel te verkrijgen, veilig te stellen of te behouden, niet alleen voor het bedrijf, maar ook voor persoonlijke belangen of voor een familielid of kennis - in strijd met loyaliteitsverplichtingen;
- meer in het algemeen, om toepasselijke wetten te schenden.
Naleving van het anticorruptiemodel is verplicht voor al het personeel van E-REPAIR en, wat dat betreft, voor partners, relevante derden en derden in het algemeen die voor E-REPAIR werken; en vooral:
- Het personeel van E-REPAIR is, ieder voor het deel dat hen aangaat, verantwoordelijk voor het naleven van het Anticorruptiemodel. Bovendien zijn de teamleiders verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving hiervan door hun medewerkers en voor het nemen van maatregelen ter voorkoming, signalering en melding van eventuele inbreuken;
- geen enkele activiteit die in strijd is met dit anticorruptiemodel en/of de anticorruptiewetten zal in ieder geval gerechtvaardigd of getolereerd worden vanwege het feit dat het als "gebruikelijk" wordt beschouwd in een specifieke sector en/of in de landen die het bedrijf exploiteert. In strijd met dit Model kan geen prestatie worden opgelegd of geaccepteerd;
- alle Derden die dit anticorruptiemodel en/of de anticorruptiewetten schenden, zijn onderworpen aan contractuele bepalingen (zoals opschorting van contracten, schadevergoeding, beëindiging van contract, beëindiging van commerciële relaties met E-REPAIR);
- arbeidsvoorwaarden worden op geen enkele manier beïnvloed als het personeel van E-REPAIR weigert zich te gedragen in strijd met de bepalingen van dit anticorruptiemodel en/of de anticorruptiewetten, zelfs als een dergelijke weigering het verlies heeft veroorzaakt van een zakelijke opportuniteit of had andere nadelige gevolgen voor het bedrijf.
3.1 Openbaar bestuur
De vele transacties tussen het bedrijf en overheidsdiensten (hierna ook de "PA" genoemd) kunnen potentiële risicosituaties creëren, aangezien E-REPAIR aansprakelijk kan worden gesteld voor daadwerkelijke of pogingen tot corruptie gepleegd of geprobeerd met overheidsfunctionarissen die mogelijk ongerechtvaardigde voordelen vragen om te handelen in strijd met hun plichten of in strijd met hun officiële verplichtingen.
De omgang met het openbaar bestuur betreft met name de volgende categorieën:
- transacties waarbij de PA de opdrachtgever is van een project – deze relaties kunnen leiden tot het risico van corruptie bij de gunning van een contract, het beheer van het contract of in enige andere fase van het project, zoals het verkrijgen van betalingsbewijzen van de Ingenieur of de goedkeuring van wijzigingen, uitbreidingen, varianten, klachten, defecte of niet-bestaande werken, testen, enz.;
- het verkrijgen van administratieve maatregelen waar de PA verantwoordelijk is – deze activiteiten kunnen leiden tot risico's van corruptie, tijdens de activiteiten om documenten/autorisaties te verkrijgen die zijn uitgegeven door de PA (inclusief licenties, vergunningen, registraties, concessies en andere goedkeuringen die nodig zijn voor het bedrijf), de invoer of uitvoer van goederen, het beheer van gezondheids- of veiligheidsinspecties, enz.;
- de nakoming van verplichtingen jegens de PA – de noodzaak om aan genoemde verplichtingen te voldoen, inclusief de implementatie van wettelijke vereisten, de uitvoering van specifieke inspecties en het indienen van verklaringen etc. kan leiden tot risico's van corruptie;
- inspecties of controles door de PA – het afhandelen van verzoeken tijdens inspecties, controles, verificaties en onderzoeken enz. die E-REPAIR-managers moeten beheren, kan risico's opleveren voor het bedrijf;
- juridische geschillen - geschillen met de entiteiten van het openbaar bestuur en particulieren kunnen situaties veroorzaken die een risico op corruptie in de betrekkingen met de autoriteiten met zich meebrengen.
E-REPAIR verbiedt elke vorm van onverschuldigde betaling, voordeel of ander voordeel aan een overheidsfunctionaris die in strijd is met het anticorruptiemodel en de toepasselijke anticorruptiewetten, zelfs als hier uitdrukkelijk om wordt verzocht of als het gebruikelijk is in bepaalde omgevingen, en dit elk soort nadeel veroorzaakt voor E-REPAIR of zijn personeel. E-REPAIR vereist ook van zijn Personeel dat het onmiddellijk alle onwettige verzoeken van overheidsfunctionarissen of twijfels over de omgang met hen meldt.
3.2 Derden
E-REPAIR vereist dat alle relaties met derden (aannemers, adviseurs, leveranciers en andere natuurlijke personen, rechtspersonen en andere entiteiten) die worden onderhouden als onderdeel van zakelijke activiteiten, worden gekenmerkt door eerlijkheid en transparantie en gebaseerd zijn op traceerbare informatiebronnen, en dat ze voldoen aan anticorruptiewetten en alle andere toepasselijke wetten.
3.2.1 Leveranciers en klanten
Corruptieactiviteiten die worden uitgevoerd door of ten gunste van E-REPAIR-leveranciers (inclusief onderaannemers) of klanten zijn onderworpen aan de anticorruptiewetten en kunnen aansprakelijkheid voor E-REPAIR zelf inhouden, aangezien zij geacht worden het risico van corruptie te lopen. Een klant kan bijvoorbeeld eisen dat het bedrijf samenwerkt met een specifieke leverancier met wie de klant een relatie heeft, om persoonlijke voordelen te verkrijgen. E-REPAIR verbiedt elk gedrag dat in strijd is met de principes van het anticorruptiemodel, waarvoor E-REPAIR niet aansprakelijk kan worden gesteld.
Om dergelijk gedrag – mogelijk schadelijk voor de belangen en rechten van het bedrijf – te voorkomen, eist E-REPAIR van al zijn leveranciers en klanten dat ze zich houden aan de ethische normen die door het bedrijf zijn vastgesteld en aan de toepasselijke wetten, inclusief de anticorruptiewetten, bij het uitvoeren van zakelijke activiteiten uit met E-REPAIR.
Indien de wederpartij een eigen organisatie-, beheers- en controlemodel heeft ingevolge Wetsbesluit 231/2001 (hierna ook het organisatiemodel genoemd), anticorruptiemodel of een ethische code, zal E-REPAIR controleren of de principes die erin staan, komen overeen met die van E-REPAIR.
E-REPAIR zal het contract beëindigen in geval van schending van de anticorruptiewetten of van de anticorruptieverplichtingen voorzien in het contract.
Met betrekking tot contracten voor advies en professionele dienstverlening vereist E-REPAIR dat gedragspraktijken worden toegepast die gebaseerd zijn op de fundamentele principes van eerlijkheid, transparantie en traceerbaarheid van de informatiebronnen, ook in overeenstemming met de anticorruptiewetten en alle andere toepasselijke wetten.
Met name de volgende beginselen worden aangenomen:
- de aanbieders van dergelijke diensten zijn alleen natuurlijke personen of rechtspersonen of entiteiten, betrouwbaar en met een uitstekende reputatie;
- E-REPAIR heeft het recht om controles uit te voeren op de activiteit van de tegenpartij, in geval van schending van de bepalingen en/of ethische principes;
- alle overeenkomsten bevatten de clausule 'Administratieve aansprakelijkheid' en vragen expliciet aan de adviseur/professional om de principes van de E-REPAIR Code of Ethics en Anti-corruptiemodel over te nemen;
- er worden geen vergoedingen of provisies betaald aan adviseurs of freelancers die niet in overeenstemming zijn met de diensten die aan het bedrijf worden verleend of met de verstrekte opdracht en de voorwaarden/praktijken aangenomen door de markt of bepaald door professionele tarieven;
Het inkoopproces en aanverwante activiteiten worden in detail geregeld in E-REPAIR bedrijfsprocedures. Deze procedures en richtlijnen identificeren de rollen en verantwoordelijkheden van de belangrijkste spelers in dat proces en zetten de voorwaarden uiteen voor een eerlijke, transparante selectie en beheer van leveranciers, evenals procedures voor hun rapportage en controle, en het beheer van belangrijke documentatie en monitoring betalingen.
3.3 Belangrijke derden
Relevante derde partij betekent elke rechtspersoon of natuurlijke persoon, die geen werknemer is, die handelt in naam van en/of namens E-REPAIR en die contact zou kunnen hebben met een overheidsfunctionaris of een particuliere entiteit bij het uitvoeren van zijn /haar functie in naam van en/of namens E-REPAIR. De Belangrijke Derden vallen onder de volgende categorieën:
- Partners (in joint ventures, consortia, special purpose companies etc.)
- Adviseurs, professionele dienstverleners en freelancers, die door de uitgevoerde werkzaamheden contacten hebben met een ambtenaar of private entiteit in naam van en/of namens Official of private entiteit in naam van en/of namens van E-REPAIR
- Derden betrokken bij buitengewone transacties.
Relevante Derden zijn verplicht om te voldoen aan de principes die in dit Model zijn opgenomen. E-REPAIR verbiedt elk gedrag dat in strijd is met de principes van het anticorruptiemodel, waarvoor E-REPAIR niet aansprakelijk kan worden gesteld. Om dergelijk gedrag – mogelijk schadelijk voor de belangen en rechten van het bedrijf – te voorkomen, eist E-REPAIR van Derden dat zij zich houden aan de toepasselijke wetten, inclusief de anti-corruptiewetten, bij het uitvoeren van zakelijke activiteiten met E-REPAIR. E-REPAIR voert de nodige controles uit vóór goedkeuring, om te bepalen of een Relevante Derde handelt, of dat er een concreet risico bestaat dat hij handelt in strijd met dit Anti-corruptiemodel, met andere E-REPAIR-richtlijnen, van de Ethische Code of toepasselijke wetgeving. E-REPAIR vereist in het bijzonder dat, alvorens een zakelijke relatie met een relevante derde partij aan te gaan, de volgende beoordelingen worden uitgevoerd:
- er wordt een grondige due diligence-inspectie van de Belangrijke Derde uitgevoerd;
- tijdens de due diligence-fase, als zich rode vlaggen voordoen, moeten er controles worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de problemen adequaat zijn opgelost of dat er passende maatregelen zijn genomen om E-REPAIR te beschermen;
- monitoring gedurende de relatie of transactie met de Belangrijke Derde, waarbij wordt gecontroleerd of de tegenpartij blijft voldoen aan de eisen van het Model.
E-REPAIR kan samenwerken met rechtspersonen om opdrachten binnen te halen of te ontwikkelen of te beheren, ook op basis van eventuele oplegging van de lokale wetgeving van de landen waarin zij actief is. Een partner is een rechtspersoon die de risico's verbonden aan een investering, of de winst of eigendom van een transactie deelt. Dit soort samenwerking kan de vorm aannemen van speciale bedrijven die zijn toegestaan volgens de lokale wetgeving, of joint ventures en andere samenwerkingsovereenkomsten.
Het is belangrijk voor E-REPAIR om zijn potentiële partners te kennen en om eventuele bestaande of potentiële risico's te kunnen beoordelen die voortvloeien uit een tegenpartij die niet werkt in overeenstemming met de ethische principes die door E-REPAIR zijn vastgelegd. In die zin verlangt de Vennootschap van al haar medewerkers, managers en bestuurders dat zij bijzondere aandacht besteden aan de selectie en evaluatie van haar partners.
Dit anti-corruptiemodel, dat er een integraal onderdeel van zal uitmaken, stelt de eisen vast voor de selectie, onderhandeling en monitoring van de activiteiten die door deze partners worden uitgevoerd. Deze gedragsprincipes zijn van toepassing op alle relaties tussen het bedrijf en zijn partners.
3.3.2 Consultants, professionele dienstverleners en freelancers
E-REPAIR kan bij de uitvoering van haar werkzaamheden gebruik maken van adviseurs, professionele dienstverleners en freelancers. Wanneer deze entiteiten handelen in naam van en/of namens E-REPAIR en contacten hebben met een overheidsfunctionaris of private entiteit, vallen ze bij de uitvoering van hun taken onder de categorie Belangrijke Derden, waardoor het daarom noodzakelijk is om verdere controles en controles.
Het is belangrijk om adviseurs, professionele dienstverleners en freelancers te beoordelen, en er moet informatie worden verkregen over of een van hen activiteiten heeft ondernomen die verboden zijn door het anticorruptiemodel, of dat er redelijke mogelijkheden zijn dat dit zou kunnen.
De due diligence-procedures definiëren de criteria en controleprocedures die gericht zijn op het beoordelen van de risico's die verbonden zijn aan het aangaan van relaties met consultants, professionele dienstverleners en freelancers.
3.3.4 Derden betrokken bij buitengewone transacties
Voor buitengewone transacties, zoals een fusie, overname of verkoop, kan E-REPAIR een due diligence uitvoeren bij de bij de transactie betrokken onderneming.
Concreet omvat deze activiteit, die ook wordt uitgevoerd door externe adviseurs, het volgende:
- grondige due diligence om de integriteit vast te stellen van het bedrijf dat betrokken is bij de transactie en van de houders van de hoofdkantoren;
- het opnemen, in de Anti-corruptie risicobeoordeling vereist door het due diligence-proces, van informatie over de 'Corruption Perception Index' om de waargenomen niveaus van corruptie te beoordelen in de sector en in het land waarin de doelonderneming actief is;
- een forensisch onderzoek, indien van toepassing, om binnen het bij de transactie betrokken bedrijf eventuele tekortkomingen in het interne controlesysteem en/of verdachte transacties (zoals rode vlaggen, afwijkende betalingen, verdachte interacties met overheidsdiensten, enz.).
3.4 Bijzondere betalingen
E-REPAIR verbiedt de betaling of directe of indirecte belofte van betalingen, voordelen of andere voordelen aan overheidsfunctionarissen om routinematige en niet-discretionaire diensten te bespoedigen, te begunstigen of te beveiligen, die anders een normaal onderdeel van hun taken zouden zijn, zoals:
- het verkrijgen van niet-discretionaire bedrijfsvergunningen;
- niet-discretionaire procedures zoals douanepraktijken of visa;
- de levering van openbare diensten.
3.5 Sponsoring
Sponsoractiviteiten zijn onderworpen aan anticorruptieregels. E-REPAIR besteedt aandacht aan elk mogelijk persoonlijk en/of zakelijk belangenconflict in verband met elke sponsoractiviteit, die het bedrijf zou kunnen blootstellen aan het risico van corruptie.
Sponsoring kan alleen worden gegeven als het een van de projecten is die als enig doel hebben het merk te promoten, zichtbaarheid te creëren en een positieve reputatie voor E-REPAIR te creëren.
Om ervoor te zorgen dat sponsoring een voordeel voor een derde partij niet kan verhullen om een onrechtmatig voordeel voor het bedrijf te behalen, moeten alle sponsorovereenkomsten schriftelijk worden opgesteld.
E-REPAIR heeft methoden vastgesteld voor het autoriseren, bedingen en beheren van sponsorcontracten, die aan de volgende principes moeten voldoen:
- er wordt zorgvuldigheid betracht bij potentiële partners van de sponsoring om belangenconflicten te voorkomen;
- partners in sponsorovereenkomsten mogen alleen bekende, betrouwbare entiteiten zijn (of individuen die nieuwe bedrijven oprichten, bijvoorbeeld in het geval van start-ups), met een goede reputatie;
- Sponsorovereenkomsten moeten schriftelijk worden opgesteld.
3.6 Politieke bijdragen
Politieke donaties kunnen aanleiding geven tot hogere risico's op omkoping en corruptie.
Ze kunnen met name oneigenlijk worden gebruikt om een voordeel te verkrijgen of te behouden, zoals het verkrijgen van een contract, vergunning of vergunning, het sturen van politieke beslissingen, enz. E-REPAIR verbiedt elke directe of indirecte vorm van druk of beïnvloeding van politici en heeft opgelegd, in overeenstemming met de bepalingen van de Ethische Code, een verbod op het betalen van directe of indirecte bijdragen aan politieke partijen, bewegingen, commissies of andere politieke of vakbondsorganisaties of aan hun vertegenwoordigers.
3.7 Donaties aan goede doelen
Donaties aan een overheidsfunctionaris of een particulier kunnen een risico vormen voor het bedrijf als ze gericht zijn op het verkrijgen of behouden van een bedrijf of het verzekeren van een ongeoorloofd voordeel.
Liefdadigheidsgiften vallen onder projecten die verband houden met maatschappelijke solidariteit, humanitaire doeleinden, sociaal-economisch nut, wetenschappelijk onderzoek, onderwijs, bescherming en ontwikkeling van natuurlijk of artistiek erfgoed, of ze moeten bedoeld zijn ter ondersteuning van evenementen of organisaties met een aanzienlijk maatschappelijk belang of milieuwaarde.
Voor deze uitbetalingen is geen tegenprestatie vereist.
E-REPAIR heeft werkprocedures opgesteld voor de autorisatie en betaling van donaties, die aan de volgende principes moeten voldoen:
- eventuele belangenconflicten in het te sponsoren project worden gecontroleerd;
- de begunstigden moeten bekend en betrouwbaar zijn en een uitstekende reputatie hebben;
- naleving van elke bijdrage met de anticorruptiewetten en toepasselijke wetten zal worden gecontroleerd.
Indien van toepassing kan de begunstigde worden gevraagd om verklaringen en garanties te verstrekken met betrekking tot het gebruik van de donaties, of moet hij, waar nodig, worden verplicht om andere rapportagetools te verstrekken zodat de gedoneerde fondsen kunnen worden gecontroleerd.
3.8 Entertainment- en gastvrijheidsuitgaven, geschenken en andere voordelen
3.8.1 Entertainment-, reis- en gastvrijheidskosten
Bezoeken aan het hoofdkantoor, vergaderingen buiten kantoor en andere zakelijke transacties die de betaling of vergoeding van reiskosten en gerelateerde uitgaven door het bedrijf kunnen inhouden (bijvoorbeeld vervoer, accommodatie, maaltijden en andere kosten) gemaakt door overheidsfunctionarissen of werknemers of bestuurders van een klant of een zakenpartner en/of een leverancier kunnen een risico op corruptie opleveren.
Entertainment- en gastvrijheidskosten zijn kosten die door E-REPAIR worden gemaakt bij het kopen van goederen of diensten voor particulieren, bedrijven of derden, die worden gerechtvaardigd door marketingactiviteiten of die gericht zijn op het promoten van het merk van het bedrijf. Hun belangrijkste kenmerk is dat er geen overweging mag zijn.
Alle amusementsuitgaven moeten nauwkeurig en transparant worden geregistreerd in de boekhouding van het Bedrijf, met voldoende details. Ze moeten worden ondersteund door adequate documentatie waarin de naam van de begunstigden en het doel van de betaling worden vermeld.
De entertainmentkosten moeten redelijk zijn en te goeder trouw worden gemaakt, en de volgende kenmerken hebben:
- ze mogen niet contant worden betaald;
- ze mogen niet worden gemotiveerd door de wens om ongepaste invloed uit te oefenen of door iets terug te verwachten;
- ze moeten voldoen aan algemeen aanvaarde normen van zakelijke beleefdheid;
- ze moeten in overeenstemming zijn met bedrijfsprocedures, anticorruptiewetten en toepasselijke regelgeving;
- ze moeten worden gerechtvaardigd door wettige zakelijke doeleinden en het hoofddoel mag niet zijn om een toeristische attractie te bezoeken of een bezoek voor de persoonlijke belangen van de partijen die het geld ontvangen.
3.8.2 Geschenken en geschenken
Geschenken of andere voordelen mogen worden gegeven of ontvangen binnen de context van gebruikelijke zakelijke beleefdheid, voor zover ze de integriteit en/of reputatie van geen van de partijen in gevaar brengen en waar ze door een onpartijdige waarnemer niet kunnen worden geïnterpreteerd als bedoeld om een verplichting van dankbaarheid te creëren of om een onrechtmatig voordeel te verwerven. E-REPAIR heeft een verbod opgelegd op het maken of ontvangen, direct of indirect, van welke vorm dan ook om een onrechtmatig voordeel te verkrijgen, hetzij persoonlijk of zakelijk, of welke gift dan ook die als zodanig kan worden geïnterpreteerd.
De enige toegestane geschenken, die uit beleefdheid worden gegeven, zijn:
- van geringe waarde, of in overeenstemming met de omstandigheden van de ontvanger;
- gegeven in goed vertrouwen en volgens de juiste praktijk;
- in overeenstemming zijn met algemeen aanvaarde zakelijke beleefdheidsnormen (bijvoorbeeld kerstpakketten) of promotie-/demonstratiedoeleinden hebben;
- niet contant betaald worden;
- in overeenstemming met bedrijfsprocedures, anticorruptiewetten en toepasselijke regelgeving.
Bovendien zullen alle aangeboden of ontvangen geschenken en geschenken worden getraceerd, de waarde ervan en de betrokken personen/bedrijven (of begunstigden en schenkers) worden gespecificeerd.
3.9 Boekhouding en boekhouding
De belangrijkste anticorruptiewetten stellen specifieke eisen aan de boekhouding, onder meer om betalingen of ontvangsten met het oog op corruptie te ontmoedigen en aan het licht te brengen.
E-REPAIR past procedures toe om ervoor te zorgen dat de boekhouding voldoet aan de toepasselijke boekhoudprincipes door de onderliggende feiten van elke transactie volledig en transparant weer te geven. Alle kosten, lasten, ontvangsten, inkomsten, betalingen en uitgavenverplichtingen moeten onmiddellijk op een volledige en nauwkeurige manier worden geregistreerd en er moet voldoende ondersteunende documentatie worden verstrekt in overeenstemming met alle toepasselijke wetten en vereisten van het internecontrolesysteem.
Het personeel van E-REPAIR stemt er nooit mee in om een factuur op te maken voor diensten die niet zijn geleverd of die afwijken van het doel van het contract, of om ongebruikelijke, buitensporige, slecht beschreven of slecht geregistreerde kosten te betalen.
Boekhoudkundige gegevens of andere documenten met betrekking tot een transactie mogen niet worden gewijzigd of gewijzigd op een manier die de ware aard van de transactie onduidelijk of onjuist zou kunnen maken.
Er wordt geen betaling goedgekeurd en/of gedaan in naam van E-REPAIR voor werk of diensten als er een expliciete of impliciete overeenkomst is dat een deel van de betaling zal worden gebruikt voor een ander doel dan beschreven in de documentatie die de betaling ondersteunt . Verborgen of niet-geregistreerde fondsen en rekeningen zijn verboden. Deze vereisten zijn van toepassing op alle transacties, ongeacht het bedrag.
Daarnaast dienen alle medewerkers te voldoen aan alle eisen die van toepassing zijn op het opstellen en indienen van onkostendeclaraties.
4. MENSELIJKE HULPBRONNEN
E-REPAIR kan verantwoordelijk worden gehouden voor het gedrag van haar werknemers die zich niet houden aan de anticorruptiewetten. E-REPAIR-werknemers worden daarom aangemoedigd om dit model en de anticorruptiewetten na te leven, en ze zullen niet worden onderworpen aan disciplinaire of soortgelijke sancties als ze weigeren te voldoen aan de bepalingen van dit anticorruptiemodel en/of de Anticorruptiewetten.
In geval van overtreding van dit model past E-REPAIR echter de disciplinaire maatregelen toe waarin de toepasselijke wetgeving voorziet.
4.1 Aanwerving en beheer van personeel
E-REPAIR regelt het selectie-, aanwervings- en managementproces van personeel op een manier die ervoor zorgt dat zakelijke activiteiten worden uitgevoerd in overeenstemming met de principes van professionaliteit, transparantie en correctheid, in overeenstemming met de bepalingen van de toepasselijke wet- en regelgeving.
Deze activiteiten zullen worden uitgevoerd volgens de volgende principes:
4.2 Opleiding van het personeel
Om voldoende bewustzijn en begrip van de inhoud van dit model te verspreiden, vereist E-REPAIR dat al zijn werknemers die management-, administratie-, directie- en controleposities bekleden, een verplicht anticorruptietrainingsprogramma volgen. Het trainingsprogramma zal worden gemoduleerd in overeenstemming met hun posities in activiteiten die risico lopen op corruptie.
Het opleidingsprogramma wordt beheerd door de afdeling Human Resources.
E-REPAIR vereist ook dat er binnen de eerste zes maanden na indiensttreding, en wanneer dit nodig wordt geacht (bijvoorbeeld na belangrijke wijzigingen in de inhoud van het anticorruptiemodel en/of anticorruptiewetten), trainingen worden gegeven over dit anticorruptiemodel en over anticorruptiewetten. -corruptiewetten om het bewustzijn van de beginselen, toezeggingen en hun uitvoeringswijze te vergroten.
De afdeling Human Resources is verantwoordelijk voor het plannen van de cursus, het opslaan van het geleverde materiaal en het registreren van deelnemers, evenals voor het bewaren van alle informatie in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
Het anticorruptiemodel is beschikbaar op https://www.e-repair.com.
In geval van overtreding van dit model past E-REPAIR echter de disciplinaire maatregelen toe waarin de toepasselijke wetgeving voorziet.
4.1 Aanwerving en beheer van personeel
E-REPAIR regelt het selectie-, aanwervings- en managementproces van personeel op een manier die ervoor zorgt dat zakelijke activiteiten worden uitgevoerd in overeenstemming met de principes van professionaliteit, transparantie en correctheid, in overeenstemming met de bepalingen van de toepasselijke wet- en regelgeving.
Deze activiteiten zullen worden uitgevoerd volgens de volgende principes:
- personeel moet worden ingehuurd op basis van zakelijke vereisten, ondersteund door de juiste autorisatie door partijen die beslissingsbevoegdheid hebben;
- de kandidaten moeten door meerdere personen met verschillende profielen worden beoordeeld en de resultaten van het gehele beoordelingsproces moeten adequaat worden vastgelegd;
- de ethische betrouwbaarheid van de kandidaten en de afwezigheid van potentiële of actuele belangenconflicten worden gecontroleerd;
- de beloning en eventuele bonussen moeten in overeenstemming zijn met de rol, verantwoordelijkheden en het bedrijfsbeleid.
4.2 Opleiding van het personeel
Om voldoende bewustzijn en begrip van de inhoud van dit model te verspreiden, vereist E-REPAIR dat al zijn werknemers die management-, administratie-, directie- en controleposities bekleden, een verplicht anticorruptietrainingsprogramma volgen. Het trainingsprogramma zal worden gemoduleerd in overeenstemming met hun posities in activiteiten die risico lopen op corruptie.
Het opleidingsprogramma wordt beheerd door de afdeling Human Resources.
E-REPAIR vereist ook dat er binnen de eerste zes maanden na indiensttreding, en wanneer dit nodig wordt geacht (bijvoorbeeld na belangrijke wijzigingen in de inhoud van het anticorruptiemodel en/of anticorruptiewetten), trainingen worden gegeven over dit anticorruptiemodel en over anticorruptiewetten. -corruptiewetten om het bewustzijn van de beginselen, toezeggingen en hun uitvoeringswijze te vergroten.
De afdeling Human Resources is verantwoordelijk voor het plannen van de cursus, het opslaan van het geleverde materiaal en het registreren van deelnemers, evenals voor het bewaren van alle informatie in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
Het anticorruptiemodel is beschikbaar op https://www.e-repair.com.
5. INTERNE CONTROLESYSTEEM, TOEZICHT EN VERBETERING
Alle zakelijke activiteiten moeten, naast het feit dat ze worden onderworpen aan specifieke controles die tijdens de bedrijfsvoering worden uitgevoerd, worden uitgevoerd in overeenstemming met de volgende principes:
Monitoring is gericht op het controleren van de naleving van het Anticorruptiesysteem als geheel, inclusief de naleving van het Anticorruptiemodel. De afdeling Human Resources rapporteert aan de directie.
Telkens wanneer het dit gepast acht en zoals voorgeschreven door de bedrijfsprocedures, informeert het de directie over belangrijke omstandigheden en feiten, of elke urgente uitgave in verband met het model die naar voren kwam tijdens monitoringactiviteiten.
De Juridische Ondersteuningseenheid Corruptiebestrijding herziet dit model periodiek om de doeltreffendheid ervan te waarborgen.
- detectie en scheiding van activiteiten/processen door het implementeren van zowel organisatorische hulpmiddelen, zoals de scheiding van taken en verantwoordelijkheden, als hulpmiddelen voor toegang tot informatie en gegevens, waarvan de beschikbaarheid moet afhangen van de verantwoordelijkheden die aan het personeel zijn toegewezen;
- goedkeuring en implementatie van adequate interne regelgeving om de werkwijzen voor belangrijke processen en activiteiten te definiëren;
- identificatie van personen die gekwalificeerd zijn om bepaalde controle- en autorisatieactiviteiten uit te voeren en toekenning van passende bevoegdheden en verantwoordelijkheden in overeenstemming met de toegewezen taken;
- traceerbaarheid van alle uitgevoerde handelingen en onderhoud van boekhouding en boeken.
Monitoring is gericht op het controleren van de naleving van het Anticorruptiesysteem als geheel, inclusief de naleving van het Anticorruptiemodel. De afdeling Human Resources rapporteert aan de directie.
Telkens wanneer het dit gepast acht en zoals voorgeschreven door de bedrijfsprocedures, informeert het de directie over belangrijke omstandigheden en feiten, of elke urgente uitgave in verband met het model die naar voren kwam tijdens monitoringactiviteiten.
De Juridische Ondersteuningseenheid Corruptiebestrijding herziet dit model periodiek om de doeltreffendheid ervan te waarborgen.
6. RAPPORTEN
Het personeel van E-REPAIR zal alle vermeende of openlijke schendingen van dit anticorruptiemodel en/of interne en/of externe regelgeving, ethische principes of enige anticorruptiewet door het bedrijf, een collega, een freelancer of een derde partij, inclusief onwettige verzoeken of aanbiedingen van onverschuldigde betalingen die van hen zijn ontvangen.
Meldingen moeten zowel aan de Corruptiebestrijdingscel als aan het Toezichthoudend Orgaan worden gestuurd.
De meldingen kunnen als volgt worden gedaan:
- anoniem formulier op de website van E-Repair, sectie Anti-corruptie
Er zullen geen disciplinaire sancties worden genomen in het geval van weigering door de werknemers om te handelen op een manier die in strijd is met dit anticorruptiemodel, zelfs als dit ertoe leidt dat E-REPAIR zaken verliest of een negatief effect heeft op haar plannen.
E-REPAIR tolereert geen enkele vorm van vergelding tegen een werknemer die een vermoedelijke episode van onwettig gedrag meldt.
De klokkenluiders worden gegarandeerd beschermd tegen elke vorm van vergelding, discriminatie of bestraffing, behoudens de verplichtingen van de wet en de bescherming van de rechten van de Vennootschap of van de personen in geval van instrumenteel gebruik of beschuldigingen te kwader trouw.
7. WOORDENLIJST
Belangenverstrengeling - situatie die zich voordoet wanneer een partij aan wie een bepaalde beslissingsverantwoordelijkheid is toebedeeld, persoonlijke en/of professionele belangen heeft die strijdig zijn met de door die verantwoordelijkheden gevraagde onpartijdigheid, die door die belangen kan worden geschaad.
Overleg plegen - diensten gericht op het verstrekken van een specialistisch advies of professionele diensten van intellectuele aard gericht op het definiëren van richtlijnen, actieplannen of haalbaarheidsstudies ter ondersteuning van managementbeslissingen over specifieke kwesties (bijvoorbeeld strategische/managementkwesties) die worden beschouwd als prioriteiten voor bedrijfsontwikkeling en/of corporate weet hoe.
Significant contact - Elk direct of indirect contact met betrekking tot:
Directe corruptie - daad van corruptie die rechtstreeks door de ene persoon naar de andere wordt uitgevoerd.
Indirecte corruptie - daad van corruptie uitgevoerd door een derde die handelt namens een andere persoon.
Passieve corruptie - actie beslist door iemand die direct of indirect beloften ontvangt of vraagt of aanvaardt om een economisch voordeel of ander voordeel te verkrijgen van een overheidsfunctionaris of een particuliere partij, voor zichzelf of voor derden, om te handelen of te weigeren te handelen in overeenstemming met hun taken of bij de uitoefening van hun functies in strijd met hun officiële verplichtingen of de loyaliteitsverplichting.
Door ijverigheid - In de context van anticorruptie betekent dit het verzamelen van voldoende bewijsmateriaal, binnen de wettelijke grenzen, om te kunnen bepalen of een partner voldoet aan de anticorruptievereisten die door E-REPAIR zijn gedefinieerd met verwijzing naar de huidige procedure. Deze evaluatieactiviteit kan ook op regelmatige basis worden uitgevoerd om alle nuttige elementen voor de evaluatie van de tegenpartij te verzamelen. Facilitatie – zie 'Faciliterende betaling'.
Openbaar ambtenaar dit verwijst gewoonlijk naar elke overheidsfunctionaris, inclusief maar niet beperkt tot gekozen of aangestelde functionarissen; elke werknemer of andere persoon die handelt namens of in naam van een overheidsfunctionaris, instantie, instantie of bedrijf dat een overheidsfunctie vervult; elke werknemer of andere persoon die handelt namens een entiteit die geheel of gedeeltelijk in handen is van of gecontroleerd wordt door de overheid; elke politieke partij, functionaris, werknemer of andere persoon die handelt namens of in naam van een politieke partij of een kandidaat voor een openbaar ambt; elke werknemer of persoon die optreedt namens een openbare internationale organisatie (zoals de Verenigde Naties of de Wereldbank). Deze definitie omvat alle functionarissen en werknemers van bedrijven die eigendom zijn van of gecontroleerd worden door de overheid, zelfs gedeeltelijk, met inbegrip van alle werknemers van bedrijven en agentschappen die eigendom zijn van de overheid, zelfs als deze bedrijven als particuliere ondernemingen worden gerund
Forensische beoordeling - controles gericht op het signaleren en beoordelen van eventuele tekortkomingen in het interne controlesysteem en/of eventuele verdachte transacties uitgevoerd door derden waarmee een relatie wordt aangegaan.
Anticorruptiewetten - Anticorruptiewetten - omvatten het Italiaanse wetboek van strafrecht, wetsbesluit 231/2001 en andere toepasselijke bepalingen, de FCPA, de UK Bribery Act en ander openbaar en handelsrecht tegen corruptie dat over de hele wereld van kracht is en internationale anticorruptieverdragen, zoals zoals het Verdrag inzake de bestrijding van omkoping van buitenlandse ambtenaren bij internationale zakelijke transacties en het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie.
Joint venture – een overeenkomst tussen een of twee bedrijven, zelfs uit verschillende landen, om een specifiek zakelijk doel te bereiken, de risico's te delen en hun respectievelijke vaardigheden te benutten en gericht op het creëren van joint ventures, consortia, tijdelijke bedrijfsverenigingen (ATI), verenigingen, samenwerkingsovereenkomsten of andere (rechts)personen waarin E-REPAIR een belang heeft.
Geschenk – item gratis gegeven als een eenzijdige handeling zonder iets terug.
Vereenvoudigde betaling – niet-officiële betalingen ten gunste van een overheidsfunctionaris, om de uitvoering van een routinematige activiteit of activiteit waarin overheidsfunctionarissen in het kader van hun taken voorzien, te bespoedigen, te vergemakkelijken of te verzekeren.
Professionele prestaties – diensten van intellectuele aard die door derden moeten worden geleverd om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen (bijvoorbeeld selectie/opleiding van personeel, technische ondersteuning, IT, enz.) waarvoor specifieke kennis, vaardigheden of middelen vereist zijn of momenteel niet beschikbaar zijn in de Vennootschap, of dat, volgens de wet, zal worden toevertrouwd aan derden.
E-REPAIR-procedures – E-REPAIR-procedures voor bedrijfsprocessen, ook om corruptierisico's te voorkomen.
Rode vlag – elke omstandigheid of gebeurtenis die kan wijzen op een schending van de anticorruptiewetten, principes van het anticorruptiemodel of richtlijnen, met betrekking tot een mogelijk risicovolle situatie.
Cadeau – zie 'Cadeau'.
Sociale solidariteit – activiteit die gratis wordt uitgevoerd ten gunste van 'mensen in nood en kansarme groepen' om sociale ondersteuning, gezondheidszorg, sociale rehabilitatieondersteuning en bescherming van rechten te bieden.
Horecakosten – gemaakte representatiekosten (bijvoorbeeld reis-, eet- en verblijfkosten) om leveranciers, klanten of andere partijen te hosten, in verband met de bedrijfsactiviteiten.
Uitgaven voor entertainment – het om niet verstrekken van goederen of diensten, voortvloeiend uit relatieverplichtingen en/of horecaverplichtingen, op grond van handelsgebruiken in de branche en in relatie tot de bedrijfsactiviteiten.
Omkoping – een aanbod, betaling of belofte van iets van waarde (bijvoorbeeld geld of enig ander voordeel) dat bedoeld is om de ontvanger ertoe te bewegen zijn of haar officiële positie te misbruiken of om het individu te beïnvloeden bij de uitvoering van zijn of haar taken en om te stimuleren ze oneerlijk handelen.
Derde partij – een natuurlijke of rechtspersoon buiten E-REPAIR (bijvoorbeeld leveranciers, klanten, enz.
Belangrijke derde partij – elke rechtspersoon of natuurlijke persoon, die geen werknemer is, die handelt in naam en/of voor rekening van E-REPAIR en die bij de uitvoering van zijn/haar functie contact zou kunnen hebben met een overheidsfunctionaris of een privé-entiteit in naam van en/of namens E-REPAIR (zoals partners van Joint Ventures, Consultants, rechtspersonen betrokken bij buitengewone transacties, enz.).
Eenheid voor corruptiebestrijding – door de directie opgerichte eenheid die verantwoordelijk is voor het verstrekken van informatie over corruptiebestrijding en verduidelijking van:
Overleg plegen - diensten gericht op het verstrekken van een specialistisch advies of professionele diensten van intellectuele aard gericht op het definiëren van richtlijnen, actieplannen of haalbaarheidsstudies ter ondersteuning van managementbeslissingen over specifieke kwesties (bijvoorbeeld strategische/managementkwesties) die worden beschouwd als prioriteiten voor bedrijfsontwikkeling en/of corporate weet hoe.
Significant contact - Elk direct of indirect contact met betrekking tot:
- elke relatie met een ambtenaar;
- onderzoeken, inspecties, vergunningen, registraties van het openbaar bestuur;
- elke potentiële of huidige bij een openbaar bestuur of elke activiteit waarbij een bestuursorgaan of een bedrijf betrokken is dat eigendom is van of gecontroleerd wordt door een openbaar bestuur, een politieke partij of een internationale openbare organisatie;
- elke andere onderhandeling, overeenkomst of vergadering met een bestuursorgaan of een internationale openbare organisatie of een overheidsfunctionaris, met uitzondering van vergaderingen waarbij geen enkele positie wordt ondersteund, indien deze bijeenkomsten plaatsvinden met een overheidsfunctionaris die handelt in zijn ministeriële functie, administratieve of juridische hoedanigheid, en met als enig doel het vragen van een interpretatie of advies over de toepassing van regels, de uitleg van procedures, het indienen van documenten bij de administratie of juridische aspecten van een privéoperatie;
- elk contact met natuurlijke personen die topposities bekleden of personen die direct onder leiding of toezicht staan van een van de topmanagers binnen een vennootschap of consortium waarbij het kan gaan om het geven, ontvangen of beloven van geld of andere voordelen, voor zichzelf of voor anderen, in bevelen tot het verrichten of nalaten van handelingen die strijdig zijn met de verplichtingen van voornoemde personen, met schade voor de vennootschap waartoe zij behoren;
- andere soortgelijke activiteiten.
Directe corruptie - daad van corruptie die rechtstreeks door de ene persoon naar de andere wordt uitgevoerd.
Indirecte corruptie - daad van corruptie uitgevoerd door een derde die handelt namens een andere persoon.
Passieve corruptie - actie beslist door iemand die direct of indirect beloften ontvangt of vraagt of aanvaardt om een economisch voordeel of ander voordeel te verkrijgen van een overheidsfunctionaris of een particuliere partij, voor zichzelf of voor derden, om te handelen of te weigeren te handelen in overeenstemming met hun taken of bij de uitoefening van hun functies in strijd met hun officiële verplichtingen of de loyaliteitsverplichting.
Door ijverigheid - In de context van anticorruptie betekent dit het verzamelen van voldoende bewijsmateriaal, binnen de wettelijke grenzen, om te kunnen bepalen of een partner voldoet aan de anticorruptievereisten die door E-REPAIR zijn gedefinieerd met verwijzing naar de huidige procedure. Deze evaluatieactiviteit kan ook op regelmatige basis worden uitgevoerd om alle nuttige elementen voor de evaluatie van de tegenpartij te verzamelen. Facilitatie – zie 'Faciliterende betaling'.
Openbaar ambtenaar dit verwijst gewoonlijk naar elke overheidsfunctionaris, inclusief maar niet beperkt tot gekozen of aangestelde functionarissen; elke werknemer of andere persoon die handelt namens of in naam van een overheidsfunctionaris, instantie, instantie of bedrijf dat een overheidsfunctie vervult; elke werknemer of andere persoon die handelt namens een entiteit die geheel of gedeeltelijk in handen is van of gecontroleerd wordt door de overheid; elke politieke partij, functionaris, werknemer of andere persoon die handelt namens of in naam van een politieke partij of een kandidaat voor een openbaar ambt; elke werknemer of persoon die optreedt namens een openbare internationale organisatie (zoals de Verenigde Naties of de Wereldbank). Deze definitie omvat alle functionarissen en werknemers van bedrijven die eigendom zijn van of gecontroleerd worden door de overheid, zelfs gedeeltelijk, met inbegrip van alle werknemers van bedrijven en agentschappen die eigendom zijn van de overheid, zelfs als deze bedrijven als particuliere ondernemingen worden gerund
Forensische beoordeling - controles gericht op het signaleren en beoordelen van eventuele tekortkomingen in het interne controlesysteem en/of eventuele verdachte transacties uitgevoerd door derden waarmee een relatie wordt aangegaan.
Anticorruptiewetten - Anticorruptiewetten - omvatten het Italiaanse wetboek van strafrecht, wetsbesluit 231/2001 en andere toepasselijke bepalingen, de FCPA, de UK Bribery Act en ander openbaar en handelsrecht tegen corruptie dat over de hele wereld van kracht is en internationale anticorruptieverdragen, zoals zoals het Verdrag inzake de bestrijding van omkoping van buitenlandse ambtenaren bij internationale zakelijke transacties en het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie.
Joint venture – een overeenkomst tussen een of twee bedrijven, zelfs uit verschillende landen, om een specifiek zakelijk doel te bereiken, de risico's te delen en hun respectievelijke vaardigheden te benutten en gericht op het creëren van joint ventures, consortia, tijdelijke bedrijfsverenigingen (ATI), verenigingen, samenwerkingsovereenkomsten of andere (rechts)personen waarin E-REPAIR een belang heeft.
Geschenk – item gratis gegeven als een eenzijdige handeling zonder iets terug.
Vereenvoudigde betaling – niet-officiële betalingen ten gunste van een overheidsfunctionaris, om de uitvoering van een routinematige activiteit of activiteit waarin overheidsfunctionarissen in het kader van hun taken voorzien, te bespoedigen, te vergemakkelijken of te verzekeren.
Professionele prestaties – diensten van intellectuele aard die door derden moeten worden geleverd om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen (bijvoorbeeld selectie/opleiding van personeel, technische ondersteuning, IT, enz.) waarvoor specifieke kennis, vaardigheden of middelen vereist zijn of momenteel niet beschikbaar zijn in de Vennootschap, of dat, volgens de wet, zal worden toevertrouwd aan derden.
E-REPAIR-procedures – E-REPAIR-procedures voor bedrijfsprocessen, ook om corruptierisico's te voorkomen.
Rode vlag – elke omstandigheid of gebeurtenis die kan wijzen op een schending van de anticorruptiewetten, principes van het anticorruptiemodel of richtlijnen, met betrekking tot een mogelijk risicovolle situatie.
Cadeau – zie 'Cadeau'.
Sociale solidariteit – activiteit die gratis wordt uitgevoerd ten gunste van 'mensen in nood en kansarme groepen' om sociale ondersteuning, gezondheidszorg, sociale rehabilitatieondersteuning en bescherming van rechten te bieden.
Horecakosten – gemaakte representatiekosten (bijvoorbeeld reis-, eet- en verblijfkosten) om leveranciers, klanten of andere partijen te hosten, in verband met de bedrijfsactiviteiten.
Uitgaven voor entertainment – het om niet verstrekken van goederen of diensten, voortvloeiend uit relatieverplichtingen en/of horecaverplichtingen, op grond van handelsgebruiken in de branche en in relatie tot de bedrijfsactiviteiten.
Omkoping – een aanbod, betaling of belofte van iets van waarde (bijvoorbeeld geld of enig ander voordeel) dat bedoeld is om de ontvanger ertoe te bewegen zijn of haar officiële positie te misbruiken of om het individu te beïnvloeden bij de uitvoering van zijn of haar taken en om te stimuleren ze oneerlijk handelen.
Derde partij – een natuurlijke of rechtspersoon buiten E-REPAIR (bijvoorbeeld leveranciers, klanten, enz.
Belangrijke derde partij – elke rechtspersoon of natuurlijke persoon, die geen werknemer is, die handelt in naam en/of voor rekening van E-REPAIR en die bij de uitvoering van zijn/haar functie contact zou kunnen hebben met een overheidsfunctionaris of een privé-entiteit in naam van en/of namens E-REPAIR (zoals partners van Joint Ventures, Consultants, rechtspersonen betrokken bij buitengewone transacties, enz.).
Eenheid voor corruptiebestrijding – door de directie opgerichte eenheid die verantwoordelijk is voor het verstrekken van informatie over corruptiebestrijding en verduidelijking van:
- de inhoud van het Model en de Richtlijnen en de anticorruptiewetten die van kracht zijn in Italië of in het land waarin de Groep actief is;
- de toepassing van de bepalingen in het Model en in de Anticorruptierichtlijnen ook met betrekking tot de anticorruptiebepalingen die van kracht zijn in het land waar zij actief is.