Zasady i procedury antykorupcyjne
Zaangażowanie E-REPAIR w walkę z korupcją
E-REPAIR zapobiega żądaniu, obiecywaniu, oferowaniu lub przyjmowaniu jakichkolwiek prezentów, gratyfikacji lub korzyści, czy to potencjalnych lub rzeczywistych, przez lub na rzecz osób, które nie pracują dla Spółki, niezależnie od tego, czy są to funkcjonariusze publiczni lub funkcjonariusze służb publicznych, przedstawiciele rządu, pracownicy publiczni lub prywatni obywatele, zarówno z Włoch, jak i z innych krajów, które mogłyby określać nielegalne zachowanie, lub w każdym razie być interpretowane przez bezstronnego obserwatora, jako mające na celu uzyskanie korzyści, nawet pozaekonomicznej, uznanej za istotną zgodnie z powszechnym przekonaniem, mające również na celu ułatwienie lub zagwarantowanie świadczenia usług w każdym przypadku należnych w ramach prowadzonej działalności zajęcia.
Każdy pracownik i dyrektor ma obowiązek przeczytać i zrozumieć treść niniejszej polityki oraz postępować zgodnie z jej zasadami, a także obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami.
Każdy pracownik i dyrektor ma obowiązek przeczytać i zrozumieć treść niniejszej polityki oraz postępować zgodnie z jej zasadami, a także obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami.
1 ZAKRES
1.1 Wstęp Firma
E-REPAIR wdrożyła niniejszy Model Antykorupcyjny zgodnie z normami etycznymi oraz międzynarodowymi i krajowymi przepisami dotyczącymi przeciwdziałania korupcji we wszystkich jej formach, zarówno bezpośredniej, jak i pośredniej, a także rzetelności, przejrzystości i poprawności w wykonywaniu swoich działalność biznesowa.
Model został zatwierdzony uchwałą Zarządu E-REPAIR i jednocześnie zostały wskazane osoby odpowiedzialne za wdrożenie Modelu.
E-REPAIR promuje, w miarę możliwości, przyjęcie i przestrzeganie standardów określonych przez ten Model przez firmy lub podmioty powiązane z firmą (konsorcja, tymczasowe stowarzyszenia, wspólne przedsięwzięcia itp.).
Począwszy od dnia wdrożenia niniejszego Wzoru, wszelkie umowy z podmiotami trzecimi, które powinny reprezentować E-REPAIR przed podmiotami trzecimi, będą zawierały szczegółowe klauzule dotyczące przestrzegania zasad postępowania określonych niniejszym Wzorem.
1.2 Cele i treść
E-REPAIR zgodnie z postanowieniami Kodeksu Etycznego zobowiązuje się do prowadzenia swojej działalności zgodnie z zasadami etycznymi oraz obowiązującymi przepisami prawa.
Posiadanie narzędzia, które definiuje zasady i politykę prowadzenia działalności biznesowej zgodnie z postanowieniami głównych międzynarodowych regulacji antykorupcyjnych (ustawa „FCPA” o zagranicznych praktykach korupcyjnych oraz „UKBA” brytyjska ustawa antykorupcyjna) oraz z obowiązującymi w krajach, w których działa E-REPAIR i zgodnie z definicją kierownictwa firmy jest dla E-REPAIR niezwykle ważna.
Ten model przeciwdziałania korupcji jest wdrażany w celu zapewnienia systematycznych ram regulacyjnych przeciwdziałania korupcji, do których E-REPAIR będzie się odwoływać w celu zapobiegania czynnej i biernej korupcji, a w szczególności oferowania i otrzymywania pieniędzy, korzyści i/lub innych korzyści, lub płatności dokonane lub otrzymane przez jakąkolwiek osobę działającą w imieniu lub na rzecz Spółki w związku z działalnością biznesową, w celu zapewnienia zgodności z przepisami antykorupcyjnymi.
Model będzie zatem przewodnikiem odnoszącym się do zagrożeń korupcyjnych, które mogą wystąpić przy wykonywaniu działalności biznesowej. Należy również zauważyć, że w przypadku, gdyby przepisy prawa miejscowego były bardziej restrykcyjne niż niniejszy Wzór, E-REPAIR zobowiązuje się do ich przestrzegania. Jednak żaden Model nie jest w stanie uregulować wszystkich potencjalnych sytuacji, które mogą faktycznie wystąpić. Dlatego zachęca się pracowników do zwracania się do przełożonych o wszelkie informacje dotyczące konkretnych faktów i okoliczności, które mogą dotyczyć tych kwestii.
E-REPAIR wdrożyła niniejszy Model Antykorupcyjny zgodnie z normami etycznymi oraz międzynarodowymi i krajowymi przepisami dotyczącymi przeciwdziałania korupcji we wszystkich jej formach, zarówno bezpośredniej, jak i pośredniej, a także rzetelności, przejrzystości i poprawności w wykonywaniu swoich działalność biznesowa.
Model został zatwierdzony uchwałą Zarządu E-REPAIR i jednocześnie zostały wskazane osoby odpowiedzialne za wdrożenie Modelu.
E-REPAIR promuje, w miarę możliwości, przyjęcie i przestrzeganie standardów określonych przez ten Model przez firmy lub podmioty powiązane z firmą (konsorcja, tymczasowe stowarzyszenia, wspólne przedsięwzięcia itp.).
Począwszy od dnia wdrożenia niniejszego Wzoru, wszelkie umowy z podmiotami trzecimi, które powinny reprezentować E-REPAIR przed podmiotami trzecimi, będą zawierały szczegółowe klauzule dotyczące przestrzegania zasad postępowania określonych niniejszym Wzorem.
1.2 Cele i treść
E-REPAIR zgodnie z postanowieniami Kodeksu Etycznego zobowiązuje się do prowadzenia swojej działalności zgodnie z zasadami etycznymi oraz obowiązującymi przepisami prawa.
Posiadanie narzędzia, które definiuje zasady i politykę prowadzenia działalności biznesowej zgodnie z postanowieniami głównych międzynarodowych regulacji antykorupcyjnych (ustawa „FCPA” o zagranicznych praktykach korupcyjnych oraz „UKBA” brytyjska ustawa antykorupcyjna) oraz z obowiązującymi w krajach, w których działa E-REPAIR i zgodnie z definicją kierownictwa firmy jest dla E-REPAIR niezwykle ważna.
Ten model przeciwdziałania korupcji jest wdrażany w celu zapewnienia systematycznych ram regulacyjnych przeciwdziałania korupcji, do których E-REPAIR będzie się odwoływać w celu zapobiegania czynnej i biernej korupcji, a w szczególności oferowania i otrzymywania pieniędzy, korzyści i/lub innych korzyści, lub płatności dokonane lub otrzymane przez jakąkolwiek osobę działającą w imieniu lub na rzecz Spółki w związku z działalnością biznesową, w celu zapewnienia zgodności z przepisami antykorupcyjnymi.
Model będzie zatem przewodnikiem odnoszącym się do zagrożeń korupcyjnych, które mogą wystąpić przy wykonywaniu działalności biznesowej. Należy również zauważyć, że w przypadku, gdyby przepisy prawa miejscowego były bardziej restrykcyjne niż niniejszy Wzór, E-REPAIR zobowiązuje się do ich przestrzegania. Jednak żaden Model nie jest w stanie uregulować wszystkich potencjalnych sytuacji, które mogą faktycznie wystąpić. Dlatego zachęca się pracowników do zwracania się do przełożonych o wszelkie informacje dotyczące konkretnych faktów i okoliczności, które mogą dotyczyć tych kwestii.
2. REFERENCJE
2.1 Przepisy antykorupcyjne
Na świecie istnieje kilka przepisów antykorupcyjnych. Przekupstwo urzędników publicznych jest uważane za przestępstwo w prawie wszystkich krajach; w niektórych krajach przekupstwo funkcjonariuszy publicznych z innych krajów jest również uważane za przestępstwo. Ponadto w wielu krajach przekupstwo między osobami prywatnymi jest również zabronione. Włochy, z niedawną ustawą nr. 190 z dnia 6.11.2012 r., mający na celu wykonanie postanowień Konwencji Strasburskiej z dnia 27.01.1999 r.
Przepisy antykorupcyjne w skrócie:
Należy również zauważyć, że w celu maksymalizacji skuteczności sankcji, Spółka i jej Pracownicy są uznawani za solidarnie odpowiedzialnych za wszelkie naruszenia przepisów antykorupcyjnych.
2.2 Role i obowiązki
Wszyscy odbiorcy powinni przeczytać, zrozumieć i wdrożyć niniejszy Model przeciwdziałania korupcji. Model ten jest okresowo weryfikowany, jeśli krajowe i międzynarodowe przepisy antykorupcyjne, zwane Dobrymi Praktykami, podlegają zmianom lub interpretacji orzeczniczej. Zaktualizowana wersja tego modelu jest dostępna na stronie internetowej E-REPAIR pod adresem https://www.e-repair.com. Jeżeli wymagane są wyjaśnienia dotyczące treści Modelu – w tym stosowania środków w nim zawartych – włoskich przepisów antykorupcyjnych lub przepisów obowiązujących w kraju, w którym Grupa prowadzi działalność, lub stosowania przepisów zawartych w tym Modelu w odniesieniu do przepisów antykorupcyjnych kraju, w którym prowadzi się działalność, lub w celu uzyskania jakichkolwiek innych informacji, wszyscy odbiorcy są proszeni o zwrócenie się do kierownictwa firmy.
Funkcja: Jednostka Antykorupcyjna Kontakty i zgłoszenia: wypełnienie anonimowego formularza na stronie E-Repair,
Sekcja antykorupcyjna
2.3 System sankcji
Polityki i procedury zawarte w Modelu Antykorupcyjnym będą stanowić integralną część korporacyjnego programu zgodności E-REPAIR. Każdy pracownik lub pracownik niezależny, który nie przestrzega postanowień niniejszego Modelu lub nie zgłasza żadnego znanego lub podejrzewanego niezgodnego z prawem zachowania, podlega postępowaniu dyscyplinarnemu w zależności od rodzaju naruszenia (w tym sankcjom wymienionym w obowiązującej umowie o pracę, zwolnieniu i zawieszenie w pracy i czynności prawne).
Kierownicy powinni aktywnie zachęcać swoich pracowników do przestrzegania zasad i procedur zawartych w niniejszym Modelu, bez ignorowania dowodów jakichkolwiek naruszeń. Będą podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu, jeśli dowiedzą się lub będą mieli powody, by sądzić – z uzasadnionych powodów – że zachowanie zabronione przez te zasady i procedury jest popełniane przez pracowników pod ich nadzorem, bez podejmowania jakichkolwiek działań odstraszających lub niezbędnych środków naprawczych.
Na świecie istnieje kilka przepisów antykorupcyjnych. Przekupstwo urzędników publicznych jest uważane za przestępstwo w prawie wszystkich krajach; w niektórych krajach przekupstwo funkcjonariuszy publicznych z innych krajów jest również uważane za przestępstwo. Ponadto w wielu krajach przekupstwo między osobami prywatnymi jest również zabronione. Włochy, z niedawną ustawą nr. 190 z dnia 6.11.2012 r., mający na celu wykonanie postanowień Konwencji Strasburskiej z dnia 27.01.1999 r.
Przepisy antykorupcyjne w skrócie:
- ogólnie przepisy antykorupcyjne zabraniają płatności dokonywanych bezpośrednio lub pośrednio – w tym płatności dokonywanych na rzecz kogokolwiek ze świadomością, że płatność ta zostanie przekazana urzędnikowi publicznemu lub osobie prywatnej – a także ofert lub obietnic płatności lub innych korzyści w celach korupcyjnych na rzecz Urzędników Publicznych lub osób prywatnych;
- przepisy antykorupcyjne wymagają, aby firmy wyposażały się i prowadziły księgi, rejestry i zapisy księgowe, które z należytą szczegółowością dokładnie i prawidłowo odzwierciedlają operacje, wydatki (nawet jeśli nie są „istotne” z księgowego punktu widzenia), nabywanie i zbywanie aktywa.
Należy również zauważyć, że w celu maksymalizacji skuteczności sankcji, Spółka i jej Pracownicy są uznawani za solidarnie odpowiedzialnych za wszelkie naruszenia przepisów antykorupcyjnych.
2.2 Role i obowiązki
Wszyscy odbiorcy powinni przeczytać, zrozumieć i wdrożyć niniejszy Model przeciwdziałania korupcji. Model ten jest okresowo weryfikowany, jeśli krajowe i międzynarodowe przepisy antykorupcyjne, zwane Dobrymi Praktykami, podlegają zmianom lub interpretacji orzeczniczej. Zaktualizowana wersja tego modelu jest dostępna na stronie internetowej E-REPAIR pod adresem https://www.e-repair.com. Jeżeli wymagane są wyjaśnienia dotyczące treści Modelu – w tym stosowania środków w nim zawartych – włoskich przepisów antykorupcyjnych lub przepisów obowiązujących w kraju, w którym Grupa prowadzi działalność, lub stosowania przepisów zawartych w tym Modelu w odniesieniu do przepisów antykorupcyjnych kraju, w którym prowadzi się działalność, lub w celu uzyskania jakichkolwiek innych informacji, wszyscy odbiorcy są proszeni o zwrócenie się do kierownictwa firmy.
- Jednostka antykorupcyjna
Funkcja: Jednostka Antykorupcyjna Kontakty i zgłoszenia: wypełnienie anonimowego formularza na stronie E-Repair,
Sekcja antykorupcyjna
2.3 System sankcji
Polityki i procedury zawarte w Modelu Antykorupcyjnym będą stanowić integralną część korporacyjnego programu zgodności E-REPAIR. Każdy pracownik lub pracownik niezależny, który nie przestrzega postanowień niniejszego Modelu lub nie zgłasza żadnego znanego lub podejrzewanego niezgodnego z prawem zachowania, podlega postępowaniu dyscyplinarnemu w zależności od rodzaju naruszenia (w tym sankcjom wymienionym w obowiązującej umowie o pracę, zwolnieniu i zawieszenie w pracy i czynności prawne).
Kierownicy powinni aktywnie zachęcać swoich pracowników do przestrzegania zasad i procedur zawartych w niniejszym Modelu, bez ignorowania dowodów jakichkolwiek naruszeń. Będą podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu, jeśli dowiedzą się lub będą mieli powody, by sądzić – z uzasadnionych powodów – że zachowanie zabronione przez te zasady i procedury jest popełniane przez pracowników pod ich nadzorem, bez podejmowania jakichkolwiek działań odstraszających lub niezbędnych środków naprawczych.
3. OGÓLNA POLITYKA ANTYKORUPCYJNA
E-REPAIR zabrania:
Zgodność z Modelem przeciwdziałania korupcji jest obowiązkowa dla całego Personelu E-REPAIR oraz, jeśli to dotyczy, dla Partnerów, Właściwych Osób Trzecich i ogólnie osób trzecich, które pracują dla E-REPAIR; i w szczególności:
3.1 Administracja publiczna
Liczne transakcje między Spółką a Administracją Publiczną (zwaną dalej „PA”) mogą stwarzać potencjalne sytuacje ryzyka, ponieważ E-REPAIR może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za faktyczne lub usiłowane akty korupcji podjęte lub usiłowane z Urzędnikami Publicznymi, którzy mogą żądać nienależnych korzyści w celu działania z naruszeniem swoich obowiązków lub obowiązków służbowych.
Kontakty z Administracją Publiczną dotyczą głównie następujących kategorii:
E-REPAIR zabrania jakiejkolwiek formy nienależnych płatności, korzyści lub innych korzyści na rzecz Urzędnika Publicznego z naruszeniem Modelu Antykorupcyjnego i obowiązujących przepisów antykorupcyjnych, nawet jeśli jest to wyraźnie wymagane lub jeśli jest to zwyczajowo przyjęte w niektórych środowiskach, a to stwarza wszelkiego rodzaju niekorzystne dla E-REPAIR lub jej personelu. E-REPAIR wymaga również od swojego Personelu niezwłocznego powiadamiania o wszelkich niezgodnych z prawem żądaniach otrzymanych od Urzędników Publicznych lub wątpliwościach, które pojawiają się w sposobie prowadzenia relacji z nimi.
3.2 Osoby trzecie
E-REPAIR wymaga, aby wszelkie relacje z podmiotami trzecimi (kontrahentami, konsultantami, dostawcami oraz innymi osobami fizycznymi, prawnymi i innymi podmiotami) utrzymywane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej charakteryzowały się rzetelnością i przejrzystością oraz opierały się na identyfikowalnych źródłach informacji oraz aby przestrzegają przepisów antykorupcyjnych i wszystkich innych obowiązujących przepisów.
3.2.1 Dostawcy i klienci
Działania korupcyjne prowadzone przez lub na rzecz dostawców E-REPAIR (w tym podwykonawców) lub klientów podlegają przepisom antykorupcyjnym i mogą pociągać za sobą odpowiedzialność samego E-REPAIR, ponieważ są oni uważani za zagrożonych korupcją. Na przykład klient może wymagać od Spółki współpracy z określonym dostawcą, z którym klient ma pewne relacje, w celu uzyskania osobistych korzyści. E-REPAIR zabrania jakichkolwiek zachowań sprzecznych z zasadami Modelu Antykorupcyjnego, za które E-REPAIR nie ponosi odpowiedzialności.
Aby zapobiegać takim zachowaniom – potencjalnie szkodliwym dla interesów i praw firmy – E-REPAIR wymaga od wszystkich swoich dostawców i klientów przestrzegania norm etycznych ustalonych przez firmę oraz obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów antykorupcyjnych, przy wykonywaniu prowadzimy działalność gospodarczą z firmą E-REPAIR.
Jeżeli kontrahent posiada własny Model Organizacji, Zarządzania i Kontroli zgodnie z Rozporządzeniem Legislacyjnym 231/2001 (zwany dalej także Modelem Organizacyjnym), Modelem Antykorupcyjnym lub Kodeksem Etycznym, E-REPAIR sprawdza, czy zasady zawarte w nich odzwierciedlają te przyjęte przez E-REPAIR.
E-REPAIR rozwiąże umowę w przypadku naruszenia przepisów antykorupcyjnych lub obowiązków antykorupcyjnych przewidzianych w umowie.
W odniesieniu do umów o doradztwo i usługi profesjonalne, E-REPAIR wymaga stosowania praktyk opartych na podstawowych zasadach uczciwości, przejrzystości i identyfikowalności źródeł informacji, również zgodnie z Ustawą antykorupcyjną i wszystkimi innymi obowiązującymi przepisami prawa.
W szczególności przyjmuje się następujące zasady:
Proces zakupowy i czynności z nim związane są szczegółowo uregulowane w procedurach firmy E-REPAIR. Niniejsze procedury i wytyczne identyfikują role i obowiązki kluczowych uczestników tego procesu oraz określają warunki uczciwego, przejrzystego wyboru i zarządzania dostawcami, a także procedury ich raportowania i kontroli oraz zarządzania ważną dokumentacją i monitorowania płatności.
3.3 Znaczące strony trzecie
Właściwa strona trzecia oznacza każdą osobę prawną lub osobę fizyczną, która nie jest pracownikiem, która działa w imieniu i/lub na rzecz E-REPAIR i która może mieć kontakt z Urzędnikiem Publicznym lub podmiotem prywatnym podczas wykonywania swoich /jej pracy w imieniu i/lub w imieniu E-REPAIR. Istotne osoby trzecie dzielą się na następujące kategorie:
E-REPAIR może współpracować z osobami prawnymi w celu pozyskiwania lub opracowywania lub zarządzania zamówieniami również na podstawie dowolnego narzucenia lokalnego ustawodawstwa krajów, w których działa. Partner to osoba prawna, która dzieli ryzyko związane z inwestycją, zyski lub własność transakcji. Te rodzaje współpracy mogą przybierać formę spółek celowych dozwolonych przez lokalne prawo lub spółek joint venture i innych umów partnerskich.
Ważne jest, aby E-REPAIR znał swoich potencjalnych partnerów i był w stanie ocenić istniejące lub potencjalne ryzyko wynikające ze strony kontrahenta, który nie działa zgodnie z zasadami etycznymi ustanowionymi przez E-REPAIR. W tym sensie Spółka wymaga od wszystkich swoich pracowników, kierowników i dyrektorów zwracania szczególnej uwagi na wybór i ocenę swoich partnerów.
Niniejszy Model Antykorupcyjny, który stanowić będzie jego integralną część, określa wymagania dotyczące wyboru, negocjacji i monitorowania działań prowadzonych przez tych partnerów. Niniejsze zasady postępowania dotyczą wszystkich relacji pomiędzy Spółką a jej partnerami.
3.3.2 Konsultanci, profesjonalni usługodawcy i pracownicy niezależni
E-REPAIR może korzystać z usług konsultantów, profesjonalnych usługodawców i niezależnych pracowników w prowadzeniu swojej działalności. Gdy podmioty te działają w imieniu i/lub na rzecz E-REPAIR i mają kontakty z urzędnikiem państwowym lub podmiotem prywatnym, podczas wykonywania swoich obowiązków należą do kategorii znaczących stron trzecich, co sprawia, że konieczne jest przeprowadzenie dalsze kontrole i kontrole.
Ważna jest ocena konsultantów, profesjonalnych usługodawców i freelancerów oraz uzyskanie informacji o tym, czy któryś z nich podejmował działania zakazane przez Model Antykorupcyjny lub czy istnieje uzasadnione prawdopodobieństwo, że mogą być.
Procedury należytej staranności określają kryteria i procedury kontrolne mające na celu ocenę ryzyka związanego z nawiązywaniem relacji z konsultantami, profesjonalnymi usługodawcami oraz pracownikami niezależnymi.
3.3.4 Osoby trzecie zaangażowane w transakcje nadzwyczajne
W przypadku transakcji nadzwyczajnych, takich jak fuzja, przejęcie lub zbycie, E-REPAIR może przeprowadzić badanie due diligence spółki zaangażowanej w transakcję.
W szczególności działalność ta, prowadzona również za pośrednictwem doradców zewnętrznych, obejmuje:
3.4 Płatności specjalne
E-REPAIR zabrania płatności lub bezpośrednich lub pośrednich obietnic płatności, korzyści lub innych korzyści urzędnikom publicznym w celu przyspieszenia, faworyzowania lub zabezpieczenia rutynowych i nieuznaniowych usług, które w przeciwnym razie byłyby normalną częścią ich obowiązków, takich jak:
3.5 Sponsoring
Działalność sponsorska podlega przepisom antykorupcyjnym. E-REPAIR zwraca uwagę na wszelkie możliwe osobiste i/lub korporacyjne konflikty interesów związane z jakąkolwiek działalnością sponsoringową, które mogłyby narazić Spółkę na ryzyko korupcji.
Sponsoring może być udzielony tylko wtedy, gdy jest to jeden z projektów, których jedynym celem jest promocja marki, tworzenie widoczności i pozytywnej reputacji E-REPAIR.
Aby sponsoring nie mógł zataić korzyści dla osoby trzeciej w celu uzyskania nienależnej korzyści dla Spółki, wszystkie umowy sponsoringowe muszą być sporządzone na piśmie.
E-REPAIR ustanowił metody autoryzacji, zawierania i zarządzania umowami sponsorskimi, które muszą spełniać następujące zasady:
W stosownych przypadkach beneficjent może zostać poproszony o przedstawienie oświadczeń i zapewnień dotyczących wykorzystania darowizn lub, w razie potrzeby, musi zostać zobowiązany do dostarczenia innych narzędzi sprawozdawczych, aby można było monitorować przekazane środki finansowe.
3.8 Wydatki na rozrywkę i gościnność, upominki i inne korzyści
3.8.1 Koszty rozrywki, podróży i gościnności
Wizyty w siedzibie głównej, spotkania poza biurem i inne transakcje biznesowe, które mogą wiązać się z zapłatą lub zwrotem kosztów podróży i powiązanych wydatków przez Spółkę (na przykład transport, zakwaterowanie, posiłki i inne koszty) poniesionych przez Urzędników Publicznych lub pracowników lub dyrektorów klienta lub partnera biznesowego i/lub dostawcy może generować ryzyko korupcji.
Wydatki rozrywkowe i hotelarskie to koszty ponoszone przez E-REPAIR przy zakupie towarów lub usług dla osób fizycznych, firm lub osób trzecich, które są uzasadnione działaniami marketingowymi lub mają na celu promocję marki firmy. Ich główną cechą charakterystyczną jest to, że nie należy ich brać pod uwagę.
Wszystkie wydatki na rozrywkę należy dokładnie i przejrzyście rejestrować w dokumentacji księgowej Spółki, z wystarczającą szczegółowością. Muszą one być poparte odpowiednią dokumentacją określającą nazwiska beneficjentów i cel płatności.
Wydatki na rozrywkę muszą być rozsądne i poniesione w dobrej wierze oraz posiadać następujące cechy:
3.8.2 Prezenty i upominki
Prezenty lub inne korzyści mogą być wręczane lub otrzymywane w ramach zwykłej uprzejmości biznesowej, jeżeli nie zagrażają uczciwości i/lub reputacji żadnej ze stron i gdy bezstronny obserwator nie może ich zinterpretować jako mające na celu zobowiązanie do wdzięczności lub uzyskania nienależnej korzyści. E-REPAIR wprowadził zakaz wręczania lub przyjmowania, bezpośrednio lub pośrednio, wszelkiego rodzaju prezentów mających na celu uzyskanie nienależnej korzyści osobistej lub biznesowej lub jakiegokolwiek prezentu, który mógłby być interpretowany jako taki.
Jedynymi dozwolonymi upominkami wręczanymi z powodów grzecznościowych są:
Ponadto wszystkie prezenty i upominki oferowane lub otrzymywane muszą być identyfikowane, a ich wartość i zaangażowane podmioty/firmy (lub beneficjenci i darczyńcy) muszą być określone.
3.9 Rachunkowość i księgowość
Główne przepisy antykorupcyjne nakładają określone wymagania na prowadzenie ksiąg rachunkowych, częściowo w celu zniechęcenia i ujawnienia wszelkich płatności lub wpływów dokonywanych w celu korupcji.
E-REPAIR stosuje procedury zapewniające prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości poprzez pełne i przejrzyste odzwierciedlenie faktów leżących u podstaw każdej transakcji. Wszystkie koszty, opłaty, wpływy, przychody, płatności i zobowiązania dotyczące wydatków muszą być niezwłocznie rejestrowane w sposób kompletny i dokładny oraz muszą posiadać odpowiednią dokumentację potwierdzającą wydaną zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa i wymogami systemu kontroli wewnętrznej.
Personel E-REPAIR nigdy nie wyrazi zgody na wystawienie faktury za usługi, które nie zostały wykonane lub były niezgodne z celem umowy, ani na pokrycie wydatków nietypowych, nadmiernych, źle opisanych lub źle udokumentowanych.
Żadne zapisy księgowe ani inne dokumenty związane z transakcją nie będą zmieniane ani zmieniane w jakikolwiek sposób, który mógłby sprawić, że prawdziwy charakter transakcji będzie niejasny lub fałszywy.
Żadna płatność nie zostanie zatwierdzona i/lub dokonana w imieniu E-REPAIR za pracę lub usługi, jeśli istnieje wyraźna lub dorozumiana umowa, że część płatności ma zostać wykorzystana na inny cel niż opisany w dokumentacji towarzyszącej płatności . Ukryte lub niezarejestrowane fundusze i konta są zabronione. Wymogi te dotyczą wszystkich transakcji, niezależnie od ich kwoty.
Ponadto wszyscy pracownicy będą przestrzegać wszystkich wymogów dotyczących sporządzania i składania zestawień wydatków.
- nakłaniania Funkcjonariusza Publicznego, Funkcjonariusza Służby Publicznej lub osoby prywatnej do nienależytego pełnienia jakiejkolwiek funkcji o charakterze publicznym lub jakiejkolwiek czynności związanej z działalnością gospodarczą spółki Grupy lub nagradzania go za jej pełnienie;
- wpływania na oficjalne działanie (lub zaniechanie) Urzędnika Publicznego lub Funkcjonariusza Służby Publicznej lub na jakąkolwiek decyzję z naruszeniem obowiązków służbowych;
- w celu uzyskania, zabezpieczenia lub utrzymania działalności gospodarczej lub nieuczciwej przewagi w związku z działalnością gospodarczą;
- w celu uzyskania, zabezpieczenia lub utrzymania korzyści biznesowej lub nieuczciwej przewagi nie tylko dla Spółki, ale także dla interesów osobistych lub członka rodziny lub znajomego – z naruszeniem zobowiązań lojalnościowych;
- bardziej ogólnie, do naruszenia obowiązujących przepisów prawa.
Zgodność z Modelem przeciwdziałania korupcji jest obowiązkowa dla całego Personelu E-REPAIR oraz, jeśli to dotyczy, dla Partnerów, Właściwych Osób Trzecich i ogólnie osób trzecich, które pracują dla E-REPAIR; i w szczególności:
- Personel E-REPAIR jest odpowiedzialny, każdy w części, która go dotyczy, za przestrzeganie Modelu Antykorupcyjnego. Ponadto kierownicy zespołów są odpowiedzialni za nadzór nad przestrzeganiem ich przez swoich współpracowników oraz za podejmowanie działań w celu zapobiegania, identyfikowania i zgłaszania wszelkich naruszeń;
- żadne działanie naruszające niniejszy Model Antykorupcyjny i/lub Przepisy Antykorupcyjne nie będzie w żadnym przypadku usprawiedliwiane ani tolerowane ze względu na fakt, że jest uważane za „zwyczajowe” w określonym sektorze i/lub w krajach, w których w którym działa Spółka. Żadne działanie nie może być narzucone ani zaakceptowane z naruszeniem niniejszego Modelu;
- wszelkie Osoby Trzecie, które naruszają niniejszy Model Antykorupcyjny i/lub Przepisy Antykorupcyjne, podlegają postanowieniom umownym (takim jak zawieszenie umowy, odszkodowanie za szkody, rozwiązanie umowy, zakończenie stosunków handlowych z E-REPAIR);
- warunki pracy nie zostaną w żaden sposób naruszone, jeśli Personel E-REPAIR odmówi przyjęcia zachowania sprzecznego z postanowieniami niniejszego Modelu Antykorupcyjnego i/lub Przepisów Antykorupcyjnych, nawet jeśli taka odmowa spowodowała utratę możliwości biznesowych lub miało inne szkodliwe konsekwencje dla firmy.
3.1 Administracja publiczna
Liczne transakcje między Spółką a Administracją Publiczną (zwaną dalej „PA”) mogą stwarzać potencjalne sytuacje ryzyka, ponieważ E-REPAIR może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za faktyczne lub usiłowane akty korupcji podjęte lub usiłowane z Urzędnikami Publicznymi, którzy mogą żądać nienależnych korzyści w celu działania z naruszeniem swoich obowiązków lub obowiązków służbowych.
Kontakty z Administracją Publiczną dotyczą głównie następujących kategorii:
- transakcje, w których PA jest klientem projektu – relacje te mogą prowadzić do ryzyka korupcji przy udzielaniu zamówienia, zarządzaniu kontraktem lub na jakimkolwiek innym etapie projektu, takim jak uzyskiwanie świadectw płatności od Inżyniera lub zatwierdzenia modyfikacji, rozszerzeń, wariantów, reklamacji, wadliwych lub nieistniejących prac, testów itp.;
- uzyskiwanie środków administracyjnych, za które odpowiada AP – czynności te mogą wiązać się z ryzykiem korupcji, podczas czynności związanych z uzyskiwaniem dokumentów/zezwoleń, które są wydawane przez AP (w tym koncesji, zezwoleń, rejestracji, koncesji i innych zgód niezbędnych do prowadzenia działalności), import lub eksport towarów, zarządzanie inspekcjami BHP itp.;
- wypełnianie obowiązków wobec PA – konieczność wypełniania tych obowiązków, w tym realizacji wymogów regulacyjnych, przeprowadzania określonych kontroli, składania oświadczeń itp. może prowadzić do zagrożeń korupcyjnych;
- inspekcje lub kontrole przeprowadzane przez PA – rozpatrywanie wniosków podczas inspekcji, kontroli, weryfikacji i dochodzeń itp., o które proszeni są kierownicy E-REPAIR, może generować ryzyko dla Spółki;
- spory prawne – spory z podmiotami Administracji Publicznej oraz osobami prywatnymi mogą generować sytuacje, które wiążą się z ryzykiem korupcji w relacjach z urzędami.
E-REPAIR zabrania jakiejkolwiek formy nienależnych płatności, korzyści lub innych korzyści na rzecz Urzędnika Publicznego z naruszeniem Modelu Antykorupcyjnego i obowiązujących przepisów antykorupcyjnych, nawet jeśli jest to wyraźnie wymagane lub jeśli jest to zwyczajowo przyjęte w niektórych środowiskach, a to stwarza wszelkiego rodzaju niekorzystne dla E-REPAIR lub jej personelu. E-REPAIR wymaga również od swojego Personelu niezwłocznego powiadamiania o wszelkich niezgodnych z prawem żądaniach otrzymanych od Urzędników Publicznych lub wątpliwościach, które pojawiają się w sposobie prowadzenia relacji z nimi.
3.2 Osoby trzecie
E-REPAIR wymaga, aby wszelkie relacje z podmiotami trzecimi (kontrahentami, konsultantami, dostawcami oraz innymi osobami fizycznymi, prawnymi i innymi podmiotami) utrzymywane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej charakteryzowały się rzetelnością i przejrzystością oraz opierały się na identyfikowalnych źródłach informacji oraz aby przestrzegają przepisów antykorupcyjnych i wszystkich innych obowiązujących przepisów.
3.2.1 Dostawcy i klienci
Działania korupcyjne prowadzone przez lub na rzecz dostawców E-REPAIR (w tym podwykonawców) lub klientów podlegają przepisom antykorupcyjnym i mogą pociągać za sobą odpowiedzialność samego E-REPAIR, ponieważ są oni uważani za zagrożonych korupcją. Na przykład klient może wymagać od Spółki współpracy z określonym dostawcą, z którym klient ma pewne relacje, w celu uzyskania osobistych korzyści. E-REPAIR zabrania jakichkolwiek zachowań sprzecznych z zasadami Modelu Antykorupcyjnego, za które E-REPAIR nie ponosi odpowiedzialności.
Aby zapobiegać takim zachowaniom – potencjalnie szkodliwym dla interesów i praw firmy – E-REPAIR wymaga od wszystkich swoich dostawców i klientów przestrzegania norm etycznych ustalonych przez firmę oraz obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów antykorupcyjnych, przy wykonywaniu prowadzimy działalność gospodarczą z firmą E-REPAIR.
Jeżeli kontrahent posiada własny Model Organizacji, Zarządzania i Kontroli zgodnie z Rozporządzeniem Legislacyjnym 231/2001 (zwany dalej także Modelem Organizacyjnym), Modelem Antykorupcyjnym lub Kodeksem Etycznym, E-REPAIR sprawdza, czy zasady zawarte w nich odzwierciedlają te przyjęte przez E-REPAIR.
E-REPAIR rozwiąże umowę w przypadku naruszenia przepisów antykorupcyjnych lub obowiązków antykorupcyjnych przewidzianych w umowie.
W odniesieniu do umów o doradztwo i usługi profesjonalne, E-REPAIR wymaga stosowania praktyk opartych na podstawowych zasadach uczciwości, przejrzystości i identyfikowalności źródeł informacji, również zgodnie z Ustawą antykorupcyjną i wszystkimi innymi obowiązującymi przepisami prawa.
W szczególności przyjmuje się następujące zasady:
- dostawcami takich usług mogą być wyłącznie osoby fizyczne lub prawne lub podmioty, wiarygodne i cieszące się doskonałą reputacją;
- E-REPAIR ma prawo do przeprowadzania kontroli działalności kontrahenta, w przypadku jakichkolwiek naruszeń przepisów i/lub zasad etycznych;
- wszystkie umowy będą zawierały klauzulę „Odpowiedzialność administracyjna” i wyraźnie zobowiązują konsultanta/specjalistę do przyjęcia zasad Kodeksu Etyki i Modelu Antykorupcyjnego E-REPAIR;
- konsultantom lub niezależnym pracownikom nie będą wypłacane żadne opłaty ani prowizje, które są niezgodne z usługami świadczonymi na rzecz firmy lub z powierzonym zleceniem i warunkami/praktykami przyjętymi przez rynek lub określonymi przez stawki zawodowe;
Proces zakupowy i czynności z nim związane są szczegółowo uregulowane w procedurach firmy E-REPAIR. Niniejsze procedury i wytyczne identyfikują role i obowiązki kluczowych uczestników tego procesu oraz określają warunki uczciwego, przejrzystego wyboru i zarządzania dostawcami, a także procedury ich raportowania i kontroli oraz zarządzania ważną dokumentacją i monitorowania płatności.
3.3 Znaczące strony trzecie
Właściwa strona trzecia oznacza każdą osobę prawną lub osobę fizyczną, która nie jest pracownikiem, która działa w imieniu i/lub na rzecz E-REPAIR i która może mieć kontakt z Urzędnikiem Publicznym lub podmiotem prywatnym podczas wykonywania swoich /jej pracy w imieniu i/lub w imieniu E-REPAIR. Istotne osoby trzecie dzielą się na następujące kategorie:
- Wspólnicy (we wspólnych przedsięwzięciach, konsorcjach, spółkach celowych itp.)
- Konsultanci, profesjonalni usługodawcy i pracownicy niezależni, którzy w związku z wykonywaną działalnością mają kontakty z urzędnikiem państwowym lub podmiotem prywatnym w imieniu i/lub na rzecz urzędnika lub podmiotu prywatnego w imieniu i/lub na rzecz firmy E-REPAIR
- Osoby trzecie zaangażowane w transakcje nadzwyczajne.
Odpowiednie Strony Trzecie są zobowiązane do przestrzegania zasad zawartych w niniejszym Modelu. E-REPAIR zabrania jakichkolwiek zachowań sprzecznych z zasadami Modelu Antykorupcyjnego, za które E-REPAIR nie ponosi odpowiedzialności. W celu zapobiegania takim zachowaniom – potencjalnie szkodliwym dla interesów i praw firmy – E-REPAIR wymaga od Osób Trzecich przestrzegania obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów antykorupcyjnych, podczas prowadzenia działalności biznesowej z E-REPAIR. E-REPAIR przeprowadza odpowiednie kontrole przed zatwierdzeniem w celu ustalenia, czy odpowiednia strona trzecia działa lub czy istnieje konkretne ryzyko, że może działać z naruszeniem niniejszego modelu przeciwdziałania korupcji lub innych wytycznych E-REPAIR, Kodeksu Etycznego lub obowiązujących przepisów prawa. W szczególności E-REPAIR wymaga, aby przed nawiązaniem relacji biznesowych z odpowiednią stroną trzecią przeprowadzić następujące oceny:
- zostanie przeprowadzona dogłębna kontrola due diligence Istotnej Osoby Trzeciej;
- na etapie należytej staranności, jeśli pojawią się jakiekolwiek sygnały ostrzegawcze, należy przeprowadzić kontrole, aby upewnić się, że problemy zostały odpowiednio rozwiązane lub że wprowadzono odpowiednie środki w celu ochrony E-REPAIR;
- monitoring w trakcie trwania relacji lub transakcji ze Istotną Stroną Trzecią, podczas którego przeprowadzane będą kontrole mające na celu upewnienie się, że kontrahent nadal spełnia wymogi Modelu.
E-REPAIR może współpracować z osobami prawnymi w celu pozyskiwania lub opracowywania lub zarządzania zamówieniami również na podstawie dowolnego narzucenia lokalnego ustawodawstwa krajów, w których działa. Partner to osoba prawna, która dzieli ryzyko związane z inwestycją, zyski lub własność transakcji. Te rodzaje współpracy mogą przybierać formę spółek celowych dozwolonych przez lokalne prawo lub spółek joint venture i innych umów partnerskich.
Ważne jest, aby E-REPAIR znał swoich potencjalnych partnerów i był w stanie ocenić istniejące lub potencjalne ryzyko wynikające ze strony kontrahenta, który nie działa zgodnie z zasadami etycznymi ustanowionymi przez E-REPAIR. W tym sensie Spółka wymaga od wszystkich swoich pracowników, kierowników i dyrektorów zwracania szczególnej uwagi na wybór i ocenę swoich partnerów.
Niniejszy Model Antykorupcyjny, który stanowić będzie jego integralną część, określa wymagania dotyczące wyboru, negocjacji i monitorowania działań prowadzonych przez tych partnerów. Niniejsze zasady postępowania dotyczą wszystkich relacji pomiędzy Spółką a jej partnerami.
3.3.2 Konsultanci, profesjonalni usługodawcy i pracownicy niezależni
E-REPAIR może korzystać z usług konsultantów, profesjonalnych usługodawców i niezależnych pracowników w prowadzeniu swojej działalności. Gdy podmioty te działają w imieniu i/lub na rzecz E-REPAIR i mają kontakty z urzędnikiem państwowym lub podmiotem prywatnym, podczas wykonywania swoich obowiązków należą do kategorii znaczących stron trzecich, co sprawia, że konieczne jest przeprowadzenie dalsze kontrole i kontrole.
Ważna jest ocena konsultantów, profesjonalnych usługodawców i freelancerów oraz uzyskanie informacji o tym, czy któryś z nich podejmował działania zakazane przez Model Antykorupcyjny lub czy istnieje uzasadnione prawdopodobieństwo, że mogą być.
Procedury należytej staranności określają kryteria i procedury kontrolne mające na celu ocenę ryzyka związanego z nawiązywaniem relacji z konsultantami, profesjonalnymi usługodawcami oraz pracownikami niezależnymi.
3.3.4 Osoby trzecie zaangażowane w transakcje nadzwyczajne
W przypadku transakcji nadzwyczajnych, takich jak fuzja, przejęcie lub zbycie, E-REPAIR może przeprowadzić badanie due diligence spółki zaangażowanej w transakcję.
W szczególności działalność ta, prowadzona również za pośrednictwem doradców zewnętrznych, obejmuje:
- dogłębne badanie due diligence w celu ustalenia uczciwości spółki zaangażowanej w transakcję oraz posiadaczy głównych biur korporacyjnych;
- uwzględnienie w ocenie ryzyka antykorupcyjnego wymaganej w procesie należytej staranności informacji na temat „wskaźnika postrzegania korupcji” w celu oceny postrzeganych poziomów korupcji w sektorze iw kraju, w którym działa przedsiębiorstwo docelowe;
- przegląd kryminalistyczny, w stosownych przypadkach, w celu zidentyfikowania i oceny w przedsiębiorstwie zaangażowanym w transakcję wszelkich niedociągnięć w systemie kontroli wewnętrznej i/lub wszelkich podejrzanych transakcji (takich jak sygnały ostrzegawcze, nieprawidłowe płatności, podejrzane interakcje z administracją publiczną, itp.).
3.4 Płatności specjalne
E-REPAIR zabrania płatności lub bezpośrednich lub pośrednich obietnic płatności, korzyści lub innych korzyści urzędnikom publicznym w celu przyspieszenia, faworyzowania lub zabezpieczenia rutynowych i nieuznaniowych usług, które w przeciwnym razie byłyby normalną częścią ich obowiązków, takich jak:
- uzyskiwanie nieuznaniowych zezwoleń na prowadzenie działalności;
- procedury nieuznaniowe, takie jak praktyki celne lub wizy;
- świadczenie usług publicznych.
3.5 Sponsoring
Działalność sponsorska podlega przepisom antykorupcyjnym. E-REPAIR zwraca uwagę na wszelkie możliwe osobiste i/lub korporacyjne konflikty interesów związane z jakąkolwiek działalnością sponsoringową, które mogłyby narazić Spółkę na ryzyko korupcji.
Sponsoring może być udzielony tylko wtedy, gdy jest to jeden z projektów, których jedynym celem jest promocja marki, tworzenie widoczności i pozytywnej reputacji E-REPAIR.
Aby sponsoring nie mógł zataić korzyści dla osoby trzeciej w celu uzyskania nienależnej korzyści dla Spółki, wszystkie umowy sponsoringowe muszą być sporządzone na piśmie.
E-REPAIR ustanowił metody autoryzacji, zawierania i zarządzania umowami sponsorskimi, które muszą spełniać następujące zasady:
- należy przeprowadzić badanie due diligence potencjalnych partnerów sponsorowania, aby uniknąć wszelkich konfliktów interesów;
- partnerami w umowach sponsorskich mogą być wyłącznie znane, wiarygodne podmioty (lub osoby zakładające nowe firmy, np. w przypadku start-upów), cieszące się dobrą reputacją;
- umowy sponsorskie muszą być sporządzone na piśmie.
3.6 Darowizny na cele polityczne
Darowizny na cele polityczne mogą wiązać się z wyższym ryzykiem przekupstwa i korupcji.
W szczególności mogą one zostać wykorzystane w niewłaściwy sposób w celu uzyskania lub utrzymania przewagi, takiej jak uzyskanie kontraktu, pozwolenia lub licencji, kierowanie decyzjami politycznymi itp. E-REPAIR zabrania jakichkolwiek bezpośrednich lub pośrednich form nacisku lub wywierania wpływu na polityków i nałożyła, zgodnie z postanowieniami Kodeksu Etyki zakaz przekazywania bezpośrednich lub pośrednich datków partiom politycznym, ruchom, komitetom lub innym organizacjom politycznym lub związkowym lub ich przedstawicielom.
3.7 Darowizny na cele charytatywne
Darowizny na rzecz Urzędnika Publicznego lub osoby prywatnej mogą stanowić ryzyko dla Firmy, jeśli mają na celu uzyskanie lub utrzymanie działalności lub zapewnienie nielegalnej przewagi.
Darowizny na cele charytatywne mieszczą się w zakresie projektów związanych z solidarnością społeczną, celami humanitarnymi, korzyścią społeczno-gospodarczą, badaniami naukowymi, edukacją, ochroną i rozwojem dziedzictwa przyrodniczego lub artystycznego albo muszą być przeznaczone na wsparcie wydarzeń lub podmiotów o znaczącym znaczeniu społecznym lub wartość środowiskowa.
Wypłaty te nie będą wymagały żadnego wynagrodzenia w zamian.
E-REPAIR ustanowił procedury operacyjne autoryzacji i wypłaty darowizn, które muszą spełniać następujące zasady:
- należy sprawdzić wszelkie potencjalne konflikty interesów w projekcie, który ma być sponsorowany;
- beneficjenci muszą być znani, wiarygodni i mieć doskonałą reputację;
- sprawdzana jest zgodność wszelkich wpłat z przepisami antykorupcyjnymi i obowiązującymi przepisami prawa.
W stosownych przypadkach beneficjent może zostać poproszony o przedstawienie oświadczeń i zapewnień dotyczących wykorzystania darowizn lub, w razie potrzeby, musi zostać zobowiązany do dostarczenia innych narzędzi sprawozdawczych, aby można było monitorować przekazane środki finansowe.
3.8 Wydatki na rozrywkę i gościnność, upominki i inne korzyści
3.8.1 Koszty rozrywki, podróży i gościnności
Wizyty w siedzibie głównej, spotkania poza biurem i inne transakcje biznesowe, które mogą wiązać się z zapłatą lub zwrotem kosztów podróży i powiązanych wydatków przez Spółkę (na przykład transport, zakwaterowanie, posiłki i inne koszty) poniesionych przez Urzędników Publicznych lub pracowników lub dyrektorów klienta lub partnera biznesowego i/lub dostawcy może generować ryzyko korupcji.
Wydatki rozrywkowe i hotelarskie to koszty ponoszone przez E-REPAIR przy zakupie towarów lub usług dla osób fizycznych, firm lub osób trzecich, które są uzasadnione działaniami marketingowymi lub mają na celu promocję marki firmy. Ich główną cechą charakterystyczną jest to, że nie należy ich brać pod uwagę.
Wszystkie wydatki na rozrywkę należy dokładnie i przejrzyście rejestrować w dokumentacji księgowej Spółki, z wystarczającą szczegółowością. Muszą one być poparte odpowiednią dokumentacją określającą nazwiska beneficjentów i cel płatności.
Wydatki na rozrywkę muszą być rozsądne i poniesione w dobrej wierze oraz posiadać następujące cechy:
- nie wolno im płacić gotówką;
- nie mogą być motywowani chęcią wywarcia niewłaściwego wpływu lub oczekiwaniem czegokolwiek w zamian;
- muszą przestrzegać ogólnie przyjętych standardów uprzejmości biznesowej;
- muszą być zgodne z procedurami firmowymi, przepisami antykorupcyjnymi i obowiązującymi przepisami;
- muszą być uzasadnione zgodnymi z prawem celami biznesowymi, a ich głównym celem nie może być odwiedzenie atrakcji turystycznej lub wizyta w osobistych interesach stron otrzymujących pieniądze.
3.8.2 Prezenty i upominki
Prezenty lub inne korzyści mogą być wręczane lub otrzymywane w ramach zwykłej uprzejmości biznesowej, jeżeli nie zagrażają uczciwości i/lub reputacji żadnej ze stron i gdy bezstronny obserwator nie może ich zinterpretować jako mające na celu zobowiązanie do wdzięczności lub uzyskania nienależnej korzyści. E-REPAIR wprowadził zakaz wręczania lub przyjmowania, bezpośrednio lub pośrednio, wszelkiego rodzaju prezentów mających na celu uzyskanie nienależnej korzyści osobistej lub biznesowej lub jakiegokolwiek prezentu, który mógłby być interpretowany jako taki.
Jedynymi dozwolonymi upominkami wręczanymi z powodów grzecznościowych są:
- o niskiej wartości lub dostosowane do sytuacji odbiorcy;
- podane w dobrej wierze i zgodnie z właściwą praktyką;
- zgodne z ogólnie przyjętymi standardami uprzejmości biznesowej (na przykład paczki świąteczne) lub mają cele promocyjne/demonstracyjne;
- nie być wypłacane w gotówce;
- zgodnie z procedurami firmy, przepisami antykorupcyjnymi i obowiązującymi przepisami.
Ponadto wszystkie prezenty i upominki oferowane lub otrzymywane muszą być identyfikowane, a ich wartość i zaangażowane podmioty/firmy (lub beneficjenci i darczyńcy) muszą być określone.
3.9 Rachunkowość i księgowość
Główne przepisy antykorupcyjne nakładają określone wymagania na prowadzenie ksiąg rachunkowych, częściowo w celu zniechęcenia i ujawnienia wszelkich płatności lub wpływów dokonywanych w celu korupcji.
E-REPAIR stosuje procedury zapewniające prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości poprzez pełne i przejrzyste odzwierciedlenie faktów leżących u podstaw każdej transakcji. Wszystkie koszty, opłaty, wpływy, przychody, płatności i zobowiązania dotyczące wydatków muszą być niezwłocznie rejestrowane w sposób kompletny i dokładny oraz muszą posiadać odpowiednią dokumentację potwierdzającą wydaną zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa i wymogami systemu kontroli wewnętrznej.
Personel E-REPAIR nigdy nie wyrazi zgody na wystawienie faktury za usługi, które nie zostały wykonane lub były niezgodne z celem umowy, ani na pokrycie wydatków nietypowych, nadmiernych, źle opisanych lub źle udokumentowanych.
Żadne zapisy księgowe ani inne dokumenty związane z transakcją nie będą zmieniane ani zmieniane w jakikolwiek sposób, który mógłby sprawić, że prawdziwy charakter transakcji będzie niejasny lub fałszywy.
Żadna płatność nie zostanie zatwierdzona i/lub dokonana w imieniu E-REPAIR za pracę lub usługi, jeśli istnieje wyraźna lub dorozumiana umowa, że część płatności ma zostać wykorzystana na inny cel niż opisany w dokumentacji towarzyszącej płatności . Ukryte lub niezarejestrowane fundusze i konta są zabronione. Wymogi te dotyczą wszystkich transakcji, niezależnie od ich kwoty.
Ponadto wszyscy pracownicy będą przestrzegać wszystkich wymogów dotyczących sporządzania i składania zestawień wydatków.
4. ZASOBY LUDZKIE
E-REPAIR może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za zachowanie swoich pracowników, którzy nie przestrzegają przepisów antykorupcyjnych. W związku z tym zachęca się pracowników firmy E-REPAIR do przestrzegania niniejszego Modelu i Przepisów antykorupcyjnych i nie będą oni podlegać sankcjom dyscyplinarnym ani podobnym sankcjom, jeśli odmówią przestrzegania postanowień niniejszego Modelu antykorupcyjnego i/lub Prawa antykorupcyjne.
W przypadku naruszenia tego Wzoru E-REPAIR stosuje jednak środki dyscyplinarne przewidziane obowiązującymi przepisami prawa.
4.1 Zatrudnianie i zarządzanie personelem
E-REPAIR zarządza procesem selekcji, zatrudniania i zarządzania personelem w sposób zapewniający prowadzenie działalności biznesowej z zachowaniem zasad profesjonalizmu, przejrzystości i poprawności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Działania te będą prowadzone zgodnie z następującymi zasadami:
4.2 Szkolenie personelu
W celu szerzenia odpowiedniej świadomości i zrozumienia treści tego Modelu, E-REPAIR wymaga od wszystkich swoich pracowników zajmujących stanowiska kierownicze, administracyjne, kierownicze i kontrolne odbycia obowiązkowego programu szkoleń antykorupcyjnych. Program szkolenia będzie modulowany zgodnie z zajmowanymi stanowiskami w działaniach zagrożonych korupcją.
Programem szkoleń zarządza Dział Kadr.
E-REPAIR wymaga również, aby w ciągu pierwszych sześciu miesięcy od zatrudnienia i zawsze, gdy zostanie to uznane za konieczne (na przykład po istotnych zmianach w treści Modelu Antykorupcyjnego i/lub przepisów antykorupcyjnych), odbyły się szkolenia dotyczące tego Modelu Antykorupcyjnego i -prawa korupcyjne w celu podniesienia świadomości zasad, zobowiązań i sposobu ich realizacji.
Za planowanie kursu, przechowywanie dostarczonych materiałów i rejestrację uczestników, a także za przechowywanie wszystkich informacji zgodnie z obowiązującymi przepisami odpowiedzialny jest Dział Personalny.
Model przeciwdziałania korupcji jest dostępny na stronie https://www.e-repair.com.
W przypadku naruszenia tego Wzoru E-REPAIR stosuje jednak środki dyscyplinarne przewidziane obowiązującymi przepisami prawa.
4.1 Zatrudnianie i zarządzanie personelem
E-REPAIR zarządza procesem selekcji, zatrudniania i zarządzania personelem w sposób zapewniający prowadzenie działalności biznesowej z zachowaniem zasad profesjonalizmu, przejrzystości i poprawności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Działania te będą prowadzone zgodnie z następującymi zasadami:
- personel musi być zatrudniany w oparciu o wymagania biznesowe, poparte należytym upoważnieniem stron posiadających uprawnienia decyzyjne;
- kandydaci muszą być oceniani przez kilka osób o różnych profilach, a wyniki całego procesu oceny muszą być odpowiednio udokumentowane;
- sprawdzana jest rzetelność etyczna kandydatów oraz brak potencjalnych lub aktualnych konfliktów interesów;
- wynagrodzenie i wszelkie premie muszą być zgodne z rolą, obowiązkami i polityką firmy.
4.2 Szkolenie personelu
W celu szerzenia odpowiedniej świadomości i zrozumienia treści tego Modelu, E-REPAIR wymaga od wszystkich swoich pracowników zajmujących stanowiska kierownicze, administracyjne, kierownicze i kontrolne odbycia obowiązkowego programu szkoleń antykorupcyjnych. Program szkolenia będzie modulowany zgodnie z zajmowanymi stanowiskami w działaniach zagrożonych korupcją.
Programem szkoleń zarządza Dział Kadr.
E-REPAIR wymaga również, aby w ciągu pierwszych sześciu miesięcy od zatrudnienia i zawsze, gdy zostanie to uznane za konieczne (na przykład po istotnych zmianach w treści Modelu Antykorupcyjnego i/lub przepisów antykorupcyjnych), odbyły się szkolenia dotyczące tego Modelu Antykorupcyjnego i -prawa korupcyjne w celu podniesienia świadomości zasad, zobowiązań i sposobu ich realizacji.
Za planowanie kursu, przechowywanie dostarczonych materiałów i rejestrację uczestników, a także za przechowywanie wszystkich informacji zgodnie z obowiązującymi przepisami odpowiedzialny jest Dział Personalny.
Model przeciwdziałania korupcji jest dostępny na stronie https://www.e-repair.com.
5. SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ, MONITOROWANIE I USPRAWNIANIE
Wszelka działalność gospodarcza, oprócz poddania ją szczególnym kontrolom przeprowadzanym w toku działalności, jest prowadzona zgodnie z następującymi zasadami:
Monitoring ma na celu sprawdzenie przestrzegania całości Systemu Antykorupcyjnego, w tym zgodności z Modelem Antykorupcyjnym. Dział Personalny podlega Zarządowi.
Zawsze, gdy uzna to za stosowne i zgodnie z procedurami firmowymi, informuje Zarząd o istotnych okolicznościach i faktach lub wszelkich pilnych sprawach związanych z Modelem, które pojawiły się w trakcie działań monitoringowych.
Dział Wsparcia Prawnego ds. Przeciwdziałania Korupcji okresowo dokonuje przeglądu tego Modelu, aby zapewnić jego skuteczność.
- wykrywanie i segregacja działań/procesów poprzez wdrożenie zarówno narzędzi organizacyjnych, takich jak rozdział zadań i odpowiedzialności, jak i narzędzi dostępu do informacji i danych, których dostępność musi być uzależniona od przypisanych pracownikom obowiązków;
- przyjęcie i wdrożenie odpowiednich regulacji wewnętrznych w celu określenia sposobów działania dla istotnych procesów i działań;
- identyfikacja osób uprawnionych do wykonywania określonych czynności kontrolnych i autoryzacyjnych oraz nadanie odpowiednich uprawnień i obowiązków zgodnie z przydzielonymi zadaniami;
- identyfikowalność wszystkich wykonanych operacji oraz prowadzenie ewidencji i ksiąg rachunkowych.
Monitoring ma na celu sprawdzenie przestrzegania całości Systemu Antykorupcyjnego, w tym zgodności z Modelem Antykorupcyjnym. Dział Personalny podlega Zarządowi.
Zawsze, gdy uzna to za stosowne i zgodnie z procedurami firmowymi, informuje Zarząd o istotnych okolicznościach i faktach lub wszelkich pilnych sprawach związanych z Modelem, które pojawiły się w trakcie działań monitoringowych.
Dział Wsparcia Prawnego ds. Przeciwdziałania Korupcji okresowo dokonuje przeglądu tego Modelu, aby zapewnić jego skuteczność.
6. RAPORTY
Personel E-REPAIR będzie musiał zgłaszać wszelkie domniemane lub jawne naruszenia niniejszego Modelu antykorupcyjnego i/lub wewnętrznych i/lub zewnętrznych przepisów, zasad etycznych lub przepisów antykorupcyjnych przez Firmę, współpracownika, pracownika niezależnego lub osób trzecich, w tym wszelkie otrzymane od nich niezgodne z prawem żądania lub oferty nienależnych płatności.
Zgłoszenia należy przesyłać do Jednostki Antykorupcyjnej oraz do Organu Nadzorczego.
Zgłoszenia mogą być dokonywane w następujący sposób:
- anonimowy formularz na stronie internetowej E-Repair, sekcja Antykorupcja
Żadne sankcje dyscyplinarne nie zostaną podjęte w przypadku odmowy przez pracowników działania w sposób naruszający niniejszy Model Antykorupcyjny, nawet jeśli spowoduje to utratę działalności E-REPAIR lub wpłynie negatywnie na jej plany.
E-REPAIR nie będzie tolerować żadnych działań odwetowych wobec pracownika, który zgłosi podejrzenie wystąpienia niezgodnego z prawem zachowania.
Sygnalistom gwarantuje się ochronę przed wszelkimi formami odwetu, dyskryminacji lub karania, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z przepisów prawa oraz ochrony praw Spółki lub osób fizycznych w przypadku instrumentalnego wykorzystania lub oskarżeń złożonych w złej wierze.
7. GLOSARIUSZ
Konflikt interesów - sytuacja, w której strona, której powierzono określoną odpowiedzialność decyzyjną, ma osobiste i/lub zawodowe interesy, które stoją w sprzeczności z bezstronnością wymaganą przez te obowiązki, która może zostać naruszona przez te interesy.
Ordynacyjny - usługi mające na celu dostarczenie specjalistycznej opinii lub usługi profesjonalne o charakterze intelektualnym, mające na celu zdefiniowanie wytycznych, planów działania lub studiów wykonalności w celu wsparcia decyzji zarządczych w określonych kwestiach (np. know-how.
Znaczący kontakt - Każdy bezpośredni lub pośredni kontakt dotyczący:
Korupcja bezpośrednia - akt korupcji dokonany bezpośrednio przez jedną osobę na drugą.
Korupcja pośrednia - akt korupcji dokonany przez osobę trzecią działającą w imieniu innej osoby.
Korupcja bierna - działanie podjęte przez każdego, kto bezpośrednio lub pośrednio otrzymuje, żąda lub przyjmuje obietnice uzyskania korzyści ekonomicznej lub innej korzyści od Urzędnika Publicznego lub strony prywatnej, dla siebie lub osób trzecich, działania lub odmowy działania zgodnie z jego obowiązkami lub w wykonywaniu swoich funkcji z naruszeniem obowiązków służbowych lub obowiązku lojalności.
Należyta staranność - W kontekście antykorupcyjnym oznacza to zebranie wystarczającej ilości dowodów, w granicach prawa, aby móc stwierdzić, czy partner spełnia wymagania antykorupcyjne określone przez E-REPAIR w odniesieniu do obowiązującej procedury. Ta czynność oceny może być również przeprowadzana regularnie w celu zebrania wszelkich elementów przydatnych do oceny kontrahenta. Ułatwienie – patrz „Płatność ułatwiona”.
Funkcjonariusz publiczny zwykle odnosi się to do każdego funkcjonariusza publicznego, w tym między innymi urzędników wybieranych lub mianowanych; każdy pracownik lub inna osoba działająca w imieniu lub na rzecz urzędnika publicznego, organu, agencji lub spółki pełniącej funkcję rządową; każdy pracownik lub inna osoba działająca w imieniu podmiotu całkowicie lub częściowo posiadanego lub kontrolowanego przez rząd; jakakolwiek partia polityczna, urzędnik, pracownik lub inna osoba działająca w imieniu lub w imieniu partii politycznej lub kandydat na urząd publiczny; każdy pracownik lub osoba działająca w imieniu publicznej organizacji międzynarodowej (takiej jak Organizacja Narodów Zjednoczonych lub Bank Światowy). Ta definicja obejmuje wszystkich urzędników i pracowników firm będących własnością rządu lub kontrolowanych, nawet częściowo, przez rząd, w tym wszystkich pracowników firm i agencji będących własnością rządu, nawet jeśli te firmy działają jako przedsiębiorstwa prywatne
Przegląd kryminalistyczny - kontrole mające na celu identyfikację i ocenę wszelkich braków w systemie kontroli wewnętrznej i/lub podejrzanych transakcji dokonywanych przez osoby trzecie, z którymi ma zostać nawiązana relacja.
Prawa antykorupcyjne - Przepisy antykorupcyjne - obejmują włoski kodeks karny, dekret legislacyjny 231/2001 i inne obowiązujące przepisy, ustawę FCPA, brytyjską ustawę antykorupcyjną oraz inne przepisy publiczne i handlowe przeciwko korupcji obowiązujące na całym świecie oraz międzynarodowe traktaty antykorupcyjne, takie jak jak Konwencja o zwalczaniu przekupstwa zagranicznych funkcjonariuszy publicznych w międzynarodowych transakcjach handlowych oraz Konwencja Narodów Zjednoczonych przeciwko korupcji.
Wspólne przedsięwzięcie – umowa między jedną lub dwiema firmami, nawet z różnych krajów, w celu osiągnięcia określonego celu biznesowego, podziału ryzyka i wykorzystania ich odpowiednich umiejętności, mająca na celu tworzenie wspólnych przedsięwzięć, konsorcjów, tymczasowych stowarzyszeń biznesowych (ATI), stowarzyszeń, umów o współpracy lub inne podmioty, w tym osoby prawne, w których E-REPAIR posiada udziały.
Prezent – rzecz przekazana nieodpłatnie jako akt jednostronny bez niczego w zamian.
Płatność ułatwiona – nieoficjalne płatności dokonywane na rzecz Funkcjonariusza Publicznego, mające na celu przyspieszenie, ułatwienie lub zapewnienie wykonania rutynowej czynności lub czynności przewidzianej w ramach jego obowiązków przez Funkcjonariusza Publicznego.
Profesjonalna wydajność – usługi o charakterze intelektualnym świadczone przez strony trzecie w celu zapewnienia ciągłości działania (na przykład dobór/szkolenie personelu, wsparcie techniczne, IT itp.), do których wymagana jest określona wiedza, umiejętności lub zasoby lub które nie są obecnie dostępne w Spółki lub które zgodnie z prawem zostaną powierzone osobom trzecim.
Procedury E-REPAIR – Procedury E-REPAIR regulujące procesy biznesowe również w celu zapobiegania zagrożeniom korupcyjnym.
Czerwona flaga – jakakolwiek okoliczność lub zdarzenie mogące zasygnalizować naruszenie przepisów antykorupcyjnych, zasad Modelu Antykorupcyjnego lub Wytycznych, w związku z potencjalnie ryzykowną sytuacją.
Obecny – patrz „Prezent”.
Solidarność społeczna – nieodpłatna działalność prowadzona na rzecz „ludzi potrzebujących i grup defaworyzowanych” w celu udzielania wsparcia społecznego, opieki zdrowotnej, wsparcia resocjalizacyjnego i ochrony praw.
Wydatki gościnności – wydatki na rozrywkę poniesione (np. koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania) u dostawców, klientów lub innych stron w związku z prowadzoną działalnością.
Wydatki na rozrywkę – nieodpłatne dostarczanie towarów lub usług, wynikające ze zobowiązań relacyjnych i/lub gościnności, na podstawie praktyk handlowych w branży iw związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Łapówkarstwo – oferta, płatność lub obietnica czegokolwiek wartościowego (na przykład pieniędzy lub jakiejkolwiek innej korzyści), która ma na celu skłonienie odbiorcy do nadużycia jego stanowiska służbowego lub wywarcia wpływu na osobę w wykonywaniu jej obowiązków oraz do zachęcenia im postępować nieuczciwie.
Strona trzecia – osoba fizyczna lub prawna zewnętrzna w stosunku do E-REPAIR (na przykład dostawcy, klienci itp.
Znacząca strona trzecia – każda osoba prawna lub fizyczna niebędąca pracownikiem, która działa w imieniu i/lub na rzecz E-REPAIR i która mogłaby mieć kontakt z Funkcjonariuszem Publicznym lub podmiotem prywatnym w ramach wykonywania swojej pracy w imieniu i/lub na rzecz E-REPAIR (takich jak partnerzy Joint Ventures, Konsultanci, osoby prawne zaangażowane w transakcje nadzwyczajne itp.).
Jednostka Antykorupcyjna – komórka powołana przez Zarząd, odpowiedzialna za udzielanie informacji w sprawach antykorupcyjnych oraz udzielanie wyjaśnień w zakresie:
Ordynacyjny - usługi mające na celu dostarczenie specjalistycznej opinii lub usługi profesjonalne o charakterze intelektualnym, mające na celu zdefiniowanie wytycznych, planów działania lub studiów wykonalności w celu wsparcia decyzji zarządczych w określonych kwestiach (np. know-how.
Znaczący kontakt - Każdy bezpośredni lub pośredni kontakt dotyczący:
- jakikolwiek związek z Funkcjonariuszem Publicznym;
- dochodzenia, kontrole, zezwolenia, rejestracje administracji publicznej;
- wszelkie potencjalne lub obecne związki z administracją publiczną lub jakąkolwiek działalność obejmującą organ administracyjny lub spółkę posiadaną lub kontrolowaną przez administrację publiczną, partię polityczną lub międzynarodową organizację publiczną;
- wszelkie inne negocjacje, porozumienie lub spotkanie z organem administracyjnym lub międzynarodową organizacją publiczną lub Funkcjonariuszem Publicznym, z wyjątkiem spotkań, które nie wiążą się z poparciem jakiegokolwiek stanowiska, jeżeli są to spotkania z Funkcjonariuszem Publicznym, który działa w swoim ministerstwie, zdolność administracyjna lub prawna i wyłącznie w celu zwrócenia się o interpretację lub opinię na temat stosowania przepisów, wyjaśnienia procedur, przedłożenia dokumentów administracji lub aspektów prawnych operacji prywatnej;
- wszelkie kontakty z osobami prywatnymi zajmującymi najwyższe stanowiska lub osobami bezpośrednio podlegającymi kierownictwu lub nadzorowi jednego z kierowników najwyższego szczebla w firmie lub konsorcjum, które mogą wiązać się z wręczaniem, przyjmowaniem lub obiecywaniem pieniędzy lub innych korzyści dla siebie lub innych osób, w w celu dokonania lub zaniechania czynności naruszających obowiązki ww. podmiotów ze szkodą dla spółki, do której należą;
- inne podobne czynności.
Korupcja bezpośrednia - akt korupcji dokonany bezpośrednio przez jedną osobę na drugą.
Korupcja pośrednia - akt korupcji dokonany przez osobę trzecią działającą w imieniu innej osoby.
Korupcja bierna - działanie podjęte przez każdego, kto bezpośrednio lub pośrednio otrzymuje, żąda lub przyjmuje obietnice uzyskania korzyści ekonomicznej lub innej korzyści od Urzędnika Publicznego lub strony prywatnej, dla siebie lub osób trzecich, działania lub odmowy działania zgodnie z jego obowiązkami lub w wykonywaniu swoich funkcji z naruszeniem obowiązków służbowych lub obowiązku lojalności.
Należyta staranność - W kontekście antykorupcyjnym oznacza to zebranie wystarczającej ilości dowodów, w granicach prawa, aby móc stwierdzić, czy partner spełnia wymagania antykorupcyjne określone przez E-REPAIR w odniesieniu do obowiązującej procedury. Ta czynność oceny może być również przeprowadzana regularnie w celu zebrania wszelkich elementów przydatnych do oceny kontrahenta. Ułatwienie – patrz „Płatność ułatwiona”.
Funkcjonariusz publiczny zwykle odnosi się to do każdego funkcjonariusza publicznego, w tym między innymi urzędników wybieranych lub mianowanych; każdy pracownik lub inna osoba działająca w imieniu lub na rzecz urzędnika publicznego, organu, agencji lub spółki pełniącej funkcję rządową; każdy pracownik lub inna osoba działająca w imieniu podmiotu całkowicie lub częściowo posiadanego lub kontrolowanego przez rząd; jakakolwiek partia polityczna, urzędnik, pracownik lub inna osoba działająca w imieniu lub w imieniu partii politycznej lub kandydat na urząd publiczny; każdy pracownik lub osoba działająca w imieniu publicznej organizacji międzynarodowej (takiej jak Organizacja Narodów Zjednoczonych lub Bank Światowy). Ta definicja obejmuje wszystkich urzędników i pracowników firm będących własnością rządu lub kontrolowanych, nawet częściowo, przez rząd, w tym wszystkich pracowników firm i agencji będących własnością rządu, nawet jeśli te firmy działają jako przedsiębiorstwa prywatne
Przegląd kryminalistyczny - kontrole mające na celu identyfikację i ocenę wszelkich braków w systemie kontroli wewnętrznej i/lub podejrzanych transakcji dokonywanych przez osoby trzecie, z którymi ma zostać nawiązana relacja.
Prawa antykorupcyjne - Przepisy antykorupcyjne - obejmują włoski kodeks karny, dekret legislacyjny 231/2001 i inne obowiązujące przepisy, ustawę FCPA, brytyjską ustawę antykorupcyjną oraz inne przepisy publiczne i handlowe przeciwko korupcji obowiązujące na całym świecie oraz międzynarodowe traktaty antykorupcyjne, takie jak jak Konwencja o zwalczaniu przekupstwa zagranicznych funkcjonariuszy publicznych w międzynarodowych transakcjach handlowych oraz Konwencja Narodów Zjednoczonych przeciwko korupcji.
Wspólne przedsięwzięcie – umowa między jedną lub dwiema firmami, nawet z różnych krajów, w celu osiągnięcia określonego celu biznesowego, podziału ryzyka i wykorzystania ich odpowiednich umiejętności, mająca na celu tworzenie wspólnych przedsięwzięć, konsorcjów, tymczasowych stowarzyszeń biznesowych (ATI), stowarzyszeń, umów o współpracy lub inne podmioty, w tym osoby prawne, w których E-REPAIR posiada udziały.
Prezent – rzecz przekazana nieodpłatnie jako akt jednostronny bez niczego w zamian.
Płatność ułatwiona – nieoficjalne płatności dokonywane na rzecz Funkcjonariusza Publicznego, mające na celu przyspieszenie, ułatwienie lub zapewnienie wykonania rutynowej czynności lub czynności przewidzianej w ramach jego obowiązków przez Funkcjonariusza Publicznego.
Profesjonalna wydajność – usługi o charakterze intelektualnym świadczone przez strony trzecie w celu zapewnienia ciągłości działania (na przykład dobór/szkolenie personelu, wsparcie techniczne, IT itp.), do których wymagana jest określona wiedza, umiejętności lub zasoby lub które nie są obecnie dostępne w Spółki lub które zgodnie z prawem zostaną powierzone osobom trzecim.
Procedury E-REPAIR – Procedury E-REPAIR regulujące procesy biznesowe również w celu zapobiegania zagrożeniom korupcyjnym.
Czerwona flaga – jakakolwiek okoliczność lub zdarzenie mogące zasygnalizować naruszenie przepisów antykorupcyjnych, zasad Modelu Antykorupcyjnego lub Wytycznych, w związku z potencjalnie ryzykowną sytuacją.
Obecny – patrz „Prezent”.
Solidarność społeczna – nieodpłatna działalność prowadzona na rzecz „ludzi potrzebujących i grup defaworyzowanych” w celu udzielania wsparcia społecznego, opieki zdrowotnej, wsparcia resocjalizacyjnego i ochrony praw.
Wydatki gościnności – wydatki na rozrywkę poniesione (np. koszty podróży, wyżywienia i zakwaterowania) u dostawców, klientów lub innych stron w związku z prowadzoną działalnością.
Wydatki na rozrywkę – nieodpłatne dostarczanie towarów lub usług, wynikające ze zobowiązań relacyjnych i/lub gościnności, na podstawie praktyk handlowych w branży iw związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Łapówkarstwo – oferta, płatność lub obietnica czegokolwiek wartościowego (na przykład pieniędzy lub jakiejkolwiek innej korzyści), która ma na celu skłonienie odbiorcy do nadużycia jego stanowiska służbowego lub wywarcia wpływu na osobę w wykonywaniu jej obowiązków oraz do zachęcenia im postępować nieuczciwie.
Strona trzecia – osoba fizyczna lub prawna zewnętrzna w stosunku do E-REPAIR (na przykład dostawcy, klienci itp.
Znacząca strona trzecia – każda osoba prawna lub fizyczna niebędąca pracownikiem, która działa w imieniu i/lub na rzecz E-REPAIR i która mogłaby mieć kontakt z Funkcjonariuszem Publicznym lub podmiotem prywatnym w ramach wykonywania swojej pracy w imieniu i/lub na rzecz E-REPAIR (takich jak partnerzy Joint Ventures, Konsultanci, osoby prawne zaangażowane w transakcje nadzwyczajne itp.).
Jednostka Antykorupcyjna – komórka powołana przez Zarząd, odpowiedzialna za udzielanie informacji w sprawach antykorupcyjnych oraz udzielanie wyjaśnień w zakresie:
- treść Modelu i Wytycznych oraz przepisy antykorupcyjne obowiązujące we Włoszech lub w kraju, w którym Grupa prowadzi działalność;
- stosowania postanowień zawartych we Modelu oraz w Wytycznych antykorupcyjnych również w odniesieniu do przepisów antykorupcyjnych obowiązujących w kraju, w którym prowadzi działalność.