Anti-korruptionspolicyer och förfaranden
E-REPAIRs engagemang för att bekämpa korruption
E-REPAIR förhindrar dess personal, dess partners – för den del som berör dem – och i allmänhet alla som utför aktiviteter för företagets räkning från att begära, utlova, erbjuda eller ta emot några gåvor, gratifikationer eller förmåner, oavsett om det är potentiellt eller faktiska, av eller till personer som inte arbetar för företaget, oavsett om de är offentliga tjänstemän eller offentliga tjänstemän, regeringsrepresentanter, offentliganställda eller privata medborgare, både från Italien och från andra länder, som kan fastställa olagligt beteende, eller, i vilket fall som helst, tolkas av en opartisk observatör, som syftar till att få en fördel, även icke-ekonomisk, som anses relevant enligt allmän uppfattning, också syftad till att underlätta eller garantera tillhandahållandet av tjänster i alla fall som är förfallna som en del av verksamheten aktiviteter.
Varje anställd och styrelseledamot ska läsa och förstå innehållet i denna policy och att uppträda i enlighet med dess regler, såväl som med gällande lagar och förordningar.
Varje anställd och styrelseledamot ska läsa och förstå innehållet i denna policy och att uppträda i enlighet med dess regler, såväl som med gällande lagar och förordningar.
1. OMFATTNING
1.1 Inledning
E-REPAIR har implementerat denna anti-korruptionsmodell i överensstämmelse med etiska standarder och med internationella och nationella bestämmelser om förebyggande av korruption i alla dess former, såväl direkt som indirekt, samt integritet, transparens och korrekthet i genomförandet av dess företagsaktiviteter.
Modellen godkändes genom beslut av styrelsen för E-REPAIR, och samtidigt identifierades de personer som ansvarade för implementeringen av modellen.
E-REPAIR främjar, så mycket som möjligt, antagandet och efterlevnaden av de standarder som definieras av denna modell av företag eller enheter som är associerade med företaget (konsortier, tillfälliga föreningar, joint ventures, etc.).
Från och med datumet för implementeringen av denna modell ska alla avtal med tredje parter i allmänhet som bör representera E-REPAIR inför tredje parter innehålla specifika klausuler om efterlevnad av de uppföranderegler som fastställs av denna modell.
1.2 Mål och innehåll
E-REPAIR åtar sig, i enlighet med bestämmelserna i den etiska koden, att utföra sina aktiviteter i enlighet med etiska principer och tillämpliga lagar.
Att ha ett verktyg som definierar principerna och policyn som ska antas för att bedriva affärsverksamhet i enlighet med bestämmelserna i de viktigaste internationella antikorruptionsbestämmelserna (FCPA's Foreign Corrupt Practices Act och 'UKBA' UK Bribery Act) och med de som är i kraft i de länder där E-REPAIR verkar, och som definierats av företagsledningen är extremt viktigt för E-REPAIR.
Denna anti-korruptionsmodell är implementerad för att tillhandahålla ett systematiskt anti-korruptionsregelverk, till vilket E-REPAIR kommer att hänvisa till att förhindra aktiv och passiv korruption, och i synnerhet erbjuda och ta emot pengar, fördelar och/eller andra förmåner, eller betalningar, gjorda eller mottagna, av någon som agerar i företagets namn eller på uppdrag av företaget i samband med affärsverksamhet, för att säkerställa efterlevnad av antikorruptionsbestämmelser.
Modellen kommer därför att vara en vägledning som tar itu med riskerna för korruption som kan uppstå vid utförande av affärsverksamhet. Det bör också noteras att om bestämmelserna i lokal lag är mer restriktiva än denna modell, åtar sig E-REPAIR att följa dem. Men ingen modell kan reglera alla potentiella situationer som faktiskt kan inträffa. Anställda uppmuntras därför att fråga sina chefer om all information om specifika fakta och omständigheter som kan beröra dessa frågor.
E-REPAIR har implementerat denna anti-korruptionsmodell i överensstämmelse med etiska standarder och med internationella och nationella bestämmelser om förebyggande av korruption i alla dess former, såväl direkt som indirekt, samt integritet, transparens och korrekthet i genomförandet av dess företagsaktiviteter.
Modellen godkändes genom beslut av styrelsen för E-REPAIR, och samtidigt identifierades de personer som ansvarade för implementeringen av modellen.
E-REPAIR främjar, så mycket som möjligt, antagandet och efterlevnaden av de standarder som definieras av denna modell av företag eller enheter som är associerade med företaget (konsortier, tillfälliga föreningar, joint ventures, etc.).
Från och med datumet för implementeringen av denna modell ska alla avtal med tredje parter i allmänhet som bör representera E-REPAIR inför tredje parter innehålla specifika klausuler om efterlevnad av de uppföranderegler som fastställs av denna modell.
1.2 Mål och innehåll
E-REPAIR åtar sig, i enlighet med bestämmelserna i den etiska koden, att utföra sina aktiviteter i enlighet med etiska principer och tillämpliga lagar.
Att ha ett verktyg som definierar principerna och policyn som ska antas för att bedriva affärsverksamhet i enlighet med bestämmelserna i de viktigaste internationella antikorruptionsbestämmelserna (FCPA's Foreign Corrupt Practices Act och 'UKBA' UK Bribery Act) och med de som är i kraft i de länder där E-REPAIR verkar, och som definierats av företagsledningen är extremt viktigt för E-REPAIR.
Denna anti-korruptionsmodell är implementerad för att tillhandahålla ett systematiskt anti-korruptionsregelverk, till vilket E-REPAIR kommer att hänvisa till att förhindra aktiv och passiv korruption, och i synnerhet erbjuda och ta emot pengar, fördelar och/eller andra förmåner, eller betalningar, gjorda eller mottagna, av någon som agerar i företagets namn eller på uppdrag av företaget i samband med affärsverksamhet, för att säkerställa efterlevnad av antikorruptionsbestämmelser.
Modellen kommer därför att vara en vägledning som tar itu med riskerna för korruption som kan uppstå vid utförande av affärsverksamhet. Det bör också noteras att om bestämmelserna i lokal lag är mer restriktiva än denna modell, åtar sig E-REPAIR att följa dem. Men ingen modell kan reglera alla potentiella situationer som faktiskt kan inträffa. Anställda uppmuntras därför att fråga sina chefer om all information om specifika fakta och omständigheter som kan beröra dessa frågor.
2. REFERENSER
2.1 Anti-korruptionslagarna
Det finns flera anti-korruptionslagar runt om i världen. Mutor av offentliga tjänstemän anses vara ett brott i nästan alla länder; i vissa länder betraktas även mutor av offentliga tjänstemän från andra länder som ett brott. I många länder är dessutom mutor mellan privatpersoner förbjudna. Italien, med den senaste lagen nr. 190 av den 6/11/2012, avsedd att genomföra bestämmelserna i Strasbourgkonventionen av den 27/01/1999.
Anti-korruptionslagarna i ett nötskal:
Det bör också noteras att, för att maximera effektiviteten av sanktionerna, anses företaget och dess personal vara solidariskt ansvariga för eventuella brott mot antikorruptionslagarna.
2.2 Roller och ansvar
Alla mottagare ska läsa, förstå och implementera denna Anti-korruptionsmodell. Denna modell ses över med jämna mellanrum om de nationella och internationella anti-korruptionsbestämmelserna, kallade Best Practices, är föremål för ändringar eller juridiska tolkningar. Den uppdaterade versionen av denna modell finns tillgänglig på E-REPAIR-webbsidan på https://www.e-repair.com. Om det krävs förtydliganden om innehållet i modellen – inklusive tillämpningen av åtgärderna i den – om de italienska antikorruptionslagarna, eller gällande lagar i det land där koncernen är verksam, eller om tillämpningen av bestämmelserna i denna modell med avseende på anti-korruptionsbestämmelserna i det land där man är verksam, eller för annan information, uppmanas alla mottagare att fråga företagsledningen.
Funktion: Anti-Corruption Unit Kontakter och rapporter: fyll i det anonyma formuläret på E-Repair-webbplatsen,
Anti-korruptionsavdelning
2.3 Sanktionsregimen
Policyerna och procedurerna i Anti-korruptionsmodellen ska utgöra en integrerad del av E-REPAIRs program för efterlevnad av företag. Varje anställd eller frilansarbetare som inte följer bestämmelserna i denna modell eller inte rapporterar något känt eller misstänkt olagligt beteende ska bli föremål för disciplinära åtgärder baserat på typen av överträdelse (inklusive de sanktioner som anges i det tillämpliga anställningsavtalet, uppsägning och avstängning från arbetet och rättsliga åtgärder).
Chefer ska aktivt uppmuntra sin personal att följa policyerna och procedurerna i denna modell, utan att ignorera bevis för eventuella överträdelser. De kommer att bli föremål för disciplinära åtgärder om de blir medvetna om eller har anledning att tro – på rimliga grunder – att ett beteende som är förbjudet enligt dessa policyer och procedurer utförs av anställda under deras överinseende, utan att vidta några avskräckande åtgärder eller nödvändiga korrigerande åtgärder.
Det finns flera anti-korruptionslagar runt om i världen. Mutor av offentliga tjänstemän anses vara ett brott i nästan alla länder; i vissa länder betraktas även mutor av offentliga tjänstemän från andra länder som ett brott. I många länder är dessutom mutor mellan privatpersoner förbjudna. Italien, med den senaste lagen nr. 190 av den 6/11/2012, avsedd att genomföra bestämmelserna i Strasbourgkonventionen av den 27/01/1999.
Anti-korruptionslagarna i ett nötskal:
- i allmänhet förbjuder antikorruptionslagar betalningar som görs antingen direkt eller indirekt – inklusive betalningar som görs till någon med vetskapen om att den betalningen kommer att delas med en offentlig tjänsteman eller med en privatperson – såväl som erbjudanden eller löften om en betalning eller annat förmån för korruptionsändamål till offentliga tjänstemän eller privatpersoner;
- anti-korruptionslagar kräver att företag utrustar sig och föra böcker, register och bokföring som, med rimliga detaljer, korrekt och korrekt återspeglar verksamheten, utgifterna (även om de inte är "väsentliga" ur redovisningssynpunkt), förvärv och avyttringar av tillgångar.
Det bör också noteras att, för att maximera effektiviteten av sanktionerna, anses företaget och dess personal vara solidariskt ansvariga för eventuella brott mot antikorruptionslagarna.
2.2 Roller och ansvar
Alla mottagare ska läsa, förstå och implementera denna Anti-korruptionsmodell. Denna modell ses över med jämna mellanrum om de nationella och internationella anti-korruptionsbestämmelserna, kallade Best Practices, är föremål för ändringar eller juridiska tolkningar. Den uppdaterade versionen av denna modell finns tillgänglig på E-REPAIR-webbsidan på https://www.e-repair.com. Om det krävs förtydliganden om innehållet i modellen – inklusive tillämpningen av åtgärderna i den – om de italienska antikorruptionslagarna, eller gällande lagar i det land där koncernen är verksam, eller om tillämpningen av bestämmelserna i denna modell med avseende på anti-korruptionsbestämmelserna i det land där man är verksam, eller för annan information, uppmanas alla mottagare att fråga företagsledningen.
- Anti-korruptionsenhet
Funktion: Anti-Corruption Unit Kontakter och rapporter: fyll i det anonyma formuläret på E-Repair-webbplatsen,
Anti-korruptionsavdelning
2.3 Sanktionsregimen
Policyerna och procedurerna i Anti-korruptionsmodellen ska utgöra en integrerad del av E-REPAIRs program för efterlevnad av företag. Varje anställd eller frilansarbetare som inte följer bestämmelserna i denna modell eller inte rapporterar något känt eller misstänkt olagligt beteende ska bli föremål för disciplinära åtgärder baserat på typen av överträdelse (inklusive de sanktioner som anges i det tillämpliga anställningsavtalet, uppsägning och avstängning från arbetet och rättsliga åtgärder).
Chefer ska aktivt uppmuntra sin personal att följa policyerna och procedurerna i denna modell, utan att ignorera bevis för eventuella överträdelser. De kommer att bli föremål för disciplinära åtgärder om de blir medvetna om eller har anledning att tro – på rimliga grunder – att ett beteende som är förbjudet enligt dessa policyer och procedurer utförs av anställda under deras överinseende, utan att vidta några avskräckande åtgärder eller nödvändiga korrigerande åtgärder.
3. ALLMÄN POLITIK FÖR ANTIKORRUPTION
E-REPAIR förbjuder:
Efterlevnad av Anti-korruptionsmodellen är obligatoriskt för all E-REPAIR-personal och, vad det beträffar, för Partners, Relevant Tredje Part och tredje parter i allmänhet som arbetar för E-REPAIR; och i synnerhet:
3.1 Offentlig förvaltning
De många affärerna mellan företaget och offentliga förvaltningar (hädanefter även kallade "PA") kan skapa potentiella risksituationer, eftersom E-REPAIR kan hållas ansvarigt för faktiska eller försök till korruption som utförs eller försöks med offentliga tjänstemän som kan begära otillbörliga förmåner för att agera i strid med sina skyldigheter eller i strid med sina officiella skyldigheter.
Kontakten med den offentliga förvaltningen avser huvudsakligen följande kategorier:
E-REPAIR förbjuder någon form av otillbörlig betalning, förmån eller annan fördel till en offentlig tjänsteman i strid med antikorruptionsmodellen och tillämpliga antikorruptionslagar även om de uttryckligen begärs eller om det är brukligt i vissa miljöer, och detta skapar någon form av nackdel för E-REPAIR eller dess personal. E-REPAIR kräver också att dess personal omedelbart underrättar alla olagliga förfrågningar från offentliga tjänstemän eller tvivel som uppstår om hur de ska hantera relationerna med dem.
3.2 Tredje part
E-REPAIR kräver att alla relationer med tredje part (entreprenörer, konsulter, leverantörer och andra fysiska personer, juridiska personer och andra enheter) som upprätthålls som en del av affärsverksamheten kännetecknas av rättvisa och transparens och baseras på spårbara informationskällor, och att de följer anti-korruptionslagar och alla andra tillämpliga lagar.
3.2.1 Leverantörer och kunder
Korruptionsaktiviteter som utförs av eller till förmån för E-REPAIR-leverantörer (inklusive underleverantörer) eller kunder är föremål för anti-korruptionslagarna och kan innebära ansvar för E-REPAIR självt, eftersom de anses löpa risk för korruption. En kund skulle till exempel kunna kräva att företaget samarbetar med en specifik leverantör som kunden har en viss relation med, för att få personliga fördelar. E-REPAIR förbjuder allt beteende som strider mot principerna för Antikorruptionsmodellen, för vilket E-REPAIR inte ska hållas ansvarigt.
För att förhindra sådant beteende – potentiellt skadligt för företagets intressen och rättigheter – kräver E-REPAIR att alla dess leverantörer och kunder följer de etiska standarder som fastställts av företaget och tillämpliga lagar, inklusive anti-korruptionslagarna, när de bär ut affärsverksamhet med E-REPAIR.
Om motparten har sin egen organisations-, lednings- och kontrollmodell enligt lagdekret 231/2001 (nedan även kallad organisationsmodellen), anti-korruptionsmodell eller en etisk kod, ska E-REPAIR kontrollera att principerna som finns i dem återspeglar de som antagits av E-REPAIR.
E-REPAIR kommer att säga upp kontraktet i händelse av brott mot anti-korruptionslagarna eller mot anti-korruptionsförpliktelserna enligt kontraktet.
Med hänvisning till avtal om konsulttjänster och professionella tjänster kräver E-REPAIR att uppförandepraxis baserad på de grundläggande principerna om ärlighet, transparens och spårbarhet för informationskällorna antas, även i enlighet med anti-korruptionslagarna och alla andra tillämpliga lagar.
I synnerhet ska följande principer antas:
Upphandlingsprocessen och relaterade aktiviteter regleras i detalj i E-REPAIR företagets rutiner. Dessa rutiner och riktlinjer identifierar nyckelaktörernas roller och ansvar i nämnda process och anger villkoren för ett rättvist, transparent urval och hantering av leverantörer, samt rutiner för deras rapportering och kontroll, och hanteringen av viktig dokumentation och övervakning betalningar.
3.3 Betydande tredje parter
Relevant tredje part avser varje juridisk person eller fysisk person som inte är anställd, som agerar i namn av och/eller på uppdrag av E-REPAIR och som skulle kunna ha kontakt med en offentlig tjänsteman eller en privat enhet när han utför sin /hennes jobb i namn av och/eller på uppdrag av E-REPAIR. De betydande tredje parterna faller under följande kategorier:
E-REPAIR kan samarbeta med juridiska personer för att vinna eller utveckla eller hantera beställningar också på grundval av eventuella krav från lokal lagstiftning i de länder där det är verksamt. En partner är en juridisk person som delar riskerna förknippade med en investering, eller vinsten eller ägandet av en transaktion. Dessa typer av samarbete kan antingen ta formen av specialföretag som är tillåtna enligt lokala lagar, eller joint ventures och andra partnerskapsavtal.
Det är viktigt för E-REPAIR att känna till sina potentiella partners och kunna bedöma eventuella befintliga eller potentiella risker som härrör från en motpart som inte fungerar i linje med de etiska principer som fastställts av E-REPAIR. I denna mening kräver företaget att alla sina anställda, chefer och styrelseledamöter ägnar särskild uppmärksamhet åt valet och utvärderingen av sina partners.
Denna anti-korruptionsmodell, som ska utgöra en integrerad del av den, ställer kraven för urval, förhandling och övervakning av de aktiviteter som utförs av dessa partners. Dessa uppförandeprinciper gäller alla relationer mellan företaget och dess partners.
3.3.2 Konsulter, professionella tjänsteleverantörer och frilansarbetare
E-REPAIR kan använda sig av konsulter, professionella tjänsteleverantörer och frilansarbetare för att utföra sin verksamhet. När dessa enheter agerar i namn av och/eller på uppdrag av E-REPAIR och har kontakter med en offentlig tjänsteman eller privat enhet, faller de under kategorin Viktiga tredje parter när de utför sina uppgifter, vilket gör det därför nödvändigt att utföra ytterligare kontroller och kontroller.
Det är viktigt att bedöma konsulter, professionella tjänsteleverantörer och frilansarbetare, och information måste inhämtas om huruvida någon av dem har bedrivit aktiviteter som är förbjudna enligt antikorruptionsmodellen, eller om det finns rimliga möjligheter att de skulle kunna vara det.
Due diligence-förfarandena definierar kriterierna och kontrollförfarandena som syftar till att bedöma riskerna i samband med upprättandet av relationer med konsulter, professionella tjänsteleverantörer och frilansarbetare.
3.3.4 Tredje parter involverade i extraordinära transaktioner
För extraordinära transaktioner, såsom en fusion, förvärv eller avyttring, kan E-REPAIR utföra due diligence på företaget som är involverat i transaktionen.
Specifikt ska denna verksamhet, även utförd av externa rådgivare, inkludera:
3.4 Särskilda betalningar
E-REPAIR förbjuder betalning eller direkta eller indirekta löften om betalningar, förmåner eller andra fördelar till offentliga tjänstemän för att påskynda, gynna eller säkra rutinmässiga och icke-diskretionära tjänster, som annars skulle vara en normal del av deras uppgifter, såsom:
3.5 Sponsring
Sponsringsaktiviteter är föremål för anti-korruptionsbestämmelser. E-REPAIR uppmärksammar eventuella personliga och/eller företags intressekonflikter i samband med sponsringsaktiviteter, som kan utsätta företaget för risk för korruption.
Sponsring kan endast ges om det är bland de projekt som har det enda syftet att marknadsföra varumärket, skapa synlighet och ett positivt rykte för E-REPAIR.
För att säkerställa att sponsring inte kan dölja en förmån för tredje part för att få en otillbörlig fördel för Bolaget, ska alla sponsringsavtal upprättas skriftligen.
E-REPAIR har etablerat metoder för att godkänna, stipulera och hantera sponsringskontrakt, som måste uppfylla följande principer:
Om så är lämpligt kan förmånstagaren uppmanas att tillhandahålla utfästelser och garantier relaterade till användningen av donationerna, eller måste, vid behov, behöva tillhandahålla andra rapporteringsverktyg så att de donerade medlen kan övervakas.
3.8 Utgifter för underhållning och gästfrihet, gåvor och andra förmåner
3.8.1 Kostnader för underhållning, resor och gästfrihet
Besök på huvudkontoret, utanför kontorets möten och andra affärsrelaterade transaktioner som kan innebära betalning eller ersättning av resekostnader och relaterade utgifter från företaget (till exempel transport, logi, måltider och andra kostnader) som ådras offentliga tjänstemän eller anställda eller direktörer för en kund eller en affärspartner och/eller en leverantör kan skapa en risk för korruption.
Utgifter för underhållning och gästfrihet är kostnader som E-REPAIR ådrar sig för att köpa varor eller tjänster för privatpersoner, företag eller tredje parter, som motiveras av marknadsföringsaktiviteter eller syftar till att främja företagets varumärke. Deras främsta kännetecken är att det inte får finnas någon hänsyn.
Alla utgifter för underhållning ska registreras korrekt och transparent i företagets bokföring, med tillräckliga detaljer. De måste stödjas av adekvat dokumentation som identifierar stödmottagarnas namn och syftet med betalningen.
Utgifterna för underhållning måste vara rimliga och göras i god tro och ha följande egenskaper:
3.8.2 Gåvor och presenter
Presenter eller andra förmåner kan ges eller tas emot inom ramen för vanlig affärsmässig artighet, där de inte äventyrar integriteten och/eller anseendet hos någon av parterna och där de inte kan tolkas av en opartisk observatör som avsedda att skapa en skyldighet att vara tacksam. eller för att få en otillbörlig fördel. E-REPAIR har infört ett förbud mot att göra eller ta emot, antingen direkt eller indirekt, någon typ av gåva som syftar till att erhålla en otillbörlig fördel, antingen personlig eller affärsrelaterad, eller någon gåva som kan tolkas som sådan.
De enda tillåtna gåvorna, som ges av artighetsskäl, ska vara:
Dessutom ska alla gåvor och presenter som erbjuds eller tas emot spåras, och deras värde och de inblandade ämnen/företag (eller förmånstagare och bidragsgivare) specificeras.
3.9 Redovisning och bokföring
De huvudsakliga antikorruptionslagarna ställer specifika krav på bokföring, delvis för att motverka och avslöja alla betalningar eller kvitton som gjorts i syfte att korruptionera.
E-REPAIR antar rutiner för att säkerställa att bokföringen överensstämmer med tillämpliga redovisningsprinciper genom att fullständigt och transparent återspegla de fakta som ligger till grund för varje transaktion. Alla kostnader, avgifter, intäkter, intäkter, betalningar och utgiftsåtaganden måste omedelbart registreras på ett fullständigt och korrekt sätt och måste ha adekvat underlag utfärdat i enlighet med alla tillämpliga lagar och krav i det interna kontrollsystemet.
E-REPAIR Personal ska aldrig gå med på att registrera en faktura för tjänster som inte utfördes eller skilde sig från syftet med avtalet, eller att betala ovanliga, överdrivna, dåligt beskrivna eller dåligt bokförda utgifter.
Inga bokföringshandlingar eller andra dokument relaterade till en transaktion får ändras eller ändras på något sätt som skulle kunna göra transaktionens sanna natur otydlig eller falsk.
Ingen betalning ska godkännas och/eller göras i E-REPAIRs namn för arbete eller tjänster om det finns ett uttryckligt eller underförstått avtal om att en del av betalningen ska användas för ett annat ändamål än det som beskrivs i dokumentationen som stöder betalningen . Dolda eller oregistrerade medel och konton är förbjudna. Dessa krav gäller för alla transaktioner, oavsett deras belopp.
Dessutom ska alla anställda uppfylla alla krav som gäller för upprättande och inlämnande av utgiftsrapporter.
- att förmå en offentlig tjänsteman, en offentlig tjänsteman eller en privatperson att otillbörligt utföra någon funktion av offentlig karaktär eller någon aktivitet som är förknippad med en affärsverksamhet i ett koncernföretag, eller belöna honom för att ha utfört den;
- att påverka en officiell handling (eller underlåtenhet) av en offentlig tjänsteman eller en offentlig tjänsteman eller något beslut som bryter mot en officiell plikt;
- att erhålla, säkra eller upprätthålla en verksamhet eller en orättvis fördel i förhållande till affärsverksamhet;
- att erhålla, säkra eller upprätthålla en verksamhet eller en orättvis fördel inte bara för företaget, utan också för personliga intressen eller för en familjemedlem eller bekant – i strid med lojalitetsförpliktelser;
- mer allmänt, att bryta mot gällande lagar.
Efterlevnad av Anti-korruptionsmodellen är obligatoriskt för all E-REPAIR-personal och, vad det beträffar, för Partners, Relevant Tredje Part och tredje parter i allmänhet som arbetar för E-REPAIR; och i synnerhet:
- E-REPAIR Personal ansvarar, var och en för den del som berör dem, för att följa Anti-korruptionsmodellen. Dessutom är teamledarna ansvariga för att övervaka efterlevnaden av dessa av sina medarbetare och för att vidta åtgärder för att förhindra, identifiera och rapportera eventuella överträdelser;
- ingen aktivitet som bryter mot denna anti-korruptionsmodell och/eller anti-korruptionslagarna ska i något fall motiveras eller tolereras på grund av det faktum att den anses vara "sedvanlig" i en specifik sektor och/eller i länderna i som företaget driver. Ingen prestation kan påtvingas eller accepteras i strid med denna modell;
- alla tredje parter som bryter mot denna anti-korruptionsmodell och/eller anti-korruptionslagarna ska vara föremål för avtalsbestämmelser (såsom kontraktsavstängning, skadeersättning, uppsägning av kontrakt, uppsägning av kommersiella relationer med E-REPAIR);
- jobbvillkoren ska inte på något sätt påverkas om E-REPAIR Personal vägrar att anta ett beteende som strider mot bestämmelserna i denna anti-korruptionsmodell och/eller anti-korruptionslagarna, även om en sådan vägran har orsakat förlusten av en affärsmöjligheter eller fått andra skadliga konsekvenser för verksamheten.
3.1 Offentlig förvaltning
De många affärerna mellan företaget och offentliga förvaltningar (hädanefter även kallade "PA") kan skapa potentiella risksituationer, eftersom E-REPAIR kan hållas ansvarigt för faktiska eller försök till korruption som utförs eller försöks med offentliga tjänstemän som kan begära otillbörliga förmåner för att agera i strid med sina skyldigheter eller i strid med sina officiella skyldigheter.
Kontakten med den offentliga förvaltningen avser huvudsakligen följande kategorier:
- affärer där PA är uppdragsgivare i ett projekt – dessa relationer kan leda till risk för korruption vid tilldelningen av ett kontrakt, hanteringen av kontraktet eller i någon annan fas av projektet, såsom erhållande av betalningsintyg från Ingenjör eller godkännande av ändringar, tillägg, varianter, reklamationer, defekta eller obefintliga arbeten, testning, etc.;
- inhämta administrativa åtgärder där PA är ansvarig – dessa aktiviteter kan leda till risker för korruption, under aktiviteterna för att erhålla dokument/tillstånd som utfärdas av PA (inklusive licenser, tillstånd, registreringar, koncessioner och andra godkännanden som behövs för verksamheten), import eller export av varor, hantering av hälso- eller säkerhetsinspektioner etc.;
- uppfyllandet av skyldigheter gentemot PA – behovet av att uppfylla dessa skyldigheter, inklusive genomförandet av myndighetskrav, utförande av specifika inspektioner och inlämnande av förklaringar etc. kan leda till risker för korruption;
- inspektioner eller kontroller av PA – hanteringen av förfrågningar under inspektioner, kontroller, verifikationer och utredningar etc. som E-REPAIR-chefer ombeds hantera kan generera risker för företaget;
- rättsliga tvister – tvister med förvaltningens enheter och privatpersoner kan skapa situationer som innebär risk för korruption i relationerna med myndigheterna.
E-REPAIR förbjuder någon form av otillbörlig betalning, förmån eller annan fördel till en offentlig tjänsteman i strid med antikorruptionsmodellen och tillämpliga antikorruptionslagar även om de uttryckligen begärs eller om det är brukligt i vissa miljöer, och detta skapar någon form av nackdel för E-REPAIR eller dess personal. E-REPAIR kräver också att dess personal omedelbart underrättar alla olagliga förfrågningar från offentliga tjänstemän eller tvivel som uppstår om hur de ska hantera relationerna med dem.
3.2 Tredje part
E-REPAIR kräver att alla relationer med tredje part (entreprenörer, konsulter, leverantörer och andra fysiska personer, juridiska personer och andra enheter) som upprätthålls som en del av affärsverksamheten kännetecknas av rättvisa och transparens och baseras på spårbara informationskällor, och att de följer anti-korruptionslagar och alla andra tillämpliga lagar.
3.2.1 Leverantörer och kunder
Korruptionsaktiviteter som utförs av eller till förmån för E-REPAIR-leverantörer (inklusive underleverantörer) eller kunder är föremål för anti-korruptionslagarna och kan innebära ansvar för E-REPAIR självt, eftersom de anses löpa risk för korruption. En kund skulle till exempel kunna kräva att företaget samarbetar med en specifik leverantör som kunden har en viss relation med, för att få personliga fördelar. E-REPAIR förbjuder allt beteende som strider mot principerna för Antikorruptionsmodellen, för vilket E-REPAIR inte ska hållas ansvarigt.
För att förhindra sådant beteende – potentiellt skadligt för företagets intressen och rättigheter – kräver E-REPAIR att alla dess leverantörer och kunder följer de etiska standarder som fastställts av företaget och tillämpliga lagar, inklusive anti-korruptionslagarna, när de bär ut affärsverksamhet med E-REPAIR.
Om motparten har sin egen organisations-, lednings- och kontrollmodell enligt lagdekret 231/2001 (nedan även kallad organisationsmodellen), anti-korruptionsmodell eller en etisk kod, ska E-REPAIR kontrollera att principerna som finns i dem återspeglar de som antagits av E-REPAIR.
E-REPAIR kommer att säga upp kontraktet i händelse av brott mot anti-korruptionslagarna eller mot anti-korruptionsförpliktelserna enligt kontraktet.
Med hänvisning till avtal om konsulttjänster och professionella tjänster kräver E-REPAIR att uppförandepraxis baserad på de grundläggande principerna om ärlighet, transparens och spårbarhet för informationskällorna antas, även i enlighet med anti-korruptionslagarna och alla andra tillämpliga lagar.
I synnerhet ska följande principer antas:
- Leverantörerna av sådana tjänster ska endast vara fysiska personer eller juridiska personer eller enheter, pålitliga och med utmärkta rykte.
- E-REPAIR har rätt att utföra kontroller av motpartens verksamhet, vid eventuella brott mot bestämmelserna och/eller etiska principer;
- alla avtal ska innehålla klausulen "Administrativt ansvar" och uttryckligen be konsulten/fackmannen att anta principerna för E-REPAIR Etikkod och Anti-korruptionsmodell;
- inga arvoden eller provisioner ska betalas till konsulter eller frilansarbetare som inte är förenliga med de tjänster som tillhandahålls företaget eller med det uppdrag som ges och de villkor/praxis som antagits av marknaden eller bestäms av professionella priser;
Upphandlingsprocessen och relaterade aktiviteter regleras i detalj i E-REPAIR företagets rutiner. Dessa rutiner och riktlinjer identifierar nyckelaktörernas roller och ansvar i nämnda process och anger villkoren för ett rättvist, transparent urval och hantering av leverantörer, samt rutiner för deras rapportering och kontroll, och hanteringen av viktig dokumentation och övervakning betalningar.
3.3 Betydande tredje parter
Relevant tredje part avser varje juridisk person eller fysisk person som inte är anställd, som agerar i namn av och/eller på uppdrag av E-REPAIR och som skulle kunna ha kontakt med en offentlig tjänsteman eller en privat enhet när han utför sin /hennes jobb i namn av och/eller på uppdrag av E-REPAIR. De betydande tredje parterna faller under följande kategorier:
- Partners (i joint ventures, konsortier, specialföretag, etc.)
- Konsulter, professionella tjänsteleverantörer och frilansarbetare, som på grund av den verksamhet som utförs har kontakter med en offentlig tjänsteman eller privat enhet i namn av och/eller på uppdrag av officiell eller privat enhet i namn av och/eller för räkning av E-REPAIR
- Tredje parter involverade i extraordinära transaktioner.
Relevanta tredje parter måste följa principerna i denna modell. E-REPAIR förbjuder allt beteende som strider mot principerna för Antikorruptionsmodellen, för vilket E-REPAIR inte ska hållas ansvarigt. För att förhindra sådant beteende – potentiellt skadligt för företagets intressen och rättigheter – kräver E-REPAIR att tredje part följer tillämpliga lagar, inklusive anti-korruptionslagarna, när de utför affärsaktiviteter med E-REPAIR. E-REPAIR utför lämpliga kontroller före godkännande, för att avgöra om en Relevant Tredje Part agerar, eller om det finns en konkret risk att den kan agera, i strid med denna Anti-korruptionsmodell, av andra E-REPAIR-riktlinjer, i den etiska koden eller tillämpliga lagar. E-REPAIR kräver särskilt att följande bedömningar utförs innan en affärsrelation upprättas med en relevant tredje part:
- en djupgående due diligence-inspektion av den betydande tredje parten ska utföras;
- under due diligence-fasen, om några röda flaggor uppstår, måste kontroller utföras för att säkerställa att problemen har lösts på ett adekvat sätt eller att lämpliga åtgärder för att skydda E-REPAIR har vidtagits;
- övervakning under loppet av relationen eller transaktionen med den betydande tredje parten, under vilken kontroller kommer att utföras för att säkerställa att motparten fortsätter att uppfylla kraven i modellen.
E-REPAIR kan samarbeta med juridiska personer för att vinna eller utveckla eller hantera beställningar också på grundval av eventuella krav från lokal lagstiftning i de länder där det är verksamt. En partner är en juridisk person som delar riskerna förknippade med en investering, eller vinsten eller ägandet av en transaktion. Dessa typer av samarbete kan antingen ta formen av specialföretag som är tillåtna enligt lokala lagar, eller joint ventures och andra partnerskapsavtal.
Det är viktigt för E-REPAIR att känna till sina potentiella partners och kunna bedöma eventuella befintliga eller potentiella risker som härrör från en motpart som inte fungerar i linje med de etiska principer som fastställts av E-REPAIR. I denna mening kräver företaget att alla sina anställda, chefer och styrelseledamöter ägnar särskild uppmärksamhet åt valet och utvärderingen av sina partners.
Denna anti-korruptionsmodell, som ska utgöra en integrerad del av den, ställer kraven för urval, förhandling och övervakning av de aktiviteter som utförs av dessa partners. Dessa uppförandeprinciper gäller alla relationer mellan företaget och dess partners.
3.3.2 Konsulter, professionella tjänsteleverantörer och frilansarbetare
E-REPAIR kan använda sig av konsulter, professionella tjänsteleverantörer och frilansarbetare för att utföra sin verksamhet. När dessa enheter agerar i namn av och/eller på uppdrag av E-REPAIR och har kontakter med en offentlig tjänsteman eller privat enhet, faller de under kategorin Viktiga tredje parter när de utför sina uppgifter, vilket gör det därför nödvändigt att utföra ytterligare kontroller och kontroller.
Det är viktigt att bedöma konsulter, professionella tjänsteleverantörer och frilansarbetare, och information måste inhämtas om huruvida någon av dem har bedrivit aktiviteter som är förbjudna enligt antikorruptionsmodellen, eller om det finns rimliga möjligheter att de skulle kunna vara det.
Due diligence-förfarandena definierar kriterierna och kontrollförfarandena som syftar till att bedöma riskerna i samband med upprättandet av relationer med konsulter, professionella tjänsteleverantörer och frilansarbetare.
3.3.4 Tredje parter involverade i extraordinära transaktioner
För extraordinära transaktioner, såsom en fusion, förvärv eller avyttring, kan E-REPAIR utföra due diligence på företaget som är involverat i transaktionen.
Specifikt ska denna verksamhet, även utförd av externa rådgivare, inkludera:
- djupgående due diligence för att säkerställa integriteten hos det företag som är involverat i transaktionen och hos innehavarna av huvudkontoren;
- Inkluderandet, i riskbedömningen mot korruption som krävs av due diligence-processen, av information om "Corruption Perception Index" för att bedöma de upplevda nivåerna av korruption i sektorn och i det land där målföretaget är verksamt;
- en kriminalteknisk granskning, om tillämpligt, för att identifiera och bedöma, inom företaget som är involverat i transaktionen, eventuella brister i det interna kontrollsystemet och/eller eventuella misstänkta transaktioner (såsom röda flaggor, onormala betalningar, misstänkta interaktioner med offentliga förvaltningar, etc.).
3.4 Särskilda betalningar
E-REPAIR förbjuder betalning eller direkta eller indirekta löften om betalningar, förmåner eller andra fördelar till offentliga tjänstemän för att påskynda, gynna eller säkra rutinmässiga och icke-diskretionära tjänster, som annars skulle vara en normal del av deras uppgifter, såsom:
- erhålla icke-diskretionära affärstillstånd;
- icke-diskretionära förfaranden såsom tullförfaranden eller viseringar;
- tillhandahållande av offentliga tjänster.
3.5 Sponsring
Sponsringsaktiviteter är föremål för anti-korruptionsbestämmelser. E-REPAIR uppmärksammar eventuella personliga och/eller företags intressekonflikter i samband med sponsringsaktiviteter, som kan utsätta företaget för risk för korruption.
Sponsring kan endast ges om det är bland de projekt som har det enda syftet att marknadsföra varumärket, skapa synlighet och ett positivt rykte för E-REPAIR.
För att säkerställa att sponsring inte kan dölja en förmån för tredje part för att få en otillbörlig fördel för Bolaget, ska alla sponsringsavtal upprättas skriftligen.
E-REPAIR har etablerat metoder för att godkänna, stipulera och hantera sponsringskontrakt, som måste uppfylla följande principer:
- Due diligence av potentiella partners till sponsringen ska utföras för att undvika eventuella intressekonflikter;
- partners i sponsringsavtal får endast vara välkända, pålitliga enheter (eller individer som grundar nya företag, till exempel när det gäller nystartade företag), med gott rykte;
- sponsringsavtal ska vara skriftliga.
3.6 Politiska bidrag
Politiska donationer kan ge upphov till högre risker för mutor och korruption.
I synnerhet skulle de kunna användas felaktigt för att erhålla eller behålla en fördel, såsom att få ett kontrakt, tillstånd eller licens, vägleda politiska beslut etc. E- REPAIR förbjuder alla direkta eller indirekta former av påtryckningar eller inflytande på politiker och har ålagt, i linje med bestämmelserna i den etiska koden, ett förbud mot att betala direkta eller indirekta bidrag till politiska partier, rörelser, kommittéer eller andra politiska eller fackliga organisationer eller till deras företrädare.
3.7 Donationer till välgörenhet
Donationer till en offentlig tjänsteman eller en privatperson kan vara en risk för företaget om de syftar till att skaffa eller upprätthålla en verksamhet eller säkerställa en otillåten fördel.
Välgörenhetsdonationer ska falla inom sfären för projekt relaterade till social solidaritet, humanitära syften, socioekonomiska fördelar, vetenskaplig forskning, utbildning, skydd och utveckling av naturligt eller konstnärligt arv, eller så måste de vara avsedda att stödja evenemang eller organ med betydande sociala eller miljövärde.
Dessa utbetalningar kommer inte att kräva någon ersättning i gengäld.
E-REPAIR har etablerat operativa rutiner för godkännande och betalning av donationer, som måste uppfylla följande principer:
- eventuella intressekonflikter i det projekt som ska sponsras ska kontrolleras;
- Mottagarna måste vara välkända, pålitliga och ha ett utmärkt rykte.
- efterlevnaden av alla bidrag med anti-korruptionslagarna och tillämpliga lagar ska kontrolleras.
Om så är lämpligt kan förmånstagaren uppmanas att tillhandahålla utfästelser och garantier relaterade till användningen av donationerna, eller måste, vid behov, behöva tillhandahålla andra rapporteringsverktyg så att de donerade medlen kan övervakas.
3.8 Utgifter för underhållning och gästfrihet, gåvor och andra förmåner
3.8.1 Kostnader för underhållning, resor och gästfrihet
Besök på huvudkontoret, utanför kontorets möten och andra affärsrelaterade transaktioner som kan innebära betalning eller ersättning av resekostnader och relaterade utgifter från företaget (till exempel transport, logi, måltider och andra kostnader) som ådras offentliga tjänstemän eller anställda eller direktörer för en kund eller en affärspartner och/eller en leverantör kan skapa en risk för korruption.
Utgifter för underhållning och gästfrihet är kostnader som E-REPAIR ådrar sig för att köpa varor eller tjänster för privatpersoner, företag eller tredje parter, som motiveras av marknadsföringsaktiviteter eller syftar till att främja företagets varumärke. Deras främsta kännetecken är att det inte får finnas någon hänsyn.
Alla utgifter för underhållning ska registreras korrekt och transparent i företagets bokföring, med tillräckliga detaljer. De måste stödjas av adekvat dokumentation som identifierar stödmottagarnas namn och syftet med betalningen.
Utgifterna för underhållning måste vara rimliga och göras i god tro och ha följande egenskaper:
- de får inte betalas kontant;
- de får inte motiveras av en önskan att utöva otillbörligt inflytande eller med förväntan på något i gengäld;
- de måste följa allmänt accepterade standarder för affärsmässig artighet;
- de måste vara i linje med företagets rutiner, antikorruptionslagar och tillämpliga bestämmelser;
- de måste motiveras av lagliga affärsändamål och deras huvudsakliga syfte får inte vara att besöka en turistattraktion eller ett besök för personliga intressen hos de parter som tar emot pengarna.
3.8.2 Gåvor och presenter
Presenter eller andra förmåner kan ges eller tas emot inom ramen för vanlig affärsmässig artighet, där de inte äventyrar integriteten och/eller anseendet hos någon av parterna och där de inte kan tolkas av en opartisk observatör som avsedda att skapa en skyldighet att vara tacksam. eller för att få en otillbörlig fördel. E-REPAIR har infört ett förbud mot att göra eller ta emot, antingen direkt eller indirekt, någon typ av gåva som syftar till att erhålla en otillbörlig fördel, antingen personlig eller affärsrelaterad, eller någon gåva som kan tolkas som sådan.
De enda tillåtna gåvorna, som ges av artighetsskäl, ska vara:
- av lågt värde eller i linje med mottagarens omständigheter;
- ges i god tro och enligt vederbörlig praxis;
- överensstämmer med allmänt accepterade affärsstandarder (julpaket till exempel) eller har reklam-/demonstrationssyfte;
- inte betalas kontant;
- i linje med företagets rutiner, antikorruptionslagar och tillämpliga bestämmelser.
Dessutom ska alla gåvor och presenter som erbjuds eller tas emot spåras, och deras värde och de inblandade ämnen/företag (eller förmånstagare och bidragsgivare) specificeras.
3.9 Redovisning och bokföring
De huvudsakliga antikorruptionslagarna ställer specifika krav på bokföring, delvis för att motverka och avslöja alla betalningar eller kvitton som gjorts i syfte att korruptionera.
E-REPAIR antar rutiner för att säkerställa att bokföringen överensstämmer med tillämpliga redovisningsprinciper genom att fullständigt och transparent återspegla de fakta som ligger till grund för varje transaktion. Alla kostnader, avgifter, intäkter, intäkter, betalningar och utgiftsåtaganden måste omedelbart registreras på ett fullständigt och korrekt sätt och måste ha adekvat underlag utfärdat i enlighet med alla tillämpliga lagar och krav i det interna kontrollsystemet.
E-REPAIR Personal ska aldrig gå med på att registrera en faktura för tjänster som inte utfördes eller skilde sig från syftet med avtalet, eller att betala ovanliga, överdrivna, dåligt beskrivna eller dåligt bokförda utgifter.
Inga bokföringshandlingar eller andra dokument relaterade till en transaktion får ändras eller ändras på något sätt som skulle kunna göra transaktionens sanna natur otydlig eller falsk.
Ingen betalning ska godkännas och/eller göras i E-REPAIRs namn för arbete eller tjänster om det finns ett uttryckligt eller underförstått avtal om att en del av betalningen ska användas för ett annat ändamål än det som beskrivs i dokumentationen som stöder betalningen . Dolda eller oregistrerade medel och konton är förbjudna. Dessa krav gäller för alla transaktioner, oavsett deras belopp.
Dessutom ska alla anställda uppfylla alla krav som gäller för upprättande och inlämnande av utgiftsrapporter.
4. MÄNNISKA RESURSER
E-REPAIR kan hållas ansvarigt för beteendet hos sina anställda som inte följer anti-korruptionslagarna. E-REPAIR-anställda uppmuntras därför att följa denna modell och anti-korruptionslagarna, och de kommer inte att bli föremål för disciplinära eller liknande sanktioner om de vägrar att följa bestämmelserna i denna anti-korruptionsmodell och/eller Lagar mot korruption.
I händelse av överträdelse av denna modell tillämpar E-REPAIR dock de disciplinära åtgärder som föreskrivs i tillämplig lagstiftning.
4.1 Personaluthyrning och ledning
E-REPAIR styr personalval, rekrytering och ledningsprocess på ett sätt som säkerställer att affärsverksamheten utförs i enlighet med principerna om professionalism, transparens och korrekthet, i enlighet med bestämmelserna i tillämpliga lagar och förordningar.
Dessa aktiviteter kommer att genomföras i enlighet med följande principer:
4.2 Personalutbildning
För att sprida adekvat medvetenhet och förståelse för innehållet i denna modell kräver E-REPAIR att alla dess anställda som innehar lednings-, administrations-, lednings- och kontrollpositioner går ett obligatoriskt antikorruptionsutbildningsprogram. Utbildningsprogrammet kommer att moduleras i enlighet med deras positioner i verksamheter som riskerar korruption.
Utbildningsprogrammet leds av personalavdelningen.
E-REPAIR kräver också att det, inom de första sex månaderna efter anställningen, och närhelst det anses nödvändigt (till exempel efter betydande förändringar av innehållet i antikorruptionsmodellen och/eller antikorruptionslagar), hålls utbildningar om denna antikorruptionsmodell och om antikorruption. -korruptionslagar för att öka medvetenheten om principerna, åtagandena och deras genomförande.
Personalavdelningen ansvarar för att planera kursen, lagra det material som tillhandahålls och registrera deltagare, samt för att hålla all information i enlighet med gällande lagar.
Anti-korruptionsmodellen finns på https://www.e-repair.com.
I händelse av överträdelse av denna modell tillämpar E-REPAIR dock de disciplinära åtgärder som föreskrivs i tillämplig lagstiftning.
4.1 Personaluthyrning och ledning
E-REPAIR styr personalval, rekrytering och ledningsprocess på ett sätt som säkerställer att affärsverksamheten utförs i enlighet med principerna om professionalism, transparens och korrekthet, i enlighet med bestämmelserna i tillämpliga lagar och förordningar.
Dessa aktiviteter kommer att genomföras i enlighet med följande principer:
- Personal måste anställas baserat på affärskrav, med stöd av vederbörligt tillstånd från parter som har beslutsbefogenheter;
- kandidaterna måste bedömas av flera personer under olika profiler, och resultaten av hela bedömningsprocessen måste registreras på ett adekvat sätt;
- kandidaternas etiska tillförlitlighet och frånvaron av potentiella eller aktuella intressekonflikter ska kontrolleras.
- ersättningen och eventuella bonusar måste överensstämma med rollen, ansvaret och företagets policy.
4.2 Personalutbildning
För att sprida adekvat medvetenhet och förståelse för innehållet i denna modell kräver E-REPAIR att alla dess anställda som innehar lednings-, administrations-, lednings- och kontrollpositioner går ett obligatoriskt antikorruptionsutbildningsprogram. Utbildningsprogrammet kommer att moduleras i enlighet med deras positioner i verksamheter som riskerar korruption.
Utbildningsprogrammet leds av personalavdelningen.
E-REPAIR kräver också att det, inom de första sex månaderna efter anställningen, och närhelst det anses nödvändigt (till exempel efter betydande förändringar av innehållet i antikorruptionsmodellen och/eller antikorruptionslagar), hålls utbildningar om denna antikorruptionsmodell och om antikorruption. -korruptionslagar för att öka medvetenheten om principerna, åtagandena och deras genomförande.
Personalavdelningen ansvarar för att planera kursen, lagra det material som tillhandahålls och registrera deltagare, samt för att hålla all information i enlighet med gällande lagar.
Anti-korruptionsmodellen finns på https://www.e-repair.com.
5. INTERN KONTROLLSYSTEM, ÖVERVAKNING OCH FÖRBÄTTRING
All affärsverksamhet ska, förutom att vara föremål för särskilda kontroller som utförs under verksamheten, utföras i enlighet med följande principer:
Övervakningen syftar till att kontrollera efterlevnaden av Anti-korruptionssystemet som helhet, inklusive efterlevnaden av Anti-korruptionsmodellen. Personalavdelningen rapporterar till ledningen.
Närhelst den anser det lämpligt och som föreskrivs av företagets rutiner, informerar den ledningen om väsentliga omständigheter och fakta, eller något brådskande utfärdat kopplat till modellen som framkommit under övervakningsaktiviteter.
Anti-Corruption Legal Support Unit granskar regelbundet denna modell för att säkerställa dess effektivitet.
- upptäckt och segregering av aktiviteter/processer genom att implementera både organisatoriska verktyg, såsom åtskillnad av uppgifter och ansvar, och verktyg för att få tillgång till information och data, vars tillgänglighet måste bero på det ansvar som tilldelas personalen;
- antagande och implementering av adekvata interna regler för att definiera operativa metoder för viktiga processer och aktiviteter;
- identifiering av personer som är kvalificerade att utföra vissa kontroll- och auktorisationsaktiviteter och tilldelning av lämpliga befogenheter och ansvar i linje med de tilldelade uppgifterna;
- spårbarhet av alla utförda operationer och underhåll av bokföring och böcker.
Övervakningen syftar till att kontrollera efterlevnaden av Anti-korruptionssystemet som helhet, inklusive efterlevnaden av Anti-korruptionsmodellen. Personalavdelningen rapporterar till ledningen.
Närhelst den anser det lämpligt och som föreskrivs av företagets rutiner, informerar den ledningen om väsentliga omständigheter och fakta, eller något brådskande utfärdat kopplat till modellen som framkommit under övervakningsaktiviteter.
Anti-Corruption Legal Support Unit granskar regelbundet denna modell för att säkerställa dess effektivitet.
6. RAPPORTER
E-REPAIR-personal måste rapportera alla påstådda eller uppenbara brott mot denna anti-korruptionsmodell och/eller interna och/eller externa regler, etiska principer eller någon anti-korruptionslag, av företaget, en kollega, en frilansarbetare eller en tredje part, inklusive alla olagliga förfrågningar eller erbjudanden om felaktiga betalningar från dem.
Rapporter ska skickas till Anti-korruptionsenheten samt till tillsynsorganet.
Rapporterna kan göras genom följande:
- anonymt formulär på E-Repair-webbplatsen, avsnittet Anti-korruption
Inga disciplinära sanktioner kommer att vidtas om de anställda vägrar att agera på ett sätt som bryter mot denna antikorruptionsmodell, även om detta leder till att E-REPAIR förlorar affärer eller har en negativ effekt på dess planer.
E-REPAIR kommer inte att tolerera någon form av vedergällning mot en anställd som rapporterar en misstänkt episod av olagligt beteende.
Whistleblowers garanteras skydd mot varje form av vedergällning, diskriminering eller bestraffning, med förbehåll för lagens skyldigheter och skyddet av företagets eller individernas rättigheter vid instrumentell användning eller anklagelser i ond tro.
7. ORDLISTA
Intressekonflikt - situation som uppstår när en part som har fått ett visst beslutsansvar har personliga och/eller yrkesmässiga intressen som strider mot den opartiskhet som nämnda ansvar kräver, vilket kan försämras av dessa intressen.
Konsultverksamhet - tjänster som syftar till att tillhandahålla ett specialistutlåtande eller professionella tjänster av intellektuell karaktär som syftar till att definiera riktlinjer, handlingsplaner eller förstudier för att stödja ledningsbeslut i specifika frågor (till exempel strategiska/ledningsfrågor) som anses vara prioriterade för affärsutveckling och/eller företagsutveckling veta hur.
Betydande kontakt - Alla direkta eller indirekta kontakter relaterade till:
Direkt korruption - Korruptionshandling utförd direkt av en person till en annan.
Indirekt korruption - Korruptionshandling utförd av en tredje part som agerar för en annan persons räkning.
Passiv korruption - åtgärd beslutad av någon som direkt eller indirekt tar emot eller begär eller accepterar löften om att erhålla en ekonomisk fördel eller annan förmån från en offentlig tjänsteman eller privat part, för sig själv eller för tredje man, att agera eller vägra att agera i enlighet med sina skyldigheter eller i utövandet av sina uppgifter i strid med sina officiella skyldigheter eller lojalitetsförpliktelsen.
Due diligence – I anti-korruptionssammanhang innebär det att man samlar in tillräckligt med bevis, inom legala gränser, för att kunna avgöra om en partner uppfyller de anti-korruptionskrav som definieras av E-REPAIR med hänvisning till det nuvarande förfarandet. Denna utvärderingsaktivitet kan också utföras regelbundet för att samla in eventuella användbara element för utvärderingen av motparten. Underlättande – se 'Förenklad betalning'.
Offentlig tjänsteman detta syftar vanligtvis på alla offentliga tjänstemän, inklusive men inte begränsat till valda eller utsedda tjänstemän; någon anställd eller annan person som agerar på uppdrag av eller i namn av en offentlig tjänsteman, organ, byrå eller företag som utför en statlig funktion; någon anställd eller annan person som agerar på uppdrag av en enhet som helt eller delvis innehas eller kontrolleras av regeringen; varje politiskt parti, tjänsteman, anställd eller annan individ som agerar på uppdrag av eller i namn av ett politiskt parti eller någon kandidat för offentliga uppdrag; någon anställd eller person som agerar på uppdrag av en offentlig internationell organisation (som FN eller Världsbanken). Denna definition omfattar alla tjänstemän och anställda i företag som ägs eller kontrolleras, även delvis, av regeringen, inklusive alla anställda i företag och myndigheter som ägs av staten även om dessa företag drivs som privata företag
Forensisk granskning - kontroller som syftar till att identifiera och bedöma eventuella brister i det interna kontrollsystemet och/eller eventuella misstänkta transaktioner som utförs av tredje part med vilka en relation är på väg att upprättas.
Lagar mot korruption - Anti-korruptionslagar - inkluderar den italienska strafflagen, lagstiftningsdekret 231/2001 och andra tillämpliga bestämmelser, FCPA, UK Bribery Act och annan offentlig och kommersiell lag mot korruption som är i kraft runt om i världen och internationella anti-korruptionsavtal, t.ex. som konventionen om bekämpning av mutor av utländska offentliga tjänstemän i internationella affärstransaktioner och FN:s konvention mot korruption.
Joint Venture – ett avtal mellan ett eller två företag, även från olika länder, för att uppnå ett specifikt affärsmål, dela riskerna och utnyttja deras respektive kompetens och som syftar till att skapa joint ventures, konsortier, tillfälliga företagsföreningar (ATI), föreningar, samarbetsavtal eller andra enheter, inklusive juridiska personer, i vilka E-REPAIR har ett intresse.
Gåva – föremål som ges kostnadsfritt som en ensidig handling utan något i gengäld.
Förenklad betalning – Inofficiella betalningar som görs till förmån för en offentlig tjänsteman, för att påskynda, underlätta eller säkerställa utförandet av en rutinmässig aktivitet eller verksamhet som tillhandahålls som en del av deras uppgifter av offentliga tjänstemän.
Professionell prestation – tjänster av intellektuell karaktär som ska tillhandahållas av tredje part för att säkerställa kontinuitet i verksamheten (till exempel personalval/utbildning, teknisk support, IT, etc.) för vilka specifika kunskaper, färdigheter eller resurser krävs eller för närvarande inte finns tillgängliga i Bolaget, eller som enligt lag ska anförtros tredje man.
E-REPARATIONER – E-REPAIR-rutiner som styr affärsprocesser också för att förhindra korruptionsrisker.
Röd flagga – varje omständighet eller händelse som kan signalera ett brott mot antikorruptionslagarna, principerna för antikorruptionsmodellen eller riktlinjerna, i samband med en potentiellt riskabel situation.
Närvarande – se 'Gåva'.
Social solidaritet – Kostnadsfri verksamhet som genomförs till förmån för ”nödställda och missgynnade grupper” för att erbjuda socialt stöd, hälsovård, socio-rehabiliteringsstöd och skydd av rättigheter.
Hotellkostnader – utgifter för underhållning (till exempel kostnader för resor, mat och logi) för värdleverantörer, kunder eller andra parter, i samband med affärsverksamheten.
Utgifter för underhållning – tillhandahållande av varor eller tjänster kostnadsfritt, till följd av relationsskyldigheter och/eller gästfrihetsskyldigheter, på grundval av kommersiell praxis i branschen och i förhållande till affärsverksamheten.
Bestickning – ett erbjudande, betalning eller löfte om något av värde (till exempel pengar eller någon annan förmån) som är avsedd att förmå mottagaren att missbruka sin officiella ställning eller att påverka individen i utförandet av sina uppgifter och att uppmuntra dem att handla oärligt.
Tredje part – en fysisk eller juridisk person utanför E-REPAIR (till exempel leverantörer, kunder etc.
Betydande tredje part – varje juridisk person eller fysisk person, som inte är anställd, som agerar i namn av och/eller för E-REPAIR:s räkning och som kan ha kontakt med en offentlig tjänsteman eller en privat enhet när han/hon utför sitt arbete i namn av och/eller på uppdrag av E-REPAIR (såsom partners i Joint Ventures, konsulter, juridiska personer involverade i extraordinära transaktioner, etc.).
Anti-korruptionsenhet – enhet skapad av ledningen, ansvarig för att tillhandahålla information om antikorruptionsärenden och förtydliganden om:
Konsultverksamhet - tjänster som syftar till att tillhandahålla ett specialistutlåtande eller professionella tjänster av intellektuell karaktär som syftar till att definiera riktlinjer, handlingsplaner eller förstudier för att stödja ledningsbeslut i specifika frågor (till exempel strategiska/ledningsfrågor) som anses vara prioriterade för affärsutveckling och/eller företagsutveckling veta hur.
Betydande kontakt - Alla direkta eller indirekta kontakter relaterade till:
- någon relation med en offentlig tjänsteman;
- undersökningar, inspektioner, tillstånd, registreringar av den offentliga förvaltningen;
- alla potentiella eller aktuella med en offentlig förvaltning eller någon verksamhet som involverar ett administrativt organ eller ett företag som ägs eller kontrolleras av en offentlig förvaltning, ett politiskt parti eller en internationell offentlig organisation;
- varje annan förhandling, överenskommelse eller möte med ett administrativt organ eller en internationell offentlig organisation eller en offentlig tjänsteman, med undantag för möten som inte inbegriper stöd av någon ståndpunkt, om dessa möten är med en offentlig tjänsteman som agerar i hans ministermöte, administrativ eller rättslig kapacitet, och endast i syfte att begära tolkning eller yttrande om tillämpningen av regler, förklaring av förfaranden, inlämnande av handlingar till administrationen eller juridiska aspekter av en privat verksamhet;
- all kontakt med privatpersoner som innehar toppositioner eller personer som är direkt föremål för ledning eller övervakning av en av de högsta cheferna inom ett företag eller konsortium som kan innebära att ge, ta emot eller utlova pengar eller andra förmåner, för dem själva eller för andra, i för att utföra eller underlåta åtgärder som bryter mot skyldigheterna för ovannämnda personer, med skada för det företag som de tillhör;
- andra liknande aktiviteter.
Direkt korruption - Korruptionshandling utförd direkt av en person till en annan.
Indirekt korruption - Korruptionshandling utförd av en tredje part som agerar för en annan persons räkning.
Passiv korruption - åtgärd beslutad av någon som direkt eller indirekt tar emot eller begär eller accepterar löften om att erhålla en ekonomisk fördel eller annan förmån från en offentlig tjänsteman eller privat part, för sig själv eller för tredje man, att agera eller vägra att agera i enlighet med sina skyldigheter eller i utövandet av sina uppgifter i strid med sina officiella skyldigheter eller lojalitetsförpliktelsen.
Due diligence – I anti-korruptionssammanhang innebär det att man samlar in tillräckligt med bevis, inom legala gränser, för att kunna avgöra om en partner uppfyller de anti-korruptionskrav som definieras av E-REPAIR med hänvisning till det nuvarande förfarandet. Denna utvärderingsaktivitet kan också utföras regelbundet för att samla in eventuella användbara element för utvärderingen av motparten. Underlättande – se 'Förenklad betalning'.
Offentlig tjänsteman detta syftar vanligtvis på alla offentliga tjänstemän, inklusive men inte begränsat till valda eller utsedda tjänstemän; någon anställd eller annan person som agerar på uppdrag av eller i namn av en offentlig tjänsteman, organ, byrå eller företag som utför en statlig funktion; någon anställd eller annan person som agerar på uppdrag av en enhet som helt eller delvis innehas eller kontrolleras av regeringen; varje politiskt parti, tjänsteman, anställd eller annan individ som agerar på uppdrag av eller i namn av ett politiskt parti eller någon kandidat för offentliga uppdrag; någon anställd eller person som agerar på uppdrag av en offentlig internationell organisation (som FN eller Världsbanken). Denna definition omfattar alla tjänstemän och anställda i företag som ägs eller kontrolleras, även delvis, av regeringen, inklusive alla anställda i företag och myndigheter som ägs av staten även om dessa företag drivs som privata företag
Forensisk granskning - kontroller som syftar till att identifiera och bedöma eventuella brister i det interna kontrollsystemet och/eller eventuella misstänkta transaktioner som utförs av tredje part med vilka en relation är på väg att upprättas.
Lagar mot korruption - Anti-korruptionslagar - inkluderar den italienska strafflagen, lagstiftningsdekret 231/2001 och andra tillämpliga bestämmelser, FCPA, UK Bribery Act och annan offentlig och kommersiell lag mot korruption som är i kraft runt om i världen och internationella anti-korruptionsavtal, t.ex. som konventionen om bekämpning av mutor av utländska offentliga tjänstemän i internationella affärstransaktioner och FN:s konvention mot korruption.
Joint Venture – ett avtal mellan ett eller två företag, även från olika länder, för att uppnå ett specifikt affärsmål, dela riskerna och utnyttja deras respektive kompetens och som syftar till att skapa joint ventures, konsortier, tillfälliga företagsföreningar (ATI), föreningar, samarbetsavtal eller andra enheter, inklusive juridiska personer, i vilka E-REPAIR har ett intresse.
Gåva – föremål som ges kostnadsfritt som en ensidig handling utan något i gengäld.
Förenklad betalning – Inofficiella betalningar som görs till förmån för en offentlig tjänsteman, för att påskynda, underlätta eller säkerställa utförandet av en rutinmässig aktivitet eller verksamhet som tillhandahålls som en del av deras uppgifter av offentliga tjänstemän.
Professionell prestation – tjänster av intellektuell karaktär som ska tillhandahållas av tredje part för att säkerställa kontinuitet i verksamheten (till exempel personalval/utbildning, teknisk support, IT, etc.) för vilka specifika kunskaper, färdigheter eller resurser krävs eller för närvarande inte finns tillgängliga i Bolaget, eller som enligt lag ska anförtros tredje man.
E-REPARATIONER – E-REPAIR-rutiner som styr affärsprocesser också för att förhindra korruptionsrisker.
Röd flagga – varje omständighet eller händelse som kan signalera ett brott mot antikorruptionslagarna, principerna för antikorruptionsmodellen eller riktlinjerna, i samband med en potentiellt riskabel situation.
Närvarande – se 'Gåva'.
Social solidaritet – Kostnadsfri verksamhet som genomförs till förmån för ”nödställda och missgynnade grupper” för att erbjuda socialt stöd, hälsovård, socio-rehabiliteringsstöd och skydd av rättigheter.
Hotellkostnader – utgifter för underhållning (till exempel kostnader för resor, mat och logi) för värdleverantörer, kunder eller andra parter, i samband med affärsverksamheten.
Utgifter för underhållning – tillhandahållande av varor eller tjänster kostnadsfritt, till följd av relationsskyldigheter och/eller gästfrihetsskyldigheter, på grundval av kommersiell praxis i branschen och i förhållande till affärsverksamheten.
Bestickning – ett erbjudande, betalning eller löfte om något av värde (till exempel pengar eller någon annan förmån) som är avsedd att förmå mottagaren att missbruka sin officiella ställning eller att påverka individen i utförandet av sina uppgifter och att uppmuntra dem att handla oärligt.
Tredje part – en fysisk eller juridisk person utanför E-REPAIR (till exempel leverantörer, kunder etc.
Betydande tredje part – varje juridisk person eller fysisk person, som inte är anställd, som agerar i namn av och/eller för E-REPAIR:s räkning och som kan ha kontakt med en offentlig tjänsteman eller en privat enhet när han/hon utför sitt arbete i namn av och/eller på uppdrag av E-REPAIR (såsom partners i Joint Ventures, konsulter, juridiska personer involverade i extraordinära transaktioner, etc.).
Anti-korruptionsenhet – enhet skapad av ledningen, ansvarig för att tillhandahålla information om antikorruptionsärenden och förtydliganden om:
- innehållet i modellen och riktlinjerna och de antikorruptionslagar som gäller i Italien eller i det land där koncernen är verksam;
- tillämpningen av bestämmelserna i modellen och i anti-korruptionsriktlinjerna även med avseende på de anti-korruptionsbestämmelser som gäller i det land där den är verksam.