Anti-korrupsjonspolitikk og prosedyrer

1.1 Innledning
E-REPAIR har implementert denne antikorrupsjonsmodellen i samsvar med etiske standarder og med internasjonale og nasjonale forskrifter om forebygging av korrupsjon i alle dens former, enten direkte og indirekte, samt integritet, åpenhet og korrekthet i gjennomføringen av sin forretnings aktiviteter.
Modellen ble godkjent ved vedtak fra styret i E-REPAIR, og samtidig ble de ansvarlige for implementering av modellen identifisert.
E-REPAIR fremmer, så mye som mulig, vedtakelse og overholdelse av standardene definert av denne modellen av selskapene eller enhetene tilknyttet selskapet (konsortier, midlertidige foreninger, joint ventures, etc.).
Fra og med datoen for implementering av denne modellen, skal alle avtaler med tredjeparter generelt som skal representere E-REPAIR før tredjeparter inneholde spesifikke klausuler om overholdelse av atferdsreglene fastsatt av denne modellen.

1.2 Mål og innhold
E-REPAIR, i samsvar med bestemmelsene i de etiske retningslinjene, forplikter seg til å utføre sine aktiviteter i samsvar med etiske prinsipper og gjeldende lover.
Å ha et verktøy som definerer prinsippene og policyen som skal vedtas for å utføre forretningsoperasjoner i samsvar med bestemmelsene i de viktigste internasjonale antikorrupsjonsforskriftene ('FCPA' Foreign Corrupt Practices Act og 'UKBA' UK Bribery Act) og med de gjeldende i landene hvor E-REPAIR opererer, og som definert av selskapets ledelse er ekstremt viktig for E-REPAIR.
Denne antikorrupsjonsmodellen er implementert for å gi et systematisk regelverk for antikorrupsjon, som E-REPAIR vil referere til for å forhindre aktiv og passiv korrupsjon, og spesielt tilby og motta penger, fordeler og/eller andre fordeler, eller betalinger, utført eller mottatt, av noen som handler i selskapets navn eller på vegne av selskapet i forhold til forretningsaktiviteter, for å sikre overholdelse av antikorrupsjonsbestemmelser.
Modellen vil derfor være en veiledning som adresserer risikoen for korrupsjon som kan oppstå i utførelsen av forretningsaktiviteter. Det skal også bemerkes at dersom bestemmelsene fastsatt av lokal lov er mer restriktive enn denne modellen, forplikter E-REPAIR seg til å overholde dem. Imidlertid er ingen modell i stand til å regulere alle potensielle situasjoner som faktisk kan oppstå. Ansatte oppfordres derfor til å spørre sine overordnede om all informasjon om spesifikke fakta og omstendigheter som kan angå disse spørsmålene.

2.1 Anti-korrupsjonslovene
Det finnes flere antikorrupsjonslover rundt om i verden. Bestikkelse av offentlige tjenestemenn anses som en forbrytelse i nesten alle land; i noen land regnes også bestikkelse av offentlige tjenestemenn fra andre land som en forbrytelse. Videre er det i mange land også forbud mot bestikkelser mellom privatpersoner. Italia, med den nylige lov nr. 190 av 6/11/2012, ment å implementere bestemmelsene i Strasbourg-konvensjonen av 27.01.1999.
Anti-korrupsjonslovene i et nøtteskall:

• generelt sett forbyr antikorrupsjonslover betalinger gjort enten direkte eller indirekte – inkludert betalinger som gjøres til alle som vet at betalingen vil bli delt med en offentlig tjenestemann eller med en privatperson – samt tilbud eller løfter om betaling eller andre fordel for korrupsjonsformål til offentlige tjenestemenn eller privatpersoner;
• antikorrupsjonslover pålegger selskaper å utruste seg og føre bøker, poster og regnskapsdokumenter som, med rimelige detaljer, nøyaktig og korrekt gjenspeiler driften, utgiftene (selv om de ikke er "vesentlige" fra et regnskapsmessig synspunkt), anskaffelser og avhendelser av eiendeler.

I løpet av de siste årene har korrupsjon blitt et viktig tema for internasjonal bekymring og politisk debatt, og kampen mot korrupsjon har blitt styrket gjennom innsats innen forebygging og rettsforfølgelse. De (fysiske personer, juridiske personer og organisasjoner) som bryter antikorrupsjonslovene kan bli dømt til fengselsstraffer eller bli utsatt for andre typer sanksjoner, som økonomiske sanksjoner og inhabilitet, ettersom et selskaps omdømme kan bli alvorlig skadet.
Det skal også bemerkes at, for å maksimere effektiviteten av sanksjonene, anses selskapet og dets ansatte som solidarisk ansvarlige for eventuelle brudd på antikorrupsjonslovene.

2.2 Roller og ansvar
Alle mottakere skal lese, forstå og implementere denne antikorrupsjonsmodellen. Denne modellen gjennomgås med jevne mellomrom hvis nasjonale og internasjonale antikorrupsjonsbestemmelser, referert til som beste praksis, er gjenstand for endringer eller rettsvitenskapelige tolkninger. Den oppdaterte versjonen av denne modellen er tilgjengelig på E-REPAIR-nettsiden på https://www.e-repair.com. Hvis det kreves avklaringer på innholdet i modellen – inkludert anvendelsen av tiltakene som er inneholdt i den – på de italienske antikorrupsjonslovene, eller på gjeldende lover i landet der konsernet opererer, eller på anvendelsen av bestemmelsene i denne modellen med hensyn til anti-korrupsjonsbestemmelsene i landet der man opererer, eller for annen informasjon, inviteres alle mottakere til å spørre selskapets ledelse.

• Anti-korrupsjonsenhet

Funksjon: Anti-Corruption Unit Kontakter og rapporter: fyll ut det anonyme skjemaet på E-Repair-nettstedet,
Anti-korrupsjonsseksjonen

2.3 Sanksjonsregimet
Retningslinjene og prosedyrene i Anti-korrupsjonsmodellen skal utgjøre en integrert del av E-REPAIRs overholdelsesprogram for bedrifter. Enhver ansatt eller frilansarbeider som ikke overholder bestemmelsene i denne modellen eller ikke rapporterer noen kjent eller mistenkt ulovlig oppførsel, skal være gjenstand for disiplinærtiltak basert på typen brudd (inkludert sanksjonene oppført i gjeldende arbeidskontrakt, oppsigelse og suspendering fra arbeid og rettslige skritt).
Ledere skal aktivt oppmuntre sine ansatte til å følge retningslinjene og prosedyrene i denne modellen, uten å ignorere bevisene for eventuelle brudd. De vil bli gjenstand for disiplinærtiltak hvis de blir klar over eller har grunn til å tro – på rimelige grunner – at en oppførsel som er forbudt i henhold til disse retningslinjene og prosedyrene blir utført av ansatte under deres tilsyn, uten å iverksette noen avskrekkende tiltak eller nødvendige korrigerende tiltak.

E-REPAIR forbyr:

• å få en offentlig tjenestemann, en offentlig tjenestemann eller en privatperson til å på upassende måte utføre enhver funksjon av offentlig karakter eller enhver aktivitet knyttet til en forretningsaktivitet i et konsernselskap, eller belønne ham for å ha utført den;
• å påvirke en offisiell handling (eller unnlatelse) fra en offentlig tjenestemann eller en offentlig tjenestemann eller enhver beslutning i strid med en offisiell plikt;
• å oppnå, sikre eller opprettholde en virksomhet eller en urettferdig fordel i forhold til forretningsaktiviteter;
• å oppnå, sikre eller opprettholde en virksomhet eller en urettferdig fordel ikke bare for selskapet, men også for personlige interesser eller for et familiemedlem eller en bekjent – ​​i strid med lojalitetsforpliktelser;
• mer generelt, for å bryte gjeldende lover.

Overholdelse av anti-korrupsjonsmodellen er obligatorisk for alt E-REPAIR-personell og, så langt det er bekymret, for partnere, relevante tredjeparter og tredjeparter generelt som jobber for E-REPAIR; og spesielt:

• E-REPAIR-personell er ansvarlig, hver for den delen som angår dem, for å overholde Anti-korrupsjonsmodellen. Videre er teamlederne ansvarlige for å overvåke overholdelse av det samme av sine samarbeidspartnere og for å iverksette tiltak for å forhindre, identifisere og rapportere eventuelle brudd;
• ingen aktivitet som bryter med denne antikorrupsjonsmodellen og/eller antikorrupsjonslovene skal uansett rettferdiggjøres eller tolereres på grunn av det faktum at den anses som "vanlig" i en spesifikk sektor og/eller i landene i som selskapet driver. Ingen ytelse kan påtvinges eller aksepteres i strid med denne modellen;
• eventuelle tredjeparter som bryter denne antikorrupsjonsmodellen og/eller antikorrupsjonslovene skal være underlagt kontraktsbestemmelser (som kontraktsuspensjon, skadeerstatning, oppsigelse av kontrakt, oppsigelse av kommersielle forhold med E-REPAIR);
• jobbens vilkår og betingelser skal ikke på noen måte påvirkes hvis E-REPAIR-personell nekter å innta en oppførsel i strid med bestemmelsene i denne antikorrupsjonsmodellen og/eller antikorrupsjonslovene, selv om et slikt avslag har forårsaket tapet av en forretningsmulighet eller hatt andre skadelige konsekvenser for virksomheten.

3.1 Offentlig forvaltning
De mange handelene mellom selskapet og offentlige administrasjoner (heretter også referert til som "PA") kan skape potensielle risikosituasjoner, ettersom E-REPAIR kan bli holdt ansvarlig for faktiske eller forsøkte korrupsjonshandlinger utført eller forsøkt med offentlige tjenestemenn som kan be om urettmessige ytelser for å handle i strid med sine plikter eller i strid med sine offisielle forpliktelser.

Forhandlingene med forvaltningen gjelder i hovedsak følgende kategorier:

• forretninger der PA er oppdragsgiver på et prosjekt – disse relasjonene kan føre til risiko for korrupsjon i tildelingen av en kontrakt, forvaltningen av kontrakten eller i enhver annen fase av prosjektet, for eksempel innhenting av betalingssertifikater fra Ingeniør eller godkjenning av modifikasjoner, utvidelser, varianter, klager, defekte eller ikke-eksisterende arbeider, testing, etc.;
• innhente administrative tiltak der PA er ansvarlig – disse aktivitetene kan føre til risiko for korrupsjon, under aktivitetene for å innhente dokumenter/autorisasjoner som er utstedt av PA (inkludert lisenser, tillatelser, registreringer, konsesjoner og andre godkjenninger som trengs for virksomheten), import eller eksport av varer, ledelse av helse- eller sikkerhetsinspeksjoner, etc.;
• oppfyllelse av forpliktelser overfor PA – behovet for å oppfylle nevnte forpliktelser, inkludert implementering av regulatoriske krav, utførelse av spesifikke inspeksjoner og innsending av erklæringer etc. kan føre til risiko for korrupsjon;
• inspeksjoner eller kontroller av PA – håndtering av forespørsler under inspeksjoner, kontroller, verifikasjoner og undersøkelser etc. som E-REPAIR-ledere blir bedt om å administrere kan generere risiko for selskapet;
• rettstvister – tvister med forvaltningen og privatpersoner kan skape situasjoner som innebærer fare for korrupsjon i forholdet til myndighetene.

E-REPAIR forbyr enhver form for utilbørlig betaling, fordel eller annen fordel til en offentlig tjenestemann i strid med antikorrupsjonsmodellen og gjeldende antikorrupsjonslover selv om de er uttrykkelig forespurt eller om det er vanlig i visse miljøer, og dette skaper enhver form for ulempe. for E-REPAIR eller dets personell. E-REPAIR krever også at deres personell umiddelbart varsler alle ulovlige forespørsler mottatt fra offentlige tjenestemenn eller tvil som oppstår om hvordan de skal håndtere forholdet til dem.

3.2 Tredjeparter
E-REPAIR krever at alle forhold med tredjeparter (entreprenører, konsulenter, leverandører og andre fysiske personer, juridiske personer og andre enheter) som opprettholdes som en del av forretningsaktiviteter er preget av rettferdighet og åpenhet og basert på sporbare informasjonskilder, og at de overholder antikorrupsjonslover og alle andre gjeldende lover.

3.2.1 Leverandører og kunder
Korrupsjonsaktiviteter utført av eller til fordel for E-REPAIR-leverandører (inkludert underleverandører) eller kunder er underlagt anti-korrupsjonslovene og kan innebære ansvar for E-REPAIR selv, da de anses for å risikere korrupsjon. En kunde kan for eksempel kreve at selskapet jobber med en spesifikk leverandør som kunden har et forhold til, for å oppnå personlige fordeler. E-REPAIR forbyr enhver oppførsel som er i strid med prinsippene for antikorrupsjonsmodellen, som E-REPAIR ikke skal holdes ansvarlig for.

For å forhindre slik atferd – potensielt skadelig for selskapets interesser og rettigheter – krever E-REPAIR at alle sine leverandører og kunder overholder de etiske standardene som er satt av selskapet og gjeldende lover, inkludert antikorrupsjonslovene, når de bærer ut forretningsaktiviteter med E-REPAIR.
Dersom motparten har sin egen organisasjons-, styrings- og kontrollmodell i henhold til lovdekret 231/2001 (heretter også kalt organisasjonsmodellen), antikorrupsjonsmodell eller en etikkkodeks, skal E-REPAIR kontrollere at prinsippene inneholdt i dem gjenspeiler de som er vedtatt av E-REPAIR.
E-REPAIR vil si opp kontrakten i tilfelle brudd på antikorrupsjonslovene eller anti-korrupsjonsforpliktelsene gitt i kontrakten.
Med referanse til konsulent- og profesjonelle tjenestekontrakter, krever E-REPAIR at oppførselspraksis basert på de grunnleggende prinsippene om ærlighet, åpenhet og sporbarhet av informasjonskildene vedtas, også i samsvar med antikorrupsjonslovene og alle andre gjeldende lover.
Spesielt skal følgende prinsipper vedtas:

• Tilbyderne av slike tjenester skal bare være fysiske personer eller juridiske personer eller enheter, pålitelige og med utmerket omdømme;
• E-REPAIR har rett til å foreta kontroller av motpartens aktivitet, ved eventuelle brudd på bestemmelsene og/eller etiske prinsipper;
• alle avtaler skal inneholde "Administrativt ansvar"-klausulen og uttrykkelig be konsulenten/profesjonelle om å vedta prinsippene for E-REPAIR Code of Ethics og Anti-corruption Model;
• Det skal ikke betales honorarer eller provisjoner til konsulenter eller frilansarbeidere som er i strid med tjenestene som ytes til selskapet eller med oppdraget som er gitt og vilkårene/praksisen vedtatt av markedet eller fastsatt av profesjonelle priser;

Anskaffelsesprosessen og relaterte aktiviteter styres i detalj i E-REPAIR-selskapsprosedyrer. Disse prosedyrene og retningslinjene identifiserer rollene og ansvaret til nøkkelaktørene i nevnte prosess og fastsetter betingelsene for et rettferdig, transparent utvalg og styring av leverandører, samt prosedyrer for deres rapportering og kontroll, og håndtering av viktig dokumentasjon og overvåking. betalinger.

3.3 Vesentlige tredjeparter
Relevant tredjepart betyr enhver juridisk person eller fysisk person, som ikke er ansatt, som handler i navnet til og/eller på vegne av E-REPAIR og som kan ha kontakt med en offentlig tjenestemann eller en privat enhet når de utfører sin /hennes jobb i navnet til og/eller på vegne av E-REPAIR. De betydelige tredjepartene faller inn under følgende kategorier:

• Partnere (i joint ventures, konsortier, spesialforetak osv.)
• Konsulenter, profesjonelle tjenesteleverandører og frilansarbeidere, som på grunn av aktivitetene som utføres, har kontakter med en offentlig tjenestemann eller privat enhet i navnet til og/eller på vegne av offisiell eller privat enhet i navnet til og/eller på vegne av av E-REPAIR
• Tredjeparter involvert i ekstraordinære transaksjoner.

Relevante tredjeparter er pålagt å overholde prinsippene i denne modellen. E-REPAIR forbyr enhver oppførsel som er i strid med prinsippene for antikorrupsjonsmodellen, som E-REPAIR ikke skal holdes ansvarlig for. For å forhindre slik oppførsel – potensielt skadelig for selskapets interesser og rettigheter – krever E-REPAIR at tredjeparter overholder gjeldende lover, inkludert antikorrupsjonslovene, når de utfører forretningsaktiviteter med E-REPAIR. E-REPAIR utfører de nødvendige kontrollene før godkjenning, for å avgjøre om en relevant tredjepart handler, eller om det er en konkret risiko for at den kan handle, i strid med denne antikorrupsjonsmodellen, av andre retningslinjer for E-REPAIR, av de etiske retningslinjene eller gjeldende lover. Spesielt krever E-REPAIR at før det etableres et forretningsforhold med en relevant tredjepart, at følgende vurderinger utføres:

• en grundig due diligence-inspeksjon av den betydelige tredjeparten skal utføres;
• i løpet av due diligence-fasen, hvis det oppstår røde flagg, må det utføres kontroller for å sikre at problemene er tilstrekkelig løst eller at passende tiltak for å sikre E-REPAIR er satt i verk;
• overvåking i løpet av forholdet eller transaksjonen med den betydelige tredjeparten, hvor det vil bli utført kontroller for å sikre at motparten fortsetter å oppfylle kravene i modellen.

3.3.1 Partnere
E-REPAIR kan samarbeide med juridiske personer for å vinne eller utvikle eller administrere bestillinger også på grunnlag av eventuelle pålegg fra lokal lovgivning i landene der den opererer. En partner er en juridisk person som deler risikoen knyttet til en investering, eller fortjenesten eller eierskapet til en transaksjon. Disse typer samarbeid kan enten ha form av spesialforetak som er tillatt i henhold til lokale lover, eller joint ventures og andre partnerskapsavtaler.
Det er viktig for E-REPAIR å kjenne sine potensielle partnere og være i stand til å vurdere eksisterende eller potensielle risikoer som stammer fra en motpart som ikke opererer i tråd med de etiske prinsippene etablert av E-REPAIR. I denne forstand krever selskapet at alle dets ansatte, ledere og direktører er spesielt oppmerksomme på valg og evaluering av partnerne.
Denne antikorrupsjonsmodellen, som skal utgjøre en integrert del av den, setter kravene til valg, forhandling og overvåking av aktivitetene som utføres av disse partnerne. Disse oppførselsprinsippene gjelder for alle forhold mellom selskapet og dets partnere.

3.3.2 Konsulenter, profesjonelle tjenesteleverandører og frilansarbeidere
E-REPAIR kan benytte seg av konsulenter, profesjonelle tjenesteleverandører og frilansarbeidere for å utføre sin virksomhet. Når disse enhetene handler i navnet til og/eller på vegne av E-REPAIR og har kontakter med en offentlig tjenestemann eller privat enhet, faller de inn under kategorien Betydelige tredjeparter når de utfører sine oppgaver, noe som gjør det derfor nødvendig å utføre ytterligere kontroller og kontroller.
Det er viktig å vurdere konsulenter, profesjonelle tjenesteleverandører og frilansarbeidere, og det må innhentes informasjon om hvorvidt noen av dem har utført aktiviteter som er forbudt i henhold til antikorrupsjonsmodellen, eller om det er rimelige muligheter for det.
Due diligence-prosedyrene definerer kriteriene og kontrollprosedyrene som tar sikte på å vurdere risikoen knyttet til etablering av relasjoner med konsulenter, profesjonelle tjenesteleverandører og frilansarbeidere.

3.3.4 Tredjeparter involvert i ekstraordinære transaksjoner
For ekstraordinære transaksjoner, slik som fusjon, oppkjøp eller avhendelse, kan E-REPAIR utføre due diligence på selskapet som er involvert i transaksjonen.
Nærmere bestemt skal denne aktiviteten, også utført gjennom eksterne rådgivere, omfatte:

• grundig due diligence for å fastslå integriteten til selskapet som er involvert i transaksjonen og til innehaverne av hovedkontorene;
• inkludering, i anti-korrupsjonsrisikovurderingen som kreves av due diligence-prosessen, av informasjon om 'Corruption Perception Index' for å vurdere de opplevde nivåene av korrupsjon i sektoren og i landet der målselskapet opererer;
• en rettsmedisinsk gjennomgang, hvis det er aktuelt, for å identifisere og vurdere, i selskapet som er involvert i transaksjonen, eventuelle mangler i internkontrollsystemet og/eller mistenkelige transaksjoner (som røde flagg, unormale betalinger, mistenkelig interaksjon med offentlige administrasjoner, etc.).

3.4 Spesielle betalinger
E-REPAIR forbyr betaling eller direkte eller indirekte løfte om betalinger, fordeler eller andre fordeler til offentlige tjenestemenn for å fremskynde, favorisere eller sikre rutinemessige og ikke-skjønnsmessige tjenester som ellers ville vært en normal del av deres oppgaver, for eksempel:

• innhenting av ikke-skjønnsmessige forretningstillatelser;
• ikke-skjønnsmessige prosedyrer som tollpraksis eller visum;
• levering av offentlige tjenester.

Disse betalingene kjent som "spesielle betalinger" eller "tilrettelagte" anses som sådanne forutsatt at de gjelder aktiviteter som fortsatt vil bli utført av en offentlig tjenestemann, eller rutinemessige og ikke-skjønnsmessige aktiviteter, og at alle juridiske krav for å få tjenesten allerede er oppfylt.

3.5 Sponsorater
Sponsoraktiviteter er underlagt anti-korrupsjonsbestemmelser. E-REPAIR tar hensyn til enhver mulig personlig og/eller bedriftsinteressekonflikt forbundet med sponsoraktivitet, som kan utsette selskapet for risikoen for korrupsjon.
Sponsing kan kun gis dersom det er blant prosjektene som kun har som formål å promotere merkevaren, skape synlighet og et positivt omdømme for E-REPAIR.
For å sikre at sponsing ikke kan skjule en fordel for en tredjepart for å oppnå en utilbørlig fordel for Selskapet, skal alle sponsoravtaler være skriftlige.
E-REPAIR har etablert metoder for å godkjenne, fastsette og administrere sponsorkontrakter, som må oppfylle følgende prinsipper:

• due diligence på potensielle partnere til sponsingen skal utføres for å unngå eventuelle interessekonflikter;
• partnere i sponsoravtaler må kun være kjente, pålitelige enheter (eller enkeltpersoner som grunnlegger nye selskaper, for eksempel når det gjelder oppstart), med godt omdømme;
• sponsoravtaler skal utformes skriftlig.

3.6 Politiske bidrag
Politiske donasjoner kan gi høyere risiko for bestikkelser og korrupsjon.
Spesielt kan de brukes på feil måte for å oppnå eller opprettholde en fordel, for eksempel innhenting av kontrakt, tillatelse eller lisens, veiledende politiske beslutninger osv. E-REPAIR forbyr enhver direkte eller indirekte form for press eller påvirkning på politikere og har pålagt, i tråd med bestemmelsene i de etiske retningslinjene, et forbud mot å betale direkte eller indirekte bidrag til politiske partier, bevegelser, komiteer eller andre politiske eller fagforeningsorganisasjoner eller til deres representanter.

3.7 Veldedige donasjoner
Donasjoner til en offentlig tjenestemann eller en privatperson kan være en risiko for selskapet hvis det er rettet mot å oppnå eller opprettholde en virksomhet eller sikre en ulovlig fordel.
Veldedige donasjoner skal falle inn under prosjekter knyttet til sosial solidaritet, humanitære formål, sosioøkonomiske fordeler, vitenskapelig forskning, utdanning, beskyttelse og utvikling av naturlig eller kunstnerisk arv, eller de må være ment å støtte arrangementer eller organer med betydelig sosial eller miljøverdi.
Disse utbetalingene vil ikke kreve noen vederlag i retur.
E-REPAIR har etablert driftsprosedyrer for godkjenning og betaling av donasjoner, som må oppfylle følgende prinsipper:

• eventuelle potensielle interessekonflikter i prosjektet som skal sponses skal kontrolleres;
• mottakerne må være godt kjent, pålitelige og ha et utmerket rykte;
• Overholdelse av ethvert bidrag med antikorrupsjonslovene og gjeldende lover skal kontrolleres.

Pengebidrag må gjøres gjennom sporbare, ikke-overførbare betalingsmåter og må ledsages av et offisielt brev fra Selskapet som bekrefter at det er klar over at formålet med bidraget er lovlig. naturalytelser (dvs. levering av produkter og/eller tjenester) må ikke bare oppfylle kravene ovenfor, men må også føres hensiktsmessig med nødvendig regnskaps- og administrativ dokumentasjon.
Hvis det er hensiktsmessig, kan mottakeren bli bedt om å gi representasjoner og garantier knyttet til bruken av donasjonene, eller må om nødvendig bli pålagt å gi andre rapporteringsverktøy slik at donerte midler kan overvåkes.

3.8 Utgifter til underholdning og gjestfrihet, gaver og andre fordeler

3.8.1 Utgifter til underholdning, reise og gjestfrihet
Besøk på hovedkontoret, utemøter og andre forretningsrelaterte transaksjoner som kan innebære betaling eller refusjon av reisekostnader og relaterte utgifter fra selskapet (for eksempel transport, overnatting, måltider og andre kostnader) som påløper offentlige tjenestemenn eller ansatte eller direktører for en kunde eller en forretningspartner og/eller en leverandør kan generere en risiko for korrupsjon.
Utgifter til underholdning og gjestfrihet er kostnader påløpt av E-REPAIR ved kjøp av varer eller tjenester for enkeltpersoner, selskaper eller tredjeparter, som er rettferdiggjort av markedsføringsaktiviteter eller er rettet mot å fremme selskapets merkevare. Deres hovedkjennetegn er at det ikke må være noen hensyn.
Alle utgifter til underholdning skal registreres nøyaktig og gjennomsiktig i selskapets regnskap, med tilstrekkelig detaljer. De må støttes av tilstrekkelig dokumentasjon som identifiserer navnet på mottakerne og formålet med betalingen.
Underholdningsutgiftene må være rimelige og gjøres i god tro, og ha følgende egenskaper:

• de må ikke betales kontant;
• de må ikke være motivert av et ønske om å utøve utilbørlig innflytelse eller med forventning om noe tilbake;
• de må overholde generelt aksepterte standarder for forretningshøflighet;
• de må være i tråd med selskapets prosedyrer, antikorrupsjonslover og gjeldende regelverk;
• de må være begrunnet med lovlige forretningsformål, og deres hovedformål må ikke være å besøke en turistattraksjon eller et besøk for personlige interesser til partene som mottar pengene.

I tillegg til det ovennevnte krever E-REPAIR at de ansatte overholder bestemmelsene i Anti-korrupsjonsretningslinjene, spesielt med hensyn til autorisasjonsprosessen og sporbarheten til alle informasjonskilder.

3.8.2 Gaver og gaver
Gaver eller andre fordeler kan gis eller mottas innenfor rammen av vanlig forretningshøflighet, der de ikke kompromitterer integriteten og/eller omdømmet til noen av partene og der de ikke kan tolkes av en upartisk observatør som ment å skape en forpliktelse til takknemlighet eller å oppnå en utilbørlig fordel. E-REPAIR har innført et forbud mot å gi eller motta, enten direkte eller indirekte, enhver form for gave som tar sikte på å oppnå en utilbørlig fordel, enten personlig eller forretningsrelatert, eller enhver gave som kan tolkes som sådan.
De eneste tillatte gaver, gitt av høflighetsgrunner, skal være:

• av lav verdi, eller i tråd med mottakerens omstendigheter;
• gitt i god tro og i henhold til riktig praksis;
• i samsvar med generelt aksepterte standarder for forretningshøflighet (for eksempel julepakker) eller har reklame-/demonstrasjonsformål;
• ikke betales kontant;
• i tråd med selskapets prosedyrer, antikorrupsjonslover og gjeldende regelverk.

Disse prinsippene kan ikke fravikes under noen omstendigheter, og gjelder også for E-REPAIR-ansatte og tredjeparter i land der det er vanlig å tilby gaver eller fordeler som ikke oppfyller kravene ovenfor.
Videre skal alle gaver og gaver som tilbys eller mottas spores, og deres verdi og de involverte emnene/selskapene (eller mottakerne og bevilgere) spesifiseres.

3.9 Regnskap og bokføring
De viktigste antikorrupsjonslovene pålegger spesifikke krav til bokføring, delvis for å motvirke og avsløre eventuelle betalinger eller kvitteringer som er gjort i korrupsjonsformål.
E-REPAIR vedtar prosedyrer for å sikre at bokføringen er i samsvar med gjeldende regnskapsprinsipper ved å fullstendig og transparent gjenspeile fakta som ligger til grunn for hver transaksjon. Alle kostnader, gebyrer, kvitteringer, inntekter, betalinger og utgiftsforpliktelser må umiddelbart registreres på en fullstendig og nøyaktig måte, og må ha tilstrekkelig støttedokumentasjon utstedt i samsvar med alle gjeldende lover og krav i internkontrollsystemet.
E-REPAIR-personell skal aldri godta å registrere en faktura for tjenester som ikke ble levert eller var forskjellig fra formålet med kontrakten, eller å betale uvanlige, overdrevne, dårlig beskrevet eller dårlig registrerte utgifter.
Ingen regnskapsposter eller andre dokumenter knyttet til en transaksjon skal endres eller endres på noen måte som kan gjøre transaksjonens sanne natur uklar eller falsk.
Ingen betaling skal godkjennes og/eller utføres i navnet til E-REPAIR for arbeid eller tjenester dersom det foreligger en eksplisitt eller implisitt avtale om at deler av betalingen skal brukes til et annet formål enn det som er beskrevet i dokumentasjonen som støtter betalingen. . Skjulte eller uregistrerte midler og kontoer er forbudt. Disse kravene gjelder for alle transaksjoner, uavhengig av beløp.
I tillegg skal alle ansatte overholde alle krav som gjelder for utarbeidelse og innsending av utgiftsrapporter.

E-REPAIR kan holdes ansvarlig for oppførselen til sine ansatte som ikke overholder antikorrupsjonslovene. E-REPAIR-ansatte oppfordres derfor til å overholde denne modellen og antikorrupsjonslovene, og de vil ikke bli underlagt disiplinære eller lignende sanksjoner hvis de nekter å overholde bestemmelsene i denne antikorrupsjonsmodellen og/eller Anti-korrupsjonslover.
I tilfelle brudd på denne modellen, anvender E-REPAIR imidlertid de disiplinære tiltakene som er gitt av gjeldende lovgivning.

4.1 Ansettelser og ledelse av personell
E-REPAIR styrer personellvalg, ansettelses- og ledelsesprosesser på en måte som sikrer at forretningsaktiviteter utføres i samsvar med prinsippene om profesjonalitet, åpenhet og korrekthet, i samsvar med bestemmelsene i gjeldende lover og forskrifter.
Disse aktivitetene vil bli utført i henhold til følgende prinsipper:

• personell må ansettes basert på forretningskrav, støttet av behørig autorisasjon fra parter som har beslutningsmyndighet;
• kandidatene må vurderes av flere personer under ulike profiler, og resultatene av hele vurderingsprosessen må være tilstrekkelig registrert;
• den etiske påliteligheten til kandidatene og fraværet av potensielle eller aktuelle interessekonflikter skal kontrolleres;
• godtgjørelsen og eventuelle bonuser må være i samsvar med rollen, ansvaret og selskapets retningslinjer.

4.2 Personalopplæring
For å spre tilstrekkelig bevissthet og forståelse av innholdet i denne modellen, krever E-REPAIR at alle dets ansatte som innehar leder-, administrasjons-, ledelses- og kontrollstillinger, deltar i et obligatorisk opplæringsprogram mot korrupsjon. Opplæringsprogrammet vil bli modulert i samsvar med deres posisjoner i aktiviteter som er i fare for korrupsjon.
Opplæringsprogrammet administreres av Personalavdelingen.
E-REPAIR krever også at det i løpet av de første seks månedene etter ansettelse, og når det anses nødvendig (for eksempel etter betydelige endringer i innholdet i antikorrupsjonsmodellen og/eller antikorrupsjonsloven), holdes kurs om denne antikorrupsjonsmodellen og om anti-korrupsjon. -korrupsjonslover for å øke bevisstheten om prinsippene, forpliktelsene og deres gjennomføringsmåte.
Personalavdelingen er ansvarlig for å planlegge kurset, oppbevare materialet som leveres og registrere deltakere, samt for å holde all informasjon i samsvar med gjeldende lover.
Anti-korrupsjonsmodellen er tilgjengelig på https://www.e-repair.com.

All forretningsvirksomhet, i tillegg til å være gjenstand for spesifikke kontroller utført i løpet av driften, skal utføres i samsvar med følgende prinsipper:

• oppdagelse og segregering av aktiviteter/prosesser ved å implementere både organisatoriske verktøy, som separasjon av oppgaver og ansvar, og verktøy for tilgang til informasjon og data, hvis tilgjengelighet må avhenge av ansvaret som er tildelt personalet;
• vedtak og implementering av tilstrekkelig internt regelverk for å definere driftsmetodene for betydelige prosesser og aktiviteter;
• identifikasjon av personer som er kvalifisert til å utføre visse kontroll- og autorisasjonsaktiviteter og tildeling av passende fullmakter og ansvar i tråd med de tildelte oppgavene;
• sporbarhet av alle utførte operasjoner og vedlikehold av regnskap og bøker.

E-REPAIR Human Resources-avdelingen er ansvarlig for uavhengig å undersøke og evaluere effektiviteten til internkontroll, basert på sin egen forretningsplan.
Overvåking er rettet mot å kontrollere samsvar med Anti-korrupsjonssystemet som helhet, inkludert samsvar med Anti-korrupsjonsmodellen. Personalavdelingen rapporterer til ledelsen.
Når den anser det som hensiktsmessig og som foreskrevet av selskapets prosedyrer, informerer den ledelsen om vesentlige omstendigheter og fakta, eller enhver presserende utstedelse knyttet til modellen som dukket opp under overvåkingsaktiviteter.
Legal Support Unit for anti-korrupsjon gjennomgår denne modellen med jevne mellomrom for å sikre effektiviteten.

E-REPAIR-personell vil måtte rapportere alle påståtte eller åpenbare brudd på denne antikorrupsjonsmodellen og/eller interne og/eller eksterne forskrifter, etiske prinsipper eller enhver antikorrupsjonslov fra selskapet, en kollega, en frilansarbeider eller en tredjepart, inkludert eventuelle ulovlige forespørsler eller tilbud om urettmessige betalinger mottatt fra dem.
Rapporter skal sendes til Anti-korrupsjonsenheten samt til tilsynsorganet.

Rapportene kan lages gjennom følgende:

• anonymt skjema på E-Repair-nettstedet, Anti-korrupsjonsseksjonen

Unnlatelse av at en ansatt rapporterer en kjent eller påstått ulovlig handling som han eller hun har blitt oppmerksom på, vil føre til iverksetting av disiplinære sanksjoner.
Ingen disiplinære sanksjoner vil bli iverksatt i tilfelle de ansatte nekter å handle på en måte som bryter med denne antikorrupsjonsmodellen, selv om dette resulterer i at E-REPAIR mister virksomhet, eller har en negativ effekt på planene deres.
E-REPAIR vil ikke tolerere noen form for gjengjeldelse mot en ansatt som rapporterer en mistenkt episode av ulovlig oppførsel.
Varslerne er garantert beskyttelse mot enhver form for gjengjeldelse, diskriminering eller straff, underlagt lovens forpliktelser og beskyttelsen av rettighetene til selskapet eller enkeltpersoner i tilfelle instrumentell bruk eller anklager fremsatt i ond tro.

Interessekonflikt - situasjon som oppstår når en part som har fått et visst beslutningsansvar har personlige og/eller faglige interesser som strider mot habiliteten som kreves av nevnte ansvar, som kan svekkes av disse interessene.

Rådgivning - tjenester som tar sikte på å gi en spesialistuttalelse eller profesjonelle tjenester av intellektuell karakter som tar sikte på å definere retningslinjer, handlingsplaner eller mulighetsstudier for å støtte ledelsesbeslutninger om spesifikke spørsmål (for eksempel strategiske/ledelsesspørsmål) vurdert som prioriteringer for forretningsutvikling og/eller bedriftsutvikling vet hvordan.

Betydelig kontakt - Enhver direkte eller indirekte kontakt knyttet til:

• ethvert forhold til en offentlig tjenestemann;
• undersøkelser, inspeksjoner, tillatelser, registreringer av offentlig forvaltning;
• ethvert potensial eller aktuell med en offentlig administrasjon eller enhver aktivitet som involverer et administrativt organ eller et selskap eid eller kontrollert av en offentlig administrasjon, et politisk parti eller en internasjonal offentlig organisasjon;
• enhver annen forhandling, avtale eller møte med et administrativt organ eller en internasjonal offentlig organisasjon eller en offentlig tjenestemann, med unntak av møter som ikke involverer støtte fra noen posisjon, dersom disse møtene er med en offentlig tjenestemann som opptrer i hans ministerium, administrativ eller rettslig kapasitet, og med det eneste formål å be om en tolkning eller mening om anvendelsen av regler, forklaring av prosedyrer, innsending av dokumenter til administrasjonen eller juridiske aspekter av en privat operasjon;
• enhver kontakt med privatpersoner som innehar toppstillinger eller personer direkte underlagt ledelse eller tilsyn av en av topplederne i et selskap eller konsortium som kan innebære å gi, motta eller love penger eller andre fordeler, for dem selv eller andre, i for å utføre eller utelate handlinger som bryter forpliktelsene til de nevnte subjektene, med skade på selskapet de tilhører;
• andre lignende aktiviteter.

Aktiv korrupsjon - bevisst handling fra noen som direkte eller indirekte lover eller gir en økonomisk fordel eller annen fordel til en offentlig tjenestemann eller privatperson for seg selv eller for tredjeparter, for å handle eller nekte å handle i samsvar med deres plikter eller som krenker deres offisielle forpliktelser eller lojalitetsplikt.

Direkte korrupsjon - korrupsjonshandling utført direkte av en person til en annen.

Indirekte korrupsjon - korrupsjonshandling utført av en tredjepart som handler på vegne av en annen person.

Passiv korrupsjon - handling besluttet av enhver som direkte eller indirekte mottar eller ber om eller aksepterer løfter om å oppnå en økonomisk fordel eller annen fordel fra en offentlig tjenestemann eller privat part, for seg selv eller for tredjeparter, om å handle eller nekte å handle i samsvar med sine plikter eller i utøvelsen av sine funksjoner i strid med deres offisielle forpliktelser eller lojalitetsforpliktelsen.

Due diligence – I antikorrupsjonssammenheng betyr det å samle nok bevis, innenfor juridiske rammer, for å kunne fastslå om en partner overholder Anti-korrupsjonskravene definert av E-REPAIR med henvisning til gjeldende prosedyre. Denne evalueringsaktiviteten kan også gjennomføres på jevnlig basis for å samle eventuelle nyttige elementer for evalueringen av motparten. Tilrettelegging – se 'Tilrettelagt betaling'.

Offentlig tjenestemann dette refererer vanligvis til enhver offentlig tjenestemann, inkludert, men ikke begrenset til, valgte eller utnevnte tjenestemenn; enhver ansatt eller annen person som handler på vegne av eller i navnet til en offentlig tjenestemann, organ, byrå eller selskap som utfører en statlig funksjon; enhver ansatt eller annen person som handler på vegne av en enhet som helt eller delvis holdes eller kontrolleres av myndighetene; ethvert politisk parti, tjenestemann, ansatt eller annen person som handler på vegne av eller i navnet til et politisk parti eller en hvilken som helst kandidat til offentlige verv; enhver ansatt eller person som handler på vegne av en offentlig internasjonal organisasjon (som FN eller Verdensbanken). Denne definisjonen inkluderer alle tjenestemenn og ansatte i selskaper som eies eller kontrolleres, selv delvis, av myndighetene, inkludert alle ansatte i selskaper og byråer som eies av myndighetene, selv om disse selskapene drives som private virksomheter

Rettsmedisinsk gjennomgang - kontroller rettet mot å identifisere og vurdere eventuelle mangler ved internkontrollsystemet og/eller eventuelle mistenkelige transaksjoner utført av tredjeparter som det er i ferd med å etableres et forhold til.

Anti-korrupsjonslover - Anti-korrupsjonslover - inkluderer den italienske straffeloven, lovdekret 231/2001 og andre gjeldende bestemmelser, FCPA, UK Bribery Act og annen offentlig og kommersiell lov mot korrupsjon som er gjeldende over hele verden og internasjonale anti-korrupsjonsavtaler, som f.eks. som konvensjonen om bekjempelse av bestikkelser av utenlandske offentlige tjenestemenn i internasjonale forretningstransaksjoner og FNs konvensjon mot korrupsjon.

Fellesforetak – en avtale mellom ett eller to selskaper, selv fra forskjellige land, for å oppnå et spesifikt forretningsmål, dele risikoen og utnytte deres respektive ferdigheter og rettet mot å opprette joint ventures, konsortier, midlertidige forretningsforeninger (ATI), foreninger, samarbeidsavtaler eller andre enheter, inkludert juridiske personer, som E-REPAIR har en interesse i.

Gave – gjenstand gitt vederlagsfritt som en ensidig handling uten noe tilbake.

Tilrettelagt betaling – uoffisielle utbetalinger til fordel for en offentlig tjenestemann, for å fremskynde, lette eller sikre gjennomføringen av en rutinemessig aktivitet eller aktivitet forutsatt som en del av deres plikter av offentlige tjenestemenn.

Profesjonell ytelse – tjenester av intellektuell karakter som skal leveres av tredjeparter for å sikre forretningskontinuitet (for eksempel utvelgelse/opplæring av ansatte, teknisk støtte, IT osv.) som det kreves spesifikk kunnskap, ferdigheter eller ressurser for eller som ikke er tilgjengelig for øyeblikket i selskapet, eller som i henhold til loven skal overlates til tredjeparter.

E-REPARASJON prosedyrer – E-REPAIR-prosedyrer som styrer forretningsprosesser også for å forhindre korrupsjonsrisiko.

Rødt flagg – enhver omstendighet eller hendelse som kan signalisere et brudd på antikorrupsjonslovene, prinsippene for antikorrupsjonsmodellen eller retningslinjer, i forhold til en potensielt risikabel situasjon.

Tilstede – se 'Gave'.

Sosial solidaritet – gratis aktivitet utført til fordel for «mennesker i nød og vanskeligstilte grupper» for å tilby sosial støtte, helsehjelp, sosio-rehabiliteringsstøtte og beskyttelse av rettigheter.

Utgifter til gjestfrihet – utgifter til underholdning (for eksempel utgifter til reise, mat og losji) til vertsleverandører, kunder eller andre parter, i forbindelse med forretningsvirksomheten.

Underholdningsutgifter – levering av varer eller tjenester vederlagsfritt, som følge av relasjonsforpliktelser og/eller gjestfrihetsplikter, på grunnlag av kommersiell praksis i bransjen og i forhold til forretningsvirksomheten.

Bestikkelser – et tilbud, betaling eller løfte om noe av verdi (for eksempel penger eller andre fordeler) som har til hensikt å få mottakeren til å misbruke sin offisielle stilling eller å påvirke individet i utførelsen av sine plikter og til å oppmuntre dem til å opptre uærlig.

Tredjepart – en fysisk eller juridisk person utenfor E-REPAIR (for eksempel leverandører, kunder osv.

Betydelig tredjepart – enhver juridisk person eller fysisk person, som ikke er en ansatt, som handler i navnet til og/eller på vegne av E-REPAIR og som kan ha kontakt med en offentlig tjenestemann eller en privat enhet når de utfører jobben hans/hennes i navnet til og/eller på vegne av E-REPAIR (som partnere i Joint Ventures, konsulenter, juridiske personer involvert i ekstraordinære transaksjoner, etc.).

Anti-korrupsjonsenhet – enhet opprettet av ledelsen, ansvarlig for å gi informasjon om antikorrupsjonssaker og avklaringer om:

• innholdet i modellen og retningslinjene og antikorrupsjonslovene som er gjeldende i Italia eller i landet der konsernet opererer;
• anvendelsen av bestemmelsene i modellen og i anti-korrupsjonsretningslinjene også med hensyn til anti-korrupsjonsbestemmelsene som er gjeldende i landet der den opererer.