Anti-korruptionspolitikker og -procedurer

1.1 Introduktion
E-REPAIR har implementeret denne anti-korruptionsmodel i overensstemmelse med etiske standarder og med internationale og nationale regler om forebyggelse af korruption i alle dens former, uanset om det er direkte og indirekte, samt integritet, gennemsigtighed og korrekthed i udførelsen af ​​dens forretningsaktiviteter.
Modellen blev godkendt ved beslutning fra E-REPAIR's bestyrelse, og samtidig blev de ansvarlige for implementeringen af ​​modellen identificeret.
E-REPAIR fremmer, så meget som muligt, vedtagelsen og overholdelse af standarderne defineret af denne model af de virksomheder eller enheder, der er tilknyttet virksomheden (konsortier, midlertidige sammenslutninger, joint ventures osv.).
Fra datoen for implementeringen af ​​denne model skal alle aftaler med tredjeparter generelt, som bør repræsentere E-REPAIR over for tredjeparter, indeholde specifikke klausuler om overholdelse af adfærdsreglerne fastsat af denne model.

1.2 Mål og indhold
E-REPAIR forpligter sig i overensstemmelse med bestemmelserne i det etiske kodeks til at udføre sine aktiviteter i overensstemmelse med etiske principper og gældende love.
At have et værktøj, der definerer de principper og politikker, der skal vedtages for at udføre forretningsaktiviteter i overensstemmelse med bestemmelserne i de vigtigste internationale antikorruptionsbestemmelser ('FCPA' Foreign Corrupt Practices Act og 'UKBA' UK Bribery Act) og med dem, der er gældende i de lande, hvor E-REPAIR opererer, og som defineret af virksomhedens ledelse er ekstremt vigtigt for E-REPAIR.
Denne anti-korruptionsmodel er implementeret for at give en systematisk anti-korruption reguleringsramme, som E-REPAIR vil henvise til for at forhindre aktiv og passiv korruption, og især tilbyde og modtage penge, fordele og/eller andre fordele, eller betalinger, foretaget eller modtaget, af enhver, der handler i virksomhedens navn eller på vegne af virksomheden i forbindelse med forretningsaktiviteter, for at sikre overholdelse af antikorruptionsbestemmelser.
Modellen vil derfor være en vejledning, der adresserer de risici for korruption, der kan opstå i udførelsen af ​​forretningsaktiviteter. Det skal også bemærkes, at hvis bestemmelserne i lokal lovgivning er mere restriktive end denne model, forpligter E-REPAIR sig til at overholde dem. Men ingen model er i stand til at regulere alle de potentielle situationer, der rent faktisk kunne opstå. Medarbejdere opfordres derfor til at bede deres ledere om oplysninger om specifikke fakta og omstændigheder, der kan berøre disse spørgsmål.

2.1 Anti-korruptionslovene
Der er adskillige anti-korruptionslove rundt om i verden. Bestikkelse af offentlige embedsmænd betragtes som en forbrydelse i næsten alle lande; i nogle lande betragtes bestikkelse af embedsmænd fra andre lande også som en forbrydelse. Desuden er bestikkelse mellem privatpersoner i mange lande også forbudt. Italien, med den nylige lov nr. 190 af 6/11/2012, til formål at implementere bestemmelserne i Strasbourg-konventionen af ​​27/01/1999.
Anti-korruptionslovene i en nøddeskal:

• generelt forbyder antikorruptionslove betalinger foretaget enten direkte eller indirekte – herunder betalinger foretaget til enhver med viden om, at denne betaling vil blive delt med en offentlig embedsmand eller med en privatperson – såvel som tilbud eller løfter om en betaling eller andet fordele med henblik på korruption til offentlige embedsmænd eller privatpersoner;
• antikorruptionslove kræver, at virksomheder udstyrer sig selv og fører bøger, optegnelser og regnskaber, der med rimelige detaljer præcist og korrekt afspejler driften, udgifterne (selvom de ikke er "væsentlige" fra et regnskabsmæssigt synspunkt), erhvervelser og afhændelser af aktiver.

I løbet af de sidste år er korruption blevet et vigtigt emne for international bekymring og politisk debat, og kampen mod korruption er blevet styrket af indsatsen inden for forebyggelse og retsforfølgelse. De (fysiske personer, juridiske personer og organisationer), der overtræder antikorruptionslovene, kan blive idømt fængselsstraffe eller blive udsat for andre typer sanktioner, såsom økonomiske sanktioner og diskvalifikation, da en virksomheds omdømme kan blive alvorligt skadet.
Det skal også bemærkes, at for at maksimere effektiviteten af ​​sanktionerne, anses virksomheden og dets personale for at være solidarisk ansvarlige for eventuelle brud på antikorruptionslovene.

2.2 Roller og ansvar
Alle modtagere skal læse, forstå og implementere denne anti-korruptionsmodel. Denne model gennemgås med jævne mellemrum, hvis de nationale og internationale anti-korruptionsbestemmelser, kaldet Best Practices, er genstand for ændringer eller juridiske fortolkninger. Den opdaterede version af denne model er tilgængelig på E-REPAIR-websiden på https://www.e-repair.com. Hvis der kræves afklaringer om indholdet af modellen – herunder anvendelsen af ​​foranstaltningerne indeholdt deri – om de italienske antikorruptionslove eller om gældende love i det land, hvor koncernen opererer, eller om anvendelsen af ​​de indeholdte bestemmelser i denne model med hensyn til anti-korruptionsbestemmelserne i det land, hvor man opererer, eller for enhver anden information, opfordres alle modtagere til at spørge virksomhedens ledelse.

• Anti-korruptionsenhed

Funktion: Anti-Corruption Unit Kontakter og rapporter: udfyld den anonyme formular på E-Repair-webstedet,
Anti-korruptions sektion

2.3 Sanktionsordningen
Politikkerne og procedurerne indeholdt i Anti-korruptionsmodellen skal udgøre en integreret del af E-REPAIRs virksomheds compliance-program. Enhver ansat eller freelancearbejder, der ikke overholder bestemmelserne i denne model eller ikke rapporterer nogen kendt eller formodet ulovlig adfærd, skal være genstand for disciplinære foranstaltninger baseret på typen af ​​overtrædelse (herunder sanktionerne anført i den gældende ansættelseskontrakt, afskedigelse og suspension fra arbejde og retssager).
Ledere skal aktivt tilskynde deres personale til at overholde de politikker og procedurer, der er indeholdt i denne model, uden at ignorere beviserne for eventuelle brud. De vil blive underlagt disciplinære foranstaltninger, hvis de bliver opmærksomme på eller har grund til at tro – med rimelige grunde – at en adfærd, der er forbudt i henhold til disse politikker og procedurer, udføres af medarbejdere under deres opsyn, uden at træffe nogen afskrækkende handling eller de nødvendige korrigerende foranstaltninger.

E-REPAIR forbyder:

• at tilskynde en offentlig embedsmand, en offentlig tjenestemand eller en privatperson til uretmæssigt at udføre enhver funktion af offentlig karakter eller enhver aktivitet, der er forbundet med en forretningsaktivitet i et koncernselskab, eller belønne ham for at have udført det;
• at påvirke en officiel handling (eller undladelse) fra en offentlig embedsmand eller en offentlig tjenestemand eller enhver beslutning i strid med en officiel pligt;
• at opnå, sikre eller opretholde en virksomhed eller en uretfærdig fordel i forhold til forretningsaktiviteter;
• at opnå, sikre eller opretholde en forretning eller en uretfærdig fordel, ikke kun for virksomheden, men også for personlige interesser eller for et familiemedlem eller en bekendt – i strid med loyalitetsforpligtelser;
• mere generelt at overtræde gældende love.

Overholdelse af anti-korruptionsmodellen er obligatorisk for alt E-REPAIR-personale og, hvad det angår, for partnere, relevante tredjeparter og tredjeparter generelt, som arbejder for E-REPAIR; og især:

• E-REPAIR Personale er ansvarlige, hver for den del, der vedrører dem, for at overholde Anti-korruptionsmodellen. Desuden er teamlederne ansvarlige for at overvåge deres samarbejdspartneres overholdelse af samme og for at træffe foranstaltninger til at forhindre, identificere og rapportere eventuelle brud;
• ingen aktivitet, der overtræder denne anti-korruptionsmodel og/eller anti-korruptionslovene, skal under alle omstændigheder retfærdiggøres eller tolereres på grund af det faktum, at den anses for at være "sædvanlig" i en specifik sektor og/eller i landene i som virksomheden driver. Ingen præstation kan påtvinges eller accepteres i strid med denne model;
• enhver tredjepart, der overtræder denne anti-korruptionsmodel og/eller anti-korruptionslovene, skal være underlagt kontraktmæssige bestemmelser (såsom kontraktsuspendering, skadeserstatning, opsigelse af kontrakt, opsigelse af kommercielle forhold med E-REPAIR);
• jobs vilkår og betingelser skal på ingen måde blive påvirket, hvis E-REPAIR Personale nægter at indtage en adfærd i modstrid med bestemmelserne i denne anti-korruptionsmodel og/eller anti-korruptionslovene, selv hvis en sådan afvisning har forårsaget tabet af en forretningsmuligheder eller haft andre skadelige konsekvenser for virksomheden.

3.1 Offentlig administration
De mange handler mellem virksomheden og offentlige administrationer (herefter også benævnt "PA") kan skabe potentielle risikosituationer, da E-REPAIR kan blive holdt ansvarlig for faktiske eller forsøgte korruptionshandlinger udført eller forsøgt med offentlige embedsmænd, som evt. anmode om urimelige ydelser for at handle i strid med deres pligter eller i strid med deres officielle forpligtelser.

Samtalen med den offentlige forvaltning vedrører hovedsagelig følgende kategorier:

• handler, hvor PA er bygherre på et projekt – disse relationer kan føre til risiko for korruption ved tildelingen af ​​en kontrakt, forvaltningen af ​​kontrakten eller i enhver anden fase af projektet, såsom indhentning af betalingsbeviser fra Ingeniør eller godkendelse af ændringer, udvidelser, varianter, reklamationer, defekte eller ikke-eksisterende arbejder, test osv.;
• indhentning af administrative foranstaltninger, hvor PA er ansvarlig – disse aktiviteter kan føre til risici for korruption under aktiviteterne for at opnå dokumenter/autorisationer, der er udstedt af PA (herunder licenser, tilladelser, registreringer, koncessioner og andre godkendelser, der er nødvendige for virksomheden), import eller eksport af varer, ledelse af sundheds- eller sikkerhedsinspektioner osv.
• opfyldelse af forpligtelser over for PA – behovet for at opfylde nævnte forpligtelser, herunder implementering af regulatoriske krav, udførelse af specifikke inspektioner og afgivelse af erklæringer osv. kan føre til risici for korruption;
• inspektioner eller kontroller af PA – håndtering af anmodninger under inspektioner, kontroller, verifikationer og undersøgelser osv., som E-REPAIR-ledere bliver bedt om at håndtere, kan medføre risici for virksomheden;
• retstvister – tvister med den offentlige forvaltnings enheder og private kan skabe situationer, der indebærer risiko for korruption i forholdet til myndighederne.

E-REPAIR forbyder enhver form for uretmæssig betaling, fordel eller anden fordel til en offentlig embedsmand i strid med antikorruptionsmodellen og gældende antikorruptionslove, selvom de udtrykkeligt anmodes om, eller hvis det er sædvanligt i visse miljøer, og dette skaber enhver form for ulempe. for E-REPAIR eller dets personale. E-REPAIR kræver også, at dets personale straks underretter alle ulovlige anmodninger modtaget fra offentlige embedsmænd eller tvivl, der opstår om, hvordan de skal håndtere relationer med dem.

3.2 Tredjeparter
E-REPAIR kræver, at alle relationer med tredjeparter (entreprenører, konsulenter, leverandører og andre fysiske personer, juridiske personer og andre enheder), der opretholdes som en del af forretningsaktiviteter, er karakteriseret ved retfærdighed og gennemsigtighed og baseret på sporbare informationskilder, og at de overholder anti-korruptionslove og alle andre gældende love.

3.2.1 Leverandører og kunder
Korruptionsaktiviteter udført af eller til fordel for E-REPAIR-leverandører (herunder underleverandører) eller kunder er underlagt anti-korruptionslovene og kan indebære ansvar for E-REPAIR selv, da de anses for at være i risiko for korruption. En kunde kan for eksempel kræve, at virksomheden arbejder med en bestemt leverandør, som kunden har et eller andet forhold til, for at opnå personlige fordele. E-REPAIR forbyder enhver adfærd, der er i modstrid med principperne i Antikorruptionsmodellen, som E-REPAIR ikke kan holdes ansvarlig for.

For at forhindre sådan adfærd – potentielt skadelig for virksomhedens interesser og rettigheder – kræver E-REPAIR, at alle dets leverandører og kunder overholder de etiske standarder fastsat af virksomheden og gældende love, herunder anti-korruptionslovene, når de bærer ud af forretningsaktiviteter med E-REPAIR.
Hvis modparten har sin egen organisations-, ledelses- og kontrolmodel i henhold til lovdekret 231/2001 (i det følgende også benævnt organisationsmodellen), anti-korruptionsmodel eller et etisk kodeks, skal E-REPAIR kontrollere, at principperne indeholdt i dem afspejler dem, der er vedtaget af E-REPAIR.
E-REPAIR vil opsige kontrakten i tilfælde af brud på anti-korruptionslovene eller anti-korruptionsforpligtelserne i kontrakten.
Med henvisning til konsulent- og professionelle servicekontrakter kræver E-REPAIR, at adfærdspraksis baseret på de grundlæggende principper om ærlighed, gennemsigtighed og sporbarhed af informationskilderne vedtages, også i overensstemmelse med antikorruptionslovene og alle andre gældende love.
Navnlig skal følgende principper vedtages:

• Udbyderne af sådanne tjenester må kun være fysiske personer eller juridiske personer eller enheder, pålidelige og med fremragende omdømme;
• E-REPAIR har ret til at foretage kontrol af modpartens aktivitet, i tilfælde af eventuelle brud på bestemmelserne og/eller etiske principper;
• alle aftaler skal indeholde klausulen om "Administrativt ansvar" og udtrykkeligt anmode konsulenten/professionelle om at vedtage principperne for E-REPAIR etisk kodeks og anti-korruptionsmodel;
• der skal ikke betales honorarer eller provisioner til konsulenter eller freelancearbejdere, som er uforenelige med de ydelser, der ydes til virksomheden eller med den givne opgave og de betingelser/praksis, der er vedtaget af markedet eller bestemt af professionelle takster;

Indkøbsprocessen og relaterede aktiviteter styres i detaljer i E-REPAIR virksomhedsprocedurer. Disse procedurer og retningslinjer identificerer nøgleaktørernes roller og ansvar i nævnte proces og fastlægger betingelserne for en retfærdig, gennemsigtig udvælgelse og styring af leverandører, samt procedurer for deres rapportering og kontrol og styring af vigtig dokumentation og overvågning betalinger.

3.3 Væsentlige tredjeparter
Relevant tredjepart betyder enhver juridisk person eller fysisk person, som ikke er ansat, som handler i navnet og/eller på vegne af E-REPAIR, og som kunne have kontakt med en offentlig embedsmand eller en privat enhed, når han udfører sin /hendes job i navnet og/eller på vegne af E-REPAIR. De væsentlige tredjeparter falder ind under følgende kategorier:

• Partnere (i joint ventures, konsortier, selskaber med særlige formål osv.)
• Konsulenter, professionelle tjenesteydere og freelancearbejdere, som på grund af de udførte aktiviteter har kontakter med en offentlig tjenestemand eller privat enhed på vegne af og/eller på vegne af en officiel eller privat enhed i og/eller på vegne af af E-REPAIR
• Tredjemand involveret i ekstraordinære transaktioner.

Relevante tredjeparter er forpligtet til at overholde principperne i denne model. E-REPAIR forbyder enhver adfærd, der er i modstrid med principperne i Antikorruptionsmodellen, som E-REPAIR ikke kan holdes ansvarlig for. For at forhindre sådan adfærd – potentielt skadelig for virksomhedens interesser og rettigheder – kræver E-REPAIR, at tredjeparter overholder de gældende love, herunder anti-korruptionslovene, når de udfører forretningsaktiviteter med E-REPAIR. E-REPAIR udfører de relevante kontroller før godkendelse for at afgøre, om en relevant tredjepart handler, eller om der er en konkret risiko for, at den kan handle i strid med denne anti-korruptionsmodel af andre E-REPAIR-retningslinjer, i det etiske kodeks eller gældende love. E-REPAIR kræver især, at følgende vurderinger udføres, før der etableres et forretningsforhold med en relevant tredjepart:

• der skal udføres en dybdegående due diligence-inspektion af den væsentlige tredjepart;
• i due diligence-fasen, hvis der opstår røde flag, skal der udføres kontrol for at sikre, at problemerne er blevet tilstrækkeligt løst, eller at passende foranstaltninger til at sikre E-REPAIR er blevet iværksat;
• overvågning i løbet af forholdet eller transaktionen med den væsentlige tredjepart, hvor der vil blive udført kontrol for at sikre, at modparten fortsat opfylder kravene i modellen.

3.3.1 Partnere
E-REPAIR kan samarbejde med juridiske personer for at vinde eller udvikle eller administrere ordrer også på grundlag af enhver pålæggelse af den lokale lovgivning i de lande, hvor det opererer. En partner er en juridisk person, der deler de risici, der er forbundet med en investering eller overskuddet eller ejerskabet af en transaktion. Disse former for samarbejde kan enten tage form af specialvirksomheder, der er tilladt i henhold til lokale love, eller joint ventures og andre partnerskabsaftaler.
Det er vigtigt for E-REPAIR at kende sine potentielle partnere og være i stand til at vurdere eksisterende eller potentielle risici, der stammer fra en modpart, der ikke fungerer i overensstemmelse med de etiske principper, som er fastlagt af E-REPAIR. I denne forstand kræver virksomheden, at alle sine medarbejdere, ledere og direktører er særligt opmærksomme på udvælgelsen og evalueringen af ​​sine partnere.
Denne anti-korruptionsmodel, som skal udgøre en integreret del af den, stiller kravene til udvælgelse, forhandling og overvågning af de aktiviteter, der udføres af disse partnere. Disse adfærdsprincipper gælder for alle forhold mellem virksomheden og dens partnere.

3.3.2 Konsulenter, professionelle serviceudbydere og freelancearbejdere
E-REPAIR kan gøre brug af konsulenter, professionelle serviceudbydere og freelancearbejdere til at udføre sin forretning. Når disse enheder handler i navn af og/eller på vegne af E-REPAIR og har kontakter med en offentlig embedsmand eller privat enhed, falder de ind under kategorien væsentlige tredjeparter, når de udfører deres opgaver, hvilket gør det derfor nødvendigt at udføre yderligere kontrol og kontrol.
Det er vigtigt at vurdere konsulenter, professionelle serviceudbydere og freelancemedarbejdere, og der skal indhentes oplysninger om, hvorvidt nogen af ​​dem har påtaget sig aktiviteter, der er forbudt i henhold til antikorruptionsmodellen, eller om der er rimelige muligheder for, at de kunne være det.
Due diligence-procedurerne definerer kriterier og kontrolprocedurer, der har til formål at vurdere de risici, der er forbundet med etablering af relationer med konsulenter, professionelle serviceudbydere og freelancearbejdere.

3.3.4 Tredjemand involveret i ekstraordinære transaktioner
For ekstraordinære transaktioner, såsom en fusion, opkøb eller afhændelse, kan E-REPAIR udføre due diligence på det selskab, der er involveret i transaktionen.
Specifikt skal denne aktivitet, der også udføres gennem eksterne rådgivere, omfatte:

• dybtgående due diligence for at sikre integriteten af ​​det selskab, der er involveret i transaktionen, og af indehaverne af hovedkontorerne;
• inddragelse i risikovurderingen for bekæmpelse af korruption, som kræves af due diligence-processen, af oplysninger om "Corruption Perception Index" for at vurdere de opfattede niveauer af korruption i sektoren og i det land, hvor målvirksomheden opererer;
• en retsmedicinsk gennemgang, hvis det er relevant, for at identificere og vurdere, inden for den virksomhed, der er involveret i transaktionen, eventuelle mangler i det interne kontrolsystem og/eller eventuelle mistænkelige transaktioner (såsom røde flag, unormale betalinger, mistænkelige interaktioner med offentlige forvaltninger, etc.).

3.4 Særlige betalinger
E-REPAIR forbyder betaling eller direkte eller indirekte løfte om betalinger, fordele eller andre fordele til offentlige embedsmænd for at fremskynde, favorisere eller sikre rutinemæssige og ikke-skønsmæssige tjenester, som ellers ville være en normal del af deres pligter, såsom:

• opnå ikke-skønsmæssige forretningstilladelser;
• ikke-skønsmæssige procedurer såsom toldpraksis eller visa;
• levering af offentlige tjenester.

Disse betalinger kendt som "særlige betalinger" eller "faciliterede" betragtes som sådanne, forudsat at de vedrører aktiviteter, der stadig ville blive udført af en offentlig embedsmand, eller rutinemæssige og ikke-skønsmæssige aktiviteter, og at alle de juridiske krav for at opnå tjenesten allerede er opfyldt.

3.5 Sponsorater
Sponsorataktiviteter er underlagt anti-korruptionsbestemmelser. E-REPAIR er opmærksom på enhver mulig personlig og/eller virksomhedsinteressekonflikt forbundet med sponsoraktiviteter, som kan udsætte virksomheden for risikoen for korruption.
Sponsorat kan kun gives, hvis det er blandt de projekter, der udelukkende har til formål at promovere brandet, skabe synlighed og et positivt omdømme for E-REPAIR.
For at sikre, at sponsorat ikke kan skjule en fordel for tredjemand for at opnå en uberettiget fordel for virksomheden, skal alle sponsoraftaler udformes skriftligt.
E-REPAIR har etableret metoder til at godkende, fastlægge og administrere sponsorkontrakter, som skal opfylde følgende principper:

• due diligence af potentielle partnere til sponsoratet skal udføres for at undgå eventuelle interessekonflikter;
• partnere i sponsoraftaler må kun være velkendte, pålidelige enheder (eller personer, der stifter nye virksomheder, f.eks. i tilfælde af nystartede virksomheder), med et godt omdømme;
• sponsoraftaler skal udformes skriftligt.

3.6 Politiske bidrag
Politiske donationer kan give anledning til højere risiko for bestikkelse og korruption.
De kunne især bruges uretmæssigt til at opnå eller opretholde en fordel, såsom at opnå en kontrakt, tilladelse eller licens, vejlede politiske beslutninger osv. E-REPAIR forbyder enhver direkte eller indirekte form for pres eller indflydelse på politikere og har pålagt, i overensstemmelse med bestemmelserne i det etiske kodeks, et forbud mod at betale direkte eller indirekte bidrag til politiske partier, bevægelser, udvalg eller andre politiske eller fagforeningsorganisationer eller til deres repræsentanter.

3.7 Godgørende donationer
Donationer til en offentlig tjenestemand eller en privatperson kan udgøre en risiko for virksomheden, hvis de har til formål at opnå eller opretholde en forretning eller sikre en ulovlig fordel.
Velgørende donationer falder ind under projekter relateret til social solidaritet, humanitære formål, socioøkonomiske fordele, videnskabelig forskning, uddannelse, beskyttelse og udvikling af naturlig eller kunstnerisk arv, eller de skal have til formål at støtte begivenheder eller organer med betydelig social eller miljømæssig værdi.
Disse udbetalinger vil ikke kræve nogen modydelse til gengæld.
E-REPAIR har etableret driftsprocedurer for godkendelse og betaling af donationer, som skal opfylde følgende principper:

• eventuelle potentielle interessekonflikter i det projekt, der skal sponsoreres, skal kontrolleres;
• modtagerne skal være velkendte, pålidelige og have et fremragende ry;
• Overholdelse af ethvert bidrag med anti-korruptionslovene og gældende love skal kontrolleres.

Monetære bidrag skal ske gennem sporbare, ikke-overførbare betalingsmetoder og skal være ledsaget af et officielt brev fra Selskabet, der bekræfter, at det er bekendt med, at formålet med bidraget er lovligt. bidrag i naturalier (dvs. levering af produkter og/eller ydelser) skal ikke blot opfylde ovenstående krav, men skal også registreres på passende vis med den nødvendige regnskabsmæssige og administrative dokumentation.
Hvis det er relevant, kan modtageren blive bedt om at give erklæringer og garantier i forbindelse med brugen af ​​donationerne, eller skal om nødvendigt være forpligtet til at levere andre rapporteringsværktøjer, så de donerede midler kan overvåges.

3.8 Udgifter til underholdning og gæstfrihed, gaver og andre fordele

3.8.1 Udgifter til underholdning, rejse og gæstfrihed
Besøg på hovedkontoret, møder uden for kontoret og andre forretningsrelaterede transaktioner, der kan indebære betaling eller refusion af rejseomkostninger og relaterede udgifter af virksomheden (f.eks. transport, indkvartering, måltider og andre omkostninger), som er afholdt af offentlige embedsmænd eller ansatte eller direktører for en kunde eller en forretningspartner og/eller en leverandør kan skabe en risiko for korruption.
Udgifter til underholdning og gæstfrihed er omkostninger, som E-REPAIR afholder ved køb af varer eller tjenester for enkeltpersoner, virksomheder eller tredjeparter, som er begrundet i markedsføringsaktiviteter eller har til formål at promovere virksomhedens brand. Deres hovedtræk er, at der ikke må være nogen hensyn.
Alle underholdningsudgifter skal registreres nøjagtigt og gennemsigtigt i virksomhedens regnskaber med tilstrækkelige detaljer. De skal understøttes af tilstrækkelig dokumentation, der identificerer modtagernes navn og formålet med betalingen.
Repræsentationsudgifterne skal være rimelige og foretaget i god tro og have følgende karakteristika:

• de må ikke betales kontant;
• de må ikke være motiveret af et ønske om at udøve unødig indflydelse eller med forventning om noget til gengæld;
• de skal overholde almindeligt anerkendte standarder for forretningshøflighed;
• de skal være i overensstemmelse med virksomhedens procedurer, antikorruptionslove og gældende regler;
• de skal være begrundet i lovlige forretningsformål, og deres hovedformål må ikke være at besøge en turistattraktion eller et besøg af hensyn til personlige interesser hos de parter, der modtager pengene.

Ud over ovenstående kræver E-REPAIR, at dets medarbejdere overholder bestemmelserne i Anti-korruptionsretningslinjerne, især med hensyn til godkendelsesprocessen og sporbarheden af ​​alle informationskilder.

3.8.2 Gaver og gaver
Gaver eller andre fordele kan gives eller modtages inden for rammerne af sædvanlig forretningshøflighed, hvor de ikke kompromitterer nogen af ​​parternes integritet og/eller omdømme, og hvor de ikke kan fortolkes af en upartisk observatør som værende beregnet til at skabe en taknemmelighedsforpligtelse eller for at opnå en uberettiget fordel. E-REPAIR har nedlagt et forbud mod at give eller modtage, enten direkte eller indirekte, enhver form for gave, der sigter mod at opnå en uberettiget fordel, enten personlig eller forretningsrelateret, eller enhver gave, der kunne fortolkes som sådan.
De eneste tilladte gaver, givet af høflighedsgrunde, er:

• af lav værdi eller i overensstemmelse med modtagerens forhold;
• givet i god tro og i overensstemmelse med god praksis;
• i overensstemmelse med almindeligt accepterede standarder for høflighed (f.eks. julepakker) eller har salgsfremmende/demonstrationsformål;
• ikke betales kontant;
• i overensstemmelse med virksomhedens procedurer, antikorruptionslove og gældende regler.

Disse principper kan under ingen omstændigheder fraviges og gælder også for E-REPAIR-medarbejdere og tredjeparter i lande, hvor det er sædvanligt at tilbyde gaver eller fordele, der ikke opfylder ovenstående krav.
Desuden skal alle gaver og gaver, der tilbydes eller modtages, spores, og deres værdi og de involverede emner/virksomheder (eller modtagere og bevillingsgivere) specificeres.

3.9 Regnskab og bogføring
De vigtigste antikorruptionslove stiller specifikke krav til bogføring, dels for at modvirke og afsløre alle betalinger eller kvitteringer foretaget med henblik på korruption.
E-REPAIR vedtager procedurer for at sikre, at bogføringen overholder de gældende regnskabsprincipper ved fuldt ud og gennemsigtigt at afspejle de fakta, der ligger til grund for hver transaktion. Alle omkostninger, gebyrer, indtægter, indtægter, betalinger og udgiftsforpligtelser skal omgående registreres på en fuldstændig og nøjagtig måde og skal have tilstrækkelig understøttende dokumentation udstedt i overensstemmelse med alle gældende love og krav i det interne kontrolsystem.
E-REPAIR-personale skal aldrig acceptere at registrere en faktura for tjenester, der ikke blev leveret eller var anderledes end formålet med kontrakten, eller at betale usædvanlige, overdrevne, dårligt beskrevne eller dårligt registrerede udgifter.
Ingen regnskaber eller andre dokumenter relateret til en transaktion må ændres eller ændres på nogen måde, der kan gøre transaktionens sande karakter uklar eller falsk.
Ingen betaling godkendes og/eller foretages i E-REPAIR's navn for arbejde eller tjenester, hvis der er en eksplicit eller implicit aftale om, at en del af betalingen skal bruges til et andet formål end det, der er beskrevet i dokumentationen, der understøtter betalingen . Skjulte eller uregistrerede midler og konti er forbudt. Disse krav gælder for alle transaktioner, uanset deres beløb.
Derudover skal alle medarbejdere overholde alle krav, der gælder for udarbejdelse og indsendelse af udgiftsrapporter.

E-REPAIR kan holdes ansvarlig for adfærd hos sine medarbejdere, som ikke overholder antikorruptionslovene. E-REPAIR-medarbejdere opfordres derfor til at overholde denne model og anti-korruptionslovene, og de vil ikke blive underlagt disciplinære eller lignende sanktioner, hvis de nægter at overholde bestemmelserne i denne anti-korruptionsmodel og/eller Anti-korruptionslove.
I tilfælde af overtrædelse af denne model anvender E-REPAIR dog de disciplinære foranstaltninger, der er fastsat i den gældende lovgivning.

4.1 Personaleansættelse og ledelse
E-REPAIR styrer personaleudvælgelse, ansættelser og ledelsesprocesser på en måde, der sikrer, at forretningsaktiviteter udføres i overensstemmelse med principperne om professionalisme, gennemsigtighed og korrekthed, i overensstemmelse med bestemmelserne i de gældende love og regler.
Disse aktiviteter vil blive udført i overensstemmelse med følgende principper:

• personale skal ansættes baseret på forretningsmæssige krav, understøttet af behørig tilladelse fra parter, der har beslutningsbeføjelser;
• kandidaterne skal bedømmes af flere personer under forskellige profiler, og resultaterne af hele bedømmelsesprocessen skal være tilstrækkeligt registreret;
• den etiske pålidelighed af kandidaterne og fraværet af potentielle eller aktuelle interessekonflikter skal kontrolleres;
• aflønningen og eventuelle bonusser skal være i overensstemmelse med rollen, ansvaret og virksomhedens politikker.

4.2 Personaleuddannelse
For at sprede tilstrækkelig bevidsthed om og forståelse af indholdet af denne model kræver E-REPAIR, at alle dets medarbejdere, der har ledelses-, administrations-, ledelses- og kontrolstillinger, deltager i et obligatorisk anti-korruptionstræningsprogram. Uddannelsesprogrammet vil blive moduleret i overensstemmelse med deres positioner i aktiviteter, der er i risiko for korruption.
Uddannelsesprogrammet ledes af personaleafdelingen.
E-REPAIR kræver også, at der inden for de første seks måneder efter ansættelsen, og når det anses for nødvendigt (f.eks. efter væsentlige ændringer af indholdet af antikorruptionsmodellen og/eller antikorruptionslovgivningen), afholdes kurser om denne antikorruptionsmodel og om anti-korruption. -korruptionslove for at øge bevidstheden om principperne, forpligtelserne og deres gennemførelsesmåde.
Personaleafdelingen er ansvarlig for at planlægge kurset, opbevare det udleverede materiale og registrere deltagere, samt for at opbevare alle oplysninger i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Anti-korruptionsmodellen er tilgængelig på https://www.e-repair.com.

Alle forretningsaktiviteter skal ud over at være underkastet specifik kontrol udført under driften udføres i overensstemmelse med følgende principper:

• opdagelse og adskillelse af aktiviteter/processer ved at implementere både organisatoriske værktøjer, såsom adskillelse af opgaver og ansvar, og værktøjer til at få adgang til information og data, hvis tilgængelighed skal afhænge af det ansvar, der er tildelt personalet;
• vedtagelse og implementering af passende interne regler for at definere driftsmetoderne for væsentlige processer og aktiviteter;
• identifikation af personer, der er kvalificeret til at udføre visse kontrol- og autorisationsaktiviteter og tildeling af passende beføjelser og ansvar i overensstemmelse med de tildelte opgaver;
• sporbarhed af alle udførte operationer og vedligeholdelse af regnskaber og bøger.

E-REPAIR Human Resources-afdelingen er ansvarlig for uafhængigt at undersøge og evaluere effektiviteten af ​​interne kontroller baseret på sin egen forretningsplan.
Overvågningen har til formål at kontrollere overholdelse af Anti-korruptionssystemet som helhed, herunder overholdelse af Anti-korruptionsmodellen. Personaleafdelingen rapporterer til ledelsen.
Når den finder det passende og som foreskrevet af virksomhedens procedurer, informerer den ledelsen om væsentlige omstændigheder og fakta eller ethvert presserende udstedt i forbindelse med modellen, der dukkede op under overvågningsaktiviteter.
Anti-Corruption Legal Support Unit gennemgår med jævne mellemrum denne model for at sikre dens effektivitet.

E-REPAIR-personale skal rapportere enhver påstået eller åbenlys overtrædelse af denne anti-korruptionsmodel og/eller interne og/eller eksterne regler, etiske principper eller enhver antikorruptionslov fra virksomheden, en kollega, en freelancemedarbejder eller en tredjepart, herunder eventuelle ulovlige anmodninger eller tilbud om uretmæssige betalinger modtaget fra dem.
Indberetninger skal sendes til Anti-korruptionsenheden samt til Tilsynsorganet.

Indberetningerne kan ske gennem følgende:

• anonym formular på E-Repair-webstedet, afsnittet Anti-korruption

Hvis en medarbejder undlader at rapportere en kendt eller påstået ulovlig handling, som han eller hun er blevet bekendt med, vil det medføre anvendelse af disciplinære sanktioner.
Der vil ikke blive taget disciplinære sanktioner i tilfælde af, at medarbejderne nægter at handle på en måde, der krænker denne antikorruptionsmodel, selvom dette resulterer i, at E-REPAIR mister forretning eller har en negativ effekt på dets planer.
E-REPAIR tolererer ikke nogen form for gengældelse mod en medarbejder, der rapporterer en formodet episode af ulovlig adfærd.
Whistleblowerne er garanteret beskyttelse mod enhver form for gengældelse, diskrimination eller straf, underlagt lovens forpligtelser og beskyttelsen af ​​virksomhedens eller enkeltpersoners rettigheder i tilfælde af instrumentel brug eller beskyldninger fremsat i ond tro.

Interessekonflikter - situation, der opstår, når en part, der har fået et bestemt beslutningsansvar, har personlige og/eller faglige interesser, der strider mod den uvildighed, som nævnte ansvar kræver, og som kan være forringet af disse interesser.

Rådgivning - tjenester, der sigter på at give en specialistudtalelse eller professionelle tjenester af intellektuel karakter, der sigter på at definere retningslinjer, handlingsplaner eller forundersøgelser til støtte for ledelsesbeslutninger om specifikke spørgsmål (f.eks. strategiske/ledelsesmæssige spørgsmål), der betragtes som prioriteter for forretningsudvikling og/eller virksomhedsudvikling vide hvordan.

Betydelig kontakt - Enhver direkte eller indirekte kontakt i forbindelse med:

• ethvert forhold til en offentlig embedsmand;
• undersøgelser, inspektioner, tilladelser, registreringer af den offentlige administration;
• ethvert potentiale eller aktuelle med en offentlig administration eller enhver aktivitet, der involverer et administrativt organ eller en virksomhed, der ejes eller kontrolleres af en offentlig administration, et politisk parti eller en international offentlig organisation;
• enhver anden forhandling, aftale eller møde med et administrativt organ eller en international offentlig organisation eller en offentlig embedsmand, med undtagelse af møder, der ikke involverer støtte fra nogen holdning, hvis disse møder er med en offentlig embedsmand, der handler i hans ministerielle administrativ eller juridisk handleevne og udelukkende med det formål at anmode om en fortolkning eller udtalelse om anvendelsen af ​​regler, forklaring af procedurer, indsendelse af dokumenter til administrationen eller juridiske aspekter af en privat operation;
• enhver kontakt med privatpersoner med topstillinger eller personer direkte underlagt ledelse eller tilsyn af en af ​​toplederne i en virksomhed eller konsortium, der kan involvere at give, modtage eller love penge eller andre fordele, for dem selv eller andre, i for at udføre eller udelade handlinger, der bryder ovennævnte personers forpligtelser, med skade for den virksomhed, som de tilhører;
• andre lignende aktiviteter.

Aktiv korruption - bevidst handling fra enhver, der direkte eller indirekte lover eller giver en økonomisk fordel eller anden fordel til en offentlig tjenestemand eller privatperson for sig selv eller for tredjemand, for at handle eller nægte at handle i overensstemmelse med deres pligter, eller som krænker deres officielle forpligtelser eller loyalitetsforpligtelse.

Direkte korruption - korruptionshandling udført direkte af en person til en anden.

Indirekte korruption - korruptionshandling udført af en tredjepart, der handler på vegne af en anden person.

Passiv korruption - handling besluttet af enhver, som direkte eller indirekte modtager eller anmoder om eller accepterer løfter om at opnå en økonomisk fordel eller anden fordel fra en offentlig tjenestemand eller privat part, for sig selv eller for tredjemand, om at handle eller nægte at handle i overensstemmelse med deres pligter eller i udøvelsen af ​​deres funktioner i strid med deres officielle forpligtelser eller loyalitetsforpligtelsen.

Rettidig omhu - I anti-korruptionssammenhæng betyder det, at der skal indsamles nok beviser, inden for juridiske grænser, til at kunne afgøre, om en partner overholder Anti-korruptionskravene defineret af E-REPAIR med henvisning til den nuværende procedure. Denne evalueringsaktivitet kan også udføres regelmæssigt for at indsamle eventuelle nyttige elementer til evalueringen af ​​modparten. Facilitering – se 'Letteret betaling'.

Offentlig embedsmand dette refererer normalt til enhver offentlig embedsmand, herunder men ikke begrænset til valgte eller udpegede embedsmænd; enhver medarbejder eller anden person, der handler på vegne af eller i navnet på en offentlig embedsmand, organ, agentur eller virksomhed, der udfører en regeringsfunktion; enhver medarbejder eller anden person, der handler på vegne af en enhed, der helt eller delvist ejes eller kontrolleres af regeringen; ethvert politisk parti, embedsmand, ansat eller anden person, der handler på vegne af eller i et politisk partis navn eller en kandidat til offentlige hverv; enhver medarbejder eller person, der handler på vegne af en offentlig international organisation (såsom FN eller Verdensbanken). Denne definition omfatter alle embedsmænd og ansatte i virksomheder, der ejes eller kontrolleres, selv delvist, af regeringen, herunder alle ansatte i virksomheder og agenturer, der ejes af regeringen, selvom disse virksomheder drives som private virksomheder

Retsmedicinsk gennemgang - kontrol, der har til formål at identificere og vurdere eventuelle mangler i det interne kontrolsystem og/eller eventuelle mistænkelige transaktioner udført af tredjeparter, med hvem der er ved at blive etableret en forbindelse.

Anti-korruptionslove - Anti-korruptionslove - omfatter den italienske straffelov, lovgivningsdekret 231/2001 og andre gældende bestemmelser, FCPA, UK Bribery Act og anden offentlig og kommerciel lov mod korruption, der er gældende over hele verden, og internationale anti-korruptionstraktater, som f.eks. som konventionen om bekæmpelse af bestikkelse af udenlandske embedsmænd i internationale forretningstransaktioner og De Forenede Nationers konvention mod korruption.

Joint Venture – en aftale mellem en eller to virksomheder, selv fra forskellige lande, om at nå et specifikt forretningsmål, dele risici og udnytte deres respektive kompetencer og sigte på at skabe joint ventures, konsortier, midlertidige erhvervssammenslutninger (ATI), foreninger, samarbejdsaftaler eller andre enheder, herunder juridiske enheder, som E-REPAIR har en interesse i.

Gave – genstand givet vederlagsfrit som en ensidig handling uden noget til gengæld.

Forenklet betaling – uofficielle betalinger til fordel for en offentlig embedsmand for at fremskynde, lette eller sikre udførelsen af ​​en rutinemæssig aktivitet eller aktivitet, der er fastsat som en del af deres opgaver af offentlige embedsmænd.

Professionel præstation – tjenester af intellektuel karakter, der skal leveres af tredjeparter for at sikre forretningskontinuitet (f.eks. personaleudvælgelse/uddannelse, teknisk support, IT osv.), for hvilke der kræves specifik viden, færdigheder eller ressourcer, eller som ikke på nuværende tidspunkt er tilgængelige i virksomheden, eller som i henhold til lovgivningen skal overlades til tredjemand.

E-REPAIR procedurer – E-REPAIR-procedurer, der styrer forretningsprocesser også for at forhindre korruptionsrisici.

Rødt flag – enhver omstændighed eller begivenhed, der kan signalere en overtrædelse af antikorruptionslovene, principperne for anti-korruptionsmodellen eller retningslinjerne i forhold til en potentielt risikabel situation.

Til stede – se 'Gave'.

Social solidaritet – vederlagsfri aktivitet til fordel for "mennesker i nød og dårligt stillede grupper" for at tilbyde social støtte, sundhedspleje, socio-rehabiliteringsstøtte og beskyttelse af rettigheder.

Udgifter til gæstfrihed – repræsentationsudgifter (f.eks. rejse-, mad- og logiudgifter) til værtsleverandører, kunder eller andre parter i forbindelse med forretningsaktiviteterne.

Udgifter til underholdning – levering af varer eller tjenesteydelser gratis, som følge af relationsforpligtelser og/eller gæstfrihedspligter, på grundlag af handelspraksis i branchen og i relation til forretningsaktiviteterne.

Bestikkelse – et tilbud, betaling eller løfte om noget af værdi (f.eks. penge eller andre fordele), der har til formål at tilskynde modtageren til at misbruge sin officielle stilling eller at påvirke den enkelte i udførelsen af ​​deres pligter og til at tilskynde dem til at handle uærligt.

Tredje part – en fysisk eller juridisk person uden for E-REPAIR (f.eks. leverandører, kunder mv.

Betydelig tredjepart – enhver juridisk person eller fysisk person, som ikke er ansat, som handler i E-REPAIRs navn og/eller på vegne af E-REPAIR, og som kan have kontakt med en offentlig embedsmand eller en privat enhed, når han/hun udfører sit arbejde på vegne af og/eller på vegne af E-REPAIR (såsom partnere i Joint Ventures, konsulenter, juridiske personer involveret i ekstraordinære transaktioner osv.).

Anti-korruptionsenhed – enhed oprettet af ledelsen, ansvarlig for at give oplysninger om antikorruptionsspørgsmål og præciseringer om:

• indholdet af modellen og retningslinjerne og anti-korruptionslovgivningen, der er gældende i Italien eller i det land, hvor koncernen opererer;
• anvendelsen af ​​bestemmelserne indeholdt i modellen og i anti-korruptionsretningslinjerne også med hensyn til de anti-korruptionsbestemmelser, der er gældende i det land, hvor den opererer.